Бухгалтерія в Польщі для компанії з іноземною материнською компанією

Польська дочірня компанія — не відділ вашої бухгалтерії. Це окрема юридична особа з власними обліковими книгами, власним календарем звітності та власною відповідальністю, і консолідаційний пакет групи нічого з цього не покриває.

Саме на цій різниці спотикається більшість іноземних власників. Група знає, що їй потрібно: щомісячний звітний пакет у власному форматі та до власного терміну. Чого вона часто не знає — що Польща вимагає паралельного набору записів, який ведеться за польським законом про бухгалтерський облік, польською мовою, у злотих і подається в дати, що не мають жодного стосунку до календаря групи.

Два набори книг чи один, прочитаний двічі

Польське право вимагає вести книги за законом про бухгалтерський облік (ustawa o rachunkowości), польською мовою та у злотих. Групі потрібні цифри, розкладені за її планом рахунків, зазвичай за МСФЗ або локальним стандартом материнської компанії, часто в іншій валюті.

Є два чесні способи це влаштувати, і хибний вибір дорого коштує:

Одна книга з відображенням угору. Польська книга — єдине джерело істини, а таблиця відповідності щомісяця переводить її у план рахунків групи. Це дешевше й краще піддається аудиту, і саме це ми рекомендуємо більшості дочірніх компаній. Потрібно один раз побудувати відповідність як слід і переглядати її щоразу, коли змінюється будь-який із планів рахунків.

Дві книги зі звіркою. Система групи працює паралельно, польські книги ведуться окремо, і щоперіоду проводиться звірка. Іноді це неминуче — жорстка ERP материнської компанії без локального примірника, — але бухгалтерська робота подвоюється, і кожна позиція звірки перетворюється на питання на аудиті.

Це рішення належить початку. Добудовувати відповідність до вісімнадцяти місяців проводок коштує значно дорожче, ніж побудувати її в перший місяць.

Що має відбутися локально, хай що робить група

Щомісяця. ПДВ звітується файлом JPK_V7 і сплачується до 25-го числа. Аванси з податку на прибуток і внески ZUS припадають на 20-те. Жоден із цих термінів не зсувається через те, що група закриває місяць іншого дня.

Щороку. Фінансова звітність складається протягом трьох місяців від звітної дати, затверджується учасниками протягом шести і подається до репозитарію KRS протягом п’ятнадцяти днів після затвердження. CIT-8 слідує за податковим роком. Порядок має значення: затвердження — акт учасників, і іноземна материнська компанія, яка цього не запланувала, здатна пропустити термін, чекаючи на підпис із головного офісу.

Електронний підпис. Польська звітність підписується й подається електронно. Щонайменше один член правління має мати підпис, визнаний у Польщі, — кваліфікований сертифікат за eIDAS або Profil Zaufany. Правління, що цілком складається з нерезидентів без польських реквізитів, не може подати власну звітність, і виявляється це незмінно в березні.

Єдиний режим, який вам недоступний

Польський єдиний податок на доходи товариств — ryczałt od dochodów spółek, який усюди рекламують як «естонський CIT», — відкладає податок до розподілу прибутку і для відповідної компанії є найкращим із доступних режимів. Його пропонують майже кожній новій sp. z o.o.

Але він вимагає, щоб кожен учасник був фізичною особою. Компанія, якою володіє інша компанія, не проходить, і її не рятує жодний тест за розміром, діяльністю чи прибутком. Якщо польська особа належить іноземній материнській компанії, режим закритий увесь час, доки зберігається така структура.

Тому реальна позиція — звичайний CIT: 19%, або 9%, якщо компанія підпадає під статус малого платника. Це варто з’ясувати, перш ніж вам назвуть цифру, розраховану за іншим режимом: ми дивимося на структуру учасників до того, як узагалі обговорювати ставки.

План рахунків — не формальність

Перехід Польщі до структурованої звітності з CIT означає, що податковий орган дедалі частіше отримує саму книгу, а не її зведення. Це змінює призначення плану рахунків: він перестає бути внутрішньою зручністю і стає звітним інтерфейсом до податкової.

Практичний наслідок для дочірньої компанії групи в тому, що відповідність між польським планом і планом групи має бути захисною, а не просто робочою. Рахунки, що об’єднують те, що орган очікує бачити окремо, створюють роботу пізніше — і чим пізніше це знайдено, тим більше періодів доведеться перерахувати.

Якщо ви відкриваєтеся зараз, будуйте план рахунків під вимогу звітності, а не під звичку групи. Якщо книги вже ведуться, ранній перегляд дешевший за ретроспективний.

Ризик концентрується у внутрішньогрупових операціях

Майже в кожної польської компанії з іноземним власником є операції з пов’язаними сторонами: плата за управління, ліцензійні платежі, внутрішньогрупові позики, перевиставлення витрат, товар у материнської компанії. Звідси випливають три речі.

Ринкові умови. Ціна має бути такою, про яку домовилися б незалежні сторони. «Група бере це з усіх» саме собою не відповідь.

Документація. Понад визначені річні пороги за типом операції готується local file разом із порівняльним аналізом. Пороги істотно вищі для товарів і фінансування, ніж для послуг, що дивує групи, чия польська особа купує небагато, але отримує велику плату за управління.

Податок на репатріацію. Дивіденди, відсотки та роялті, що виходять із Польщі, оподатковуються податком на репатріацію, зниженим або знятим відповідною угодою про уникнення подвійного оподаткування чи директивами ЄС, — але лише за наявності документів. Сертифікат податкового резидентства, чинний на період та в оригіналі або в кваліфікованій електронній формі, — звичне місце затору. Отримайте його до виплати, а не після.

Аудит: перевірте, чи потрапляєте ви, перш ніж вирішити, що ні

Польське право вимагає обов’язкового аудиту при перевищенні визначеного розміру, що вимірюється зайнятістю, сумою активів і чистим доходом. Компанія, мала за мірками групи, все одно може перейти польські пороги — особливо та, що тримає запаси або швидко набрала персонал.

Тест застосовується до попереднього фінансового року, тобто обов’язок відомий заздалегідь. Якщо ви близько до межі, визначте позицію рано: аудитор, залучений у лютому до року, закритого в грудні, коштує дорого, а його призначення — рішення учасників.

Що групі справді потрібно нам надсилати

Щоб місячне закриття йшло без нагадувань, нам потрібно до узгодженої дати кожного місяця:

• Рахунки продажу та купівлі в єдиному форматі. Структуроване електронне виставлення рахунків через національну систему запроваджується поетапно і змінить спосіб їх надходження — це краще спланувати, ніж на це реагувати.
• Банківські виписки за всіма рахунками, включно з відкритими поза Польщею, якщо компанія ними користується.
• Дані для розрахунку зарплати — прийоми, звільнення, відсутності, змінні виплати — до розрахунку, а не після.
• Внутрішньогрупові документи: договір, а не лише рахунок. Рахунок за управління без договору в основі — це проблема трансфертного ціноутворення, що чекає свого часу.
• Усе незвичне, позначене. Разова операція, пояснена одним реченням у момент, коли вона сталася, коштує хвилин. Виявлена наприкінці року — коштує дня.

Як виглядає добре

Добре влаштована польська дочірня компанія виробляє пакет для групи та облікові книги з однієї книги, закриває місяць за передбачувану кількість робочих днів, має члена правління, здатного підписати електронно, і вже в січні знає, чи знадобиться аудит за минулий рік.

Ніщо з цього не складне. Це просто вирішується на початку — або оплачується багаторазово потім.

Якщо ви відкриваєте польську юридичну особу або переглядаєте вже чинну, ми працюємо з іноземними власниками сімома мовами і прямо скажемо, що з переліченого стосується саме вас.