Yabancı ana şirkete bağlı Polonya şirketinin muhasebesi

Polonya iştiraki, muhasebe departmanınızın bir şubesi değildir. Kendi yasal defterleri, kendi beyan takvimi ve kendi sorumluluğu olan ayrı bir tüzel kişidir; grubun konsolidasyon paketi bunların hiçbirini karşılamaz.

Yabancı ortakların çoğu tam bu ayrımda takılır. Grup ne istediğini bilir: kendi formatında, kendi tarihinde aylık bir raporlama paketi. Çoğu zaman bilmediği şey ise Polonya’nın, Polonya muhasebe kanununa göre, Lehçe, zloti cinsinden tutulan ve grubun takvimiyle hiç ilgisi olmayan tarihlerde verilen paralel bir kayıt seti istemesidir.

İki defter mi, iki şekilde okunan tek defter mi?

Polonya hukuku, defterlerin muhasebe kanununa (ustawa o rachunkowości) göre, Lehçe ve zloti cinsinden tutulmasını ister. Grup ise rakamları kendi hesap planına eşleştirilmiş halde, genellikle IFRS veya ana şirketin yerel standardına göre, çoğu zaman başka bir para biriminde ister.

Bunu yürütmenin iki dürüst yolu var ve yanlış seçim pahalıya patlar:

Tek defter, yukarı eşleştirme. Polonya yasal defteri tek doğruluk kaynağıdır; bir eşleştirme tablosu her ay onu grubun hesap planına çevirir. Daha ucuz ve denetlenebilirliği daha yüksek düzen budur ve iştiraklerin çoğuna bunu öneririz. Eşleştirmenin bir kez, düzgün kurulmasını ve iki planından biri değiştiğinde gözden geçirilmesini gerektirir.

İki defter, mutabakatlı. Grup sistemi paralel çalışır, Polonya defterleri ayrı tutulur ve her dönem mutabakat yapılır. Bazen kaçınılmazdır — katı bir ERP’si olan ve yerel örneği bulunmayan bir ana şirket — ama defter tutmayı ikiye katlar ve her mutabakat kalemi denetimde bir soruya dönüşür.

Bu karar başlangıca aittir. On sekiz aylık kayda sonradan eşleştirme uydurmak, ilk ayda kurmaktan çok daha pahalıdır.

Grup ne yaparsa yapsın yerelde olması gerekenler

Aylık. KDV, JPK_V7 dosyasıyla beyan edilir ve ayın 25’ine kadar ödenir. Gelir vergisi avansları ve ZUS primleri 20’sinde düşer. Grup ayı başka bir gün kapattı diye bunların hiçbiri kaymaz.

Yıllık. Finansal tablolar bilanço tarihinden itibaren üç ay içinde hazırlanır, altı ay içinde ortaklarca onaylanır ve onaydan sonraki on beş gün içinde KRS’ye sunulur. CIT-8 vergi yılını izler. Sıra önemlidir: onay bir ortaklar kararıdır ve bunu planlamamış bir yabancı ana şirket, merkezden imza beklerken beyan penceresini kaçırabilir.

Elektronik imza. Polonya yasal tabloları elektronik olarak imzalanır ve sunulur. En az bir yönetim kurulu üyesinin Polonya’nın tanıdığı bir imzaya sahip olması gerekir — eIDAS uyumlu nitelikli sertifika ya da Profil Zaufany. Tamamı yurt dışında yerleşik ve Polonya kimlik bilgisi olmayan bir kurul kendi tablosunu sunamaz ve bu, istikrarlı biçimde mart ayında keşfedilir.

Kullanamayacağınız tek rejim

Polonya’nın götürü kurumlar vergisi — her yerde “Estonya CIT’i” diye pazarlanan ryczałt od dochodów spółek — vergiyi kâr dağıtılana kadar erteler ve doğru şirket için mevcut en iyi rejimdir. Neredeyse her yeni sp. z o.o.‘ya önerilir.

Ancak her ortağın gerçek kişi olmasını şart koşar. Ortağı bir şirket olan şirket bu şartı sağlamaz ve onu kurtaracak bir büyüklük, faaliyet veya kâr testi yoktur. Polonya’daki şirketiniz yabancı bir ana şirkete aitse, bu ortaklık sürdüğü sürece rejim kapalıdır.

Gerçekçi konum bu yüzden standart CIT’tir: %19, küçük mükellef şartını sağlıyorsanız %9. Biri size diğer rejime dayalı bir rakam vermeden önce bunu netleştirmekte fayda var — biz oran konuşmadan önce ortaklık yapısına bakarız.

Hesap planı bir formalite değildir

Polonya’nın yapılandırılmış CIT raporlamasına geçişi, vergi idaresinin defterin özetini değil giderek defterin kendisini aldığı anlamına geliyor. Bu, hesap planının işlevini değiştirir: içeriden bir kolaylık olmaktan çıkıp vergi dairesine dönük bir raporlama arayüzü hâline gelir.

Gruba bağlı bir iştirak için pratik sonucu şudur: Polonya yasal planı ile grup planı arasındaki eşleştirmenin yalnızca çalışır değil, savunulabilir olması gerekir. İdarenin ayrı görmek istediği kalemleri tek hesapta toplayan bir yapı, sonradan iş çıkarır — ve ne kadar geç fark edilirse o kadar çok dönem düzeltilir.

Şimdi kuruyorsanız hesap planını grubun alışkanlığına göre değil, raporlama gerekliliğine göre kurun. Defterleriniz zaten işliyorsa, erken bir gözden geçirme geriye dönük olandan ucuzdur.

Risk grup içi işlemlerde yoğunlaşır

Yabancı sermayeli hemen her Polonya şirketinin ilişkili taraf işlemleri vardır: yönetim bedelleri, lisans bedelleri, grup içi krediler, masraf yansıtmaları, ana şirketten alınan mallar. Bundan üç şey çıkar.

Emsallere uygunluk. Fiyat, ilişkisiz tarafların anlaşacağı fiyat olmalıdır. “Grup herkesten bunu alıyor” tek başına bir cevap değildir.

Belgeleme. İşlem türüne göre belirli yıllık eşiklerin üzerinde, kıyaslama analiziyle birlikte bir yerel dosya hazırlanmalıdır. Eşikler mal ve finansmanda hizmetlere göre belirgin şekilde yüksektir; bu, Polonya’daki birimi az mal alan ama yüksek yönetim bedeli yansıtılan grupları şaşırtır.

Stopaj. Polonya’dan çıkan temettü, faiz ve gayrimaddi hak bedelleri stopaja tabidir; ilgili çifte vergilendirme anlaşması veya AB direktifleriyle düşer ya da kalkar — ama yalnızca evrak varsa. Döneme ait geçerli, aslı veya nitelikli elektronik formda bir mukimlik belgesi, işlerin tıkandığı olağan noktadır. Ödemeden önce alın, sonra değil.

Denetim: kapsam dışı olduğunuzu varsaymadan önce kontrol edin

Polonya hukuku, şirket belirli bir büyüklüğü aştığında bağımsız denetim ister; ölçüt istihdam, aktif toplamı ve net hasılattır. Grup ölçeğinde küçük olan bir iştirak yine de Polonya eşiklerini aşabilir — özellikle stok tutan ya da hızla personel büyüten bir şirket.

Test önceki mali yıla uygulanır, yani yükümlülük önceden bilinir. Sınıra yakınsanız durumu erken belirleyin: aralıkta kapanan bir yıl için şubatta denetçi tutmak pahalıdır ve denetçi ataması bir ortaklar kararıdır.

Gruptan gerçekte ne göndermesini istiyoruz

Aylık kapanışın kovalamaca olmadan yürümesi için, her ay üzerinde anlaşılan tarihe kadar şunlara ihtiyacımız var:

• Satış ve alış faturaları, tutarlı bir formatta. Ulusal sistem üzerinden yapılandırılmış e-faturalama kademeli olarak geliyor ve bunların geliş şeklini değiştirecek — tepki vermek yerine planlamak daha iyi.
• Banka ekstreleri, şirketin kullandığı Polonya dışındakiler dâhil her hesap için.
• Bordro girdileri — yeni işe alımlar, ayrılanlar, devamsızlıklar, değişken ödemeler — bordro çalıştırılmadan önce, sonrasında değil.
• Grup içi belgeler: yalnızca fatura değil, sözleşmenin kendisi. Arkasında sözleşme olmayan bir yönetim bedeli faturası, patlamayı bekleyen bir transfer fiyatlandırması sorunudur.
• Olağandışı olan her şey, işaretlenmiş hâlde. Gerçekleştiği anda tek cümleyle açıklanan bir defalık işlem dakikalara mal olur. Yıl sonunda keşfedilirse bir güne.

İyi hâli neye benzer?

İyi yönetilen bir Polonya iştiraki, grup paketini ve yasal defterlerini aynı defterden üretir; öngörülebilir sayıda iş gününde kapanır; elektronik imza atabilen bir yönetim kurulu üyesi vardır ve biten yıl için denetime girip girmeyeceğini ocak ayında bilir.

Bunların hiçbiri zor değildir. Yalnızca ya başta karara bağlanır ya da sonrasında defalarca ödenir.

Polonya’da şirket kuruyor ya da hâlihazırda işleyen birini gözden geçiriyorsanız, yabancı ortaklarla yedi dilde çalışıyoruz ve yukarıdakilerden hangisinin sizi ilgilendirdiğini açıkça söyleriz.