Бухгалтерия в Польше для компании с иностранной материнской компанией

Польская дочерняя компания — не отдел вашей бухгалтерии. Это отдельное юридическое лицо со своими книгами учёта, своим календарём отчётности и своей ответственностью, и консолидационный пакет группы ничего из этого не покрывает.

Именно на этом различии спотыкается большинство иностранных владельцев. Группа знает, что ей нужно: ежемесячный отчётный пакет в собственном формате и к собственному сроку. Чего она часто не знает — что Польша требует параллельного набора записей, который ведётся по польскому закону о бухгалтерском учёте, на польском языке, в злотых и подаётся в даты, не имеющие никакого отношения к календарю группы.

Два набора книг или один, прочитанный дважды

Польское право требует вести книги по закону о бухгалтерском учёте (ustawa o rachunkowości), на польском языке и в злотых. Группе нужны цифры, разложенные по её плану счетов, обычно по МСФО или локальному стандарту материнской компании, часто в другой валюте.

Есть два честных способа это устроить, и неверный выбор дорого обходится:

Одна книга с отображением вверх. Польская книга — единственный источник истины, а таблица соответствия каждый месяц переводит её в план счетов группы. Это дешевле и лучше поддаётся аудиту, и именно это мы рекомендуем большинству дочерних компаний. Требуется один раз построить соответствие как следует и пересматривать его всякий раз, когда меняется любой из планов счетов.

Две книги со сверкой. Система группы работает параллельно, польские книги ведутся отдельно, и каждый период проводится сверка. Иногда это неизбежно — жёсткая ERP материнской компании без локального экземпляра, — но бухгалтерская работа удваивается, и каждая позиция сверки превращается в вопрос на аудите.

Это решение принадлежит началу. Достраивать соответствие к восемнадцати месяцам проводок стоит куда дороже, чем построить его в первый месяц.

Что должно произойти локально, что бы ни делала группа

Ежемесячно. НДС отчитывается файлом JPK_V7 и уплачивается до 25-го числа. Авансы по налогу на прибыль и взносы ZUS приходятся на 20-е. Ни один из этих сроков не сдвигается оттого, что группа закрывает месяц в другой день.

Ежегодно. Финансовая отчётность составляется в течение трёх месяцев с отчётной даты, утверждается участниками в течение шести и подаётся в репозиторий KRS в течение пятнадцати дней после утверждения. CIT-8 следует за налоговым годом. Порядок важен: утверждение — акт участников, и иностранная материнская компания, не запланировавшая его, способна пропустить срок, ожидая подписи из головного офиса.

Электронная подпись. Польская отчётность подписывается и подаётся электронно. Как минимум один член правления должен иметь подпись, признаваемую в Польше, — квалифицированный сертификат по eIDAS либо Profil Zaufany. Правление, целиком состоящее из нерезидентов без польских реквизитов, не может подать собственную отчётность, и обнаруживается это неизменно в марте.

Единственный режим, который вам недоступен

Польский единый налог на доходы обществ — ryczałt od dochodów spółek, который повсюду рекламируют как «эстонский CIT», — откладывает налог до распределения прибыли и для подходящей компании является лучшим из доступных режимов. Его предлагают почти каждой новой sp. z o.o.

Но он требует, чтобы каждый участник был физическим лицом. Компания, которой владеет другая компания, не проходит, и её не спасает никакой тест по размеру, деятельности или прибыли. Если польское лицо принадлежит иностранной материнской компании, режим закрыт всё время, пока сохраняется такая структура.

Поэтому реальная позиция — обычный CIT: 19%, либо 9%, если компания подпадает под статус малого налогоплательщика. Это стоит выяснить прежде, чем вам назовут цифру, рассчитанную по другому режиму: мы смотрим на структуру участников до того, как вообще обсуждать ставки.

План счетов — не формальность

Переход Польши к структурированной отчётности по CIT означает, что налоговый орган всё чаще получает саму книгу, а не её сводку. Это меняет назначение плана счетов: он перестаёт быть внутренним удобством и становится отчётным интерфейсом к налоговой.

Практическое следствие для дочерней компании группы в том, что соответствие между польским планом и планом группы должно быть защитимым, а не просто рабочим. Счета, объединяющие то, что орган ожидает видеть раздельно, создают работу позже — и чем позже это найдено, тем больше периодов придётся пересчитать.

Если вы открываетесь сейчас, стройте план счетов под требование отчётности, а не под привычку группы. Если книги уже ведутся, ранний пересмотр дешевле ретроспективного.

Риск концентрируется во внутригрупповых операциях

Почти у каждой польской компании с иностранным владельцем есть сделки со связанными сторонами: плата за управление, лицензионные платежи, внутригрупповые займы, перевыставление затрат, товар у материнской компании. Отсюда следуют три вещи.

Рыночные условия. Цена должна быть той, о которой договорились бы независимые стороны. «Группа берёт это со всех» само по себе не ответ.

Документация. Выше определённых годовых порогов по типу сделки готовится local file вместе со сравнительным анализом. Пороги существенно выше для товаров и финансирования, чем для услуг, что удивляет группы, чьё польское лицо покупает немного, но получает крупную плату за управление.

Налог у источника. Дивиденды, проценты и роялти, уходящие из Польши, облагаются налогом у источника, сниженным или снятым соответствующим соглашением об избежании двойного налогообложения либо директивами ЕС, — но только если есть документы. Сертификат налогового резидентства, действующий на период и в оригинале либо в квалифицированной электронной форме, — обычное место затыка. Получите его до выплаты, а не после.

Аудит: проверьте, попадаете ли вы, прежде чем решить, что нет

Польское право требует обязательного аудита при превышении определённого размера, измеряемого занятостью, суммой активов и чистой выручкой. Компания, малая по меркам группы, всё равно может перейти польские пороги — особенно та, что держит запасы или быстро набрала персонал.

Тест применяется к предыдущему финансовому году, то есть обязанность известна заранее. Если вы близко к границе, определите позицию рано: аудитор, привлечённый в феврале к году, закрытому в декабре, обходится дорого, а его назначение — решение участников.

Что группе действительно нужно нам присылать

Чтобы месячное закрытие шло без напоминаний, нам нужно к согласованной дате каждого месяца:

• Счета продаж и покупок в едином формате. Структурированное электронное выставление счетов через национальную систему вводится поэтапно и изменит способ их поступления — это лучше спланировать, чем на это отреагировать.
• Банковские выписки по всем счетам, включая открытые вне Польши, если компания ими пользуется.
• Данные для расчёта зарплаты — приёмы, увольнения, отсутствия, переменные выплаты — до расчёта, а не после.
• Внутригрупповые документы: договор, а не только счёт. Счёт за управление без договора в основе — это ожидающая своего часа проблема трансфертного ценообразования.
• Всё необычное, помеченное. Разовая операция, объяснённая одним предложением в момент, когда она случилась, стоит минут. Обнаруженная в конце года — стоит дня.

Как выглядит хорошо

Хорошо устроенная польская дочерняя компания производит пакет для группы и книги учёта из одной книги, закрывает месяц за предсказуемое число рабочих дней, имеет члена правления, способного подписать электронно, и уже в январе знает, потребуется ли аудит за минувший год.

Ничего из этого не сложно. Это просто решается в начале — или оплачивается многократно потом.

Если вы открываете польское юридическое лицо или пересматриваете уже работающее, мы работаем с иностранными владельцами на семи языках и прямо скажем, что из перечисленного касается именно вас.