Księgowość w Polsce dla spółki z zagraniczną spółką matką

Polska spółka zależna nie jest oddziałem waszego działu księgowości. To odrębna osoba prawna z własnymi księgami rachunkowymi, własnym kalendarzem sprawozdawczym i własną odpowiedzialnością, a pakiet konsolidacyjny grupy nie zwalnia z niczego.

Właśnie na tym rozróżnieniu potyka się większość zagranicznych właścicieli. Grupa wie, czego potrzebuje — miesięcznego pakietu raportowego we własnym formacie i we własnym terminie. Często nie wie natomiast, że Polska wymaga równoległego zestawu ksiąg prowadzonych zgodnie z polskim prawem bilansowym, po polsku, w złotych i składanych w terminach, które nie mają nic wspólnego z kalendarzem grupy.

Dwa zestawy ksiąg albo jeden czytany dwojako

Polskie prawo wymaga prowadzenia ksiąg zgodnie z ustawą o rachunkowości, po polsku i w złotych. Grupa chce liczb odwzorowanych na swój plan kont, zwykle według MSSF albo lokalnego standardu spółki matki, często w innej walucie.

Są dwa uczciwe sposoby, żeby to poprowadzić, a zły wybór jest kosztowny:

Jedna księga, mapowana w górę. Polska księga statutowa jest jedynym źródłem prawdy, a tabela mapowania co miesiąc przekłada ją na plan kont grupy. To rozwiązanie tańsze i łatwiejsze do zbadania — i to je rekomendujemy większości spółek zależnych. Wymaga zbudowania mapowania raz, porządnie, i przeglądu za każdym razem, gdy zmienia się którykolwiek plan kont.

Dwie księgi, uzgadniane. System grupy działa równolegle, polskie księgi prowadzone są osobno, a co okres następuje uzgodnienie. Czasem nieuniknione — sztywny ERP spółki matki bez lokalnej instancji — ale podwaja pracę księgową, a każda pozycja uzgodnieniowa staje się pytaniem podczas badania.

Ta decyzja należy do początku. Dorabianie mapowania do osiemnastu miesięcy zaksięgowanych zapisów kosztuje znacznie więcej niż zbudowanie go w pierwszym miesiącu.

Co musi się wydarzyć lokalnie, niezależnie od tego, co robi grupa

Miesięcznie. VAT rozliczany jest plikiem JPK_V7 i płatny do 25. Zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS przypadają na 20. Żaden z tych terminów nie przesuwa się dlatego, że grupa zamyka miesiąc innego dnia.

Rocznie. Sprawozdanie finansowe sporządza się w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, zatwierdza przez wspólników w ciągu sześciu, a składa do repozytorium KRS w ciągu piętnastu dni od zatwierdzenia. CIT-8 idzie za rokiem podatkowym. Kolejność ma znaczenie: zatwierdzenie jest czynnością wspólników, a zagraniczna spółka matka, która tego nie zaplanowała, potrafi przegapić termin, czekając na podpis z centrali.

Podpisy elektroniczne. Polskie sprawozdania podpisuje się i składa elektronicznie. Co najmniej jeden członek zarządu musi mieć podpis uznawany w Polsce — kwalifikowany certyfikat zgodny z eIDAS albo Profil Zaufany. Zarząd złożony wyłącznie z nierezydentów bez polskich poświadczeń nie może złożyć własnego sprawozdania, a odkrywa się to niezawodnie w marcu.

Jedyny reżim, z którego nie skorzystacie

Ryczałt od dochodów spółek — reklamowany wszędzie jako „estoński CIT” — odracza podatek do momentu wypłaty zysku i dla właściwej spółki jest najlepszym dostępnym rozwiązaniem. Proponuje się go niemal każdej nowej sp. z o.o.

Wymaga jednak, aby każdy udziałowiec był osobą fizyczną. Spółka, której udziałowcem jest inna spółka, nie spełnia warunku i nie ratuje jej żaden test wielkości, działalności ani zysku. Jeśli polski podmiot należy do zagranicznej spółki matki, reżim jest zamknięty tak długo, jak trwa ta struktura.

Realna pozycja to więc CIT na zasadach ogólnych: 19%, albo 9% przy statusie małego podatnika. Warto to przesądzić, zanim ktoś poda wam liczbę opartą na tym drugim reżimie — my sprawdzamy strukturę udziałów, zanim w ogóle zaczniemy rozmawiać o stawkach.

Plan kont nie jest formalnością

Przejście Polski na ustrukturyzowaną sprawozdawczość CIT oznacza, że organ podatkowy coraz częściej dostaje samą księgę, a nie jej podsumowanie. To zmienia rolę planu kont: przestaje być wewnętrzną wygodą, a staje się interfejsem sprawozdawczym wobec urzędu.

Praktyczna konsekwencja dla spółki z grupy jest taka, że mapowanie między polskim planem statutowym a planem grupy musi być obronne, nie tylko działające. Konta zbierające w jedno pozycje, które organ chce widzieć osobno, generują pracę później — a im później zostanie to znalezione, tym więcej okresów trzeba skorygować.

Jeśli zakładacie spółkę teraz, budujcie plan kont pod wymóg sprawozdawczy, a nie pod przyzwyczajenie grupy. Jeśli księgi już działają, wcześniejszy przegląd jest tańszy niż wsteczny.

Transakcje wewnątrzgrupowe to miejsce, w którym kumuluje się ryzyko

Niemal każda polska spółka z zagranicznym właścicielem ma transakcje z podmiotami powiązanymi: opłaty za zarząd, opłaty licencyjne, pożyczki wewnątrzgrupowe, refaktury kosztów, towar kupowany od matki. Wynikają z tego trzy rzeczy.

Warunki rynkowe. Cena musi być taka, jaką uzgodniłyby podmioty niepowiązane. „Tyle grupa liczy wszystkim” samo w sobie nie jest odpowiedzią.

Dokumentacja. Powyżej określonych rocznych progów dla danego typu transakcji trzeba przygotować local file wraz z analizą porównawczą. Progi są istotnie wyższe dla towarów i finansowania niż dla usług, co zaskakuje grupy, których polski podmiot kupuje niewiele, ale jest obciążany wysoką opłatą za zarząd.

Podatek u źródła. Dywidendy, odsetki i należności licencyjne wypływające z Polski podlegają podatkowi u źródła, obniżanemu lub znoszonemu przez właściwą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania albo dyrektywy unijne — ale tylko wtedy, gdy istnieją dokumenty. Certyfikat rezydencji, ważny na dany okres i w oryginale lub kwalifikowanej formie elektronicznej, jest typowym punktem zapalnym. Zdobądźcie go przed płatnością, nie po niej.

Badanie sprawozdania: sprawdźcie, czy jesteście w zakresie, zanim założycie, że nie

Polskie prawo wymaga badania sprawozdania po przekroczeniu określonej wielkości, mierzonej zatrudnieniem, sumą aktywów i przychodem netto. Spółka mała w skali grupy może i tak przekroczyć polskie progi — zwłaszcza taka, która utrzymuje zapasy albo szybko zwiększyła zatrudnienie.

Test stosuje się do poprzedniego roku obrotowego, więc obowiązek jest znany z wyprzedzeniem. Jeśli jesteście blisko granicy, ustalcie pozycję wcześnie: biegły angażowany w lutym do roku zamkniętego w grudniu jest drogi, a jego wybór to decyzja wspólników.

Czego naprawdę potrzebujemy od grupy

Żeby miesięczne zamknięcie szło bez ponaglania, potrzebujemy do uzgodnionego dnia każdego miesiąca:

• Faktur sprzedaży i zakupu w spójnym formacie. Ustrukturyzowane e-fakturowanie przez system krajowy jest wprowadzane etapami i zmieni sposób, w jaki one przychodzą — lepiej to zaplanować niż na to zareagować.
• Wyciągów bankowych ze wszystkich rachunków, także tych prowadzonych poza Polską, z których spółka korzysta.
• Danych do listy płac — nowi pracownicy, odejścia, nieobecności, składniki zmienne — przed naliczeniem, nie po nim.
• Dokumentów wewnątrzgrupowych: umowy, nie tylko faktury. Faktura za zarządzanie bez umowy w tle to problem cen transferowych, który dopiero czeka.
• Wszystkiego nietypowego, oznaczonego. Jednorazowa transakcja wyjaśniona jednym zdaniem, gdy się wydarzy, kosztuje minuty. Odkryta na koniec roku kosztuje dzień.

Jak wygląda dobre rozwiązanie

Dobrze prowadzona polska spółka zależna produkuje pakiet dla grupy i księgi statutowe z tej samej księgi, zamyka miesiąc w przewidywalnej liczbie dni roboczych, ma członka zarządu zdolnego podpisać elektronicznie i już w styczniu wie, czy za miniony rok będzie potrzebowała badania.

Nic z tego nie jest trudne. To po prostu decyzje podejmowane na początku albo opłacane wielokrotnie później.

Jeśli zakładacie polski podmiot albo przeglądacie ten, który już działa, pracujemy z zagranicznymi właścicielami w siedmiu językach i powiemy wprost, które z powyższego dotyczy właśnie was.