Polonya'da şirket kurmak için hangi belgeler gerekli?

Kısaca:

• Bireysel bir kurucu için temel liste kısadır: geçerli kimlik veya pasaport, bir elektronik imza, Polonya’da kayıtlı bir adres, PKD faaliyet kodlarınız ve pay yapısı.
• Ortak olarak yabancı bir şirket varsa çok daha fazlası gerekir: kendi ülkesindeki ticaret sicilinden güncel bir kayıt örneği, kuruluş belgeleri ve kimin imza yetkisi olduğunun kanıtı — her biri apostilli ve Lehçeye yeminli tercümeli.
• Yeminli tercüme (tłumaczenie przysięgłe), Adalet Bakanlığı listesindeki bir tercümanın yaptığı özel bir hukuki işlemdir — normal bir tercüme kabul edilmez. Ücretlendirme 1.125 karakter üzerinden yapılır ve birim başına tipik olarak 35–60 PLN’dir.
• ⚠️ 1 Ocak 2026’da değişti: AB/EFTA/İsviçre dışından gelen yabancılar (Brexit anlaşması kapsamındaki Birleşik Krallık vatandaşları hariç) artık PESEL numarası için bizzat başvurmak zorundadır — temsilci aracılığıyla başvurular artık kabul edilmiyor.
• Kayıt, evrak işinin sonu değildir: 14 iş günü içinde CRBR (gerçek faydalanıcılar sicili), 21 gün içinde NIP-8, ayrıca geçerli olduğu hâllerde PCC-3 ve VAT-R.

Yabancı kurucuların çoğu, Polonya’nın kendilerinden kaç belge isteyeceğini abartır; gerçekten gerekli olan az sayıdaki belgenin hazırlanmasının ne kadar sürdüğünü ise küçümser. Pasaport anında hazırdır. Bir Türk ticaret sicilinden alınmış, apostilli ve yeminli tercümeli bir kayıt örneği değildir. Bu rehber ikisini birbirinden ayırıyor; böylece yavaş kalemlere en baştan başlayabilirsiniz.

Polonya’da şirket kurmak için hangi belgeler gerekli?

Gerçek kişilerin kurduğu düz bir şirket için her ortak ve yönetim kurulu üyesi adına kimlik, imzalayacak herkes için bir elektronik imza, Polonya’da kayıtlı bir şirket adresi, PKD faaliyet kodlarınız ve pay yapısı gerekir — artı yabancı dildeki her belgenin Lehçe yeminli tercümesi. Sıra dışı bir şey yok. Zorluklar yalnızca ortaklar arasında yabancı bir şirket olduğunda ya da biri bizzat imzalayamadığında ortaya çıkar.

Tablonun tamamı tek bakışta:

Ne	Bireysel kurucu	Ortak olarak yabancı şirket
Kimlik	Pasaport veya kimlik kartı	Sicil kayıt örneği + ana sözleşme
İmza yetkisinin kanıtı	—	Kimin temsile yetkili olduğunu gösteren belge
Apostil / konsolosluk tasdiki	Yalnızca noter onaylı vekaletname için	Evet, yabancı belgeler üzerinde
Lehçe yeminli tercüme	Yalnızca yabancı dildeki belgeler için	Evet
Elektronik imza	Evet, her imzalayan için	Evet, temsilci için
Polonya’da kayıtlı adres	Evet	Evet
PKD kodları + pay yapısı	Evet	Evet

Şirket türüne henüz karar vermediyseniz önce sp. z o.o. mu JDG mi yazımızı okuyun — aşağıdaki belge listesi bir sp. z o.o. varsayımına dayanıyor.

Her kurucunun hangi kimlik belgesine ihtiyacı var?

Her ortağın ve yönetim kurulu üyesinin geçerli bir pasaporta veya ulusal kimlik kartına ihtiyacı vardır; şirket kurmak için Polonya PESEL numarası hukuken zorunlu değildir, ancak uygulamada PESEL’i olmayan bir yönetim kurulu üyesi duvara toslar. PESEL, Polonya’nın kişisel kimlik numarasıdır ve Polonya sistemlerinin beklediği şey odur: KRS’de (Ulusal Mahkeme Sicili) ve gerçek faydalanıcılar sicilinde açıklanır, ayrıca finansal tabloların ve vergi beyannamelerinin elektronik olarak imzalanmasının temelini oluşturur.

Bu konu 1 Ocak 2026’da zorlaştı. 12 Eylül 2025 tarihli Kanun uyarınca; AB, EFTA veya İsviçre vatandaşı (ya da onların aile üyesi) olmayan, Brexit anlaşması kapsamındaki Birleşik Krallık vatandaşı olmayan ve Polonya’da doğmuş çocuk olmayan yabancılar artık PESEL için bizzat başvurmak zorundadır. Önceki yol — temsilci aracılığıyla veya posta yoluyla başvuru — kapandı. Polonya’da bir yönetim kuruluna atanan Türk, Amerikalı veya Asyalı bir kurucu için bu, bir seyahat demektir.

Pratik planlama sonucu şudur: bir yönetim kurulu üyesinin PESEL’e ihtiyacı olacaksa o süreci erken başlatın ve seyahat için bütçe ayırın. AB dışından yönetici atamalarında gecikmenin bugün en yaygın tek nedeni budur.

Başvurudan önce hangi şirket bilgilerine karar vermelisiniz?

Şirketin ticari özü kararlaştırılmadan başvuru yapamazsınız: unvan, kayıtlı adres, faaliyet kodları, sermaye ve kimin neye sahip olduğu. Bunlar temin ettiğiniz belgeler değil, verdiğiniz kararlardır — ve muğlak cevaplar başvuruyu durdurur:

• Şirket unvanı — artı hukuki tür eki spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). KRS’de daha önce alınmadığını kontrol edin.
• Polonya’da bir kayıtlı şirket adresi ve onu kullanma hakkınızı belgeleyen sözleşme. Bkz. Polonya’da şirket için kayıtlı adres zorunlu mu.
• PKD kodları — Polonya faaliyet sınıflandırması. Gerçek ana faaliyeti seçin; kötü seçilmiş bir ana kod ilerleyen dönemde ruhsat ve istatistik açısından sorun yaratabilir.
• Pay sermayesi ve dağılımı — asgari 5.000 PLN, pay başına asgari 50 PLN nominal değer ve tam olarak kimin kaç paya sahip olduğu.
• Yönetim kurulu — kimlerden oluştuğu ve şirketin nasıl temsil edildiği (birlikte mi, tek başına mı).

Belgelerin ne zaman yeminli tercümesi gerekir?

Bir Polonya mahkemesi, noteri veya makamı önünde kullanılacak, Lehçe dışındaki her belgenin yeminli bir tercüman (tłumacz przysięgły) — Adalet Bakanlığı listesine kayıtlı bir tercüman — tarafından tercüme edilmesi gerekir. Sıradan bir tercüme bürosu çevirisi, ne kadar doğru olursa olsun burada hukuki geçerlilik taşımaz.

Fiyat teklifi almadan önce bilmekte fayda olanlar:

• Ücretlendirme birimi A4 sayfa değildir. Birim, boşluklar dahil 1.125 karakterdir; dolayısıyla yoğun ve tek sayfalık bir şirket kayıt örneği iki ya da üç birim olarak faturalanabilir.
• Tipik ücretler birim başına 35–60 PLN’dir ve genellikle %23 KDV hariçtir.
• Belgeye statüsünü kazandıran şey tercümanın onay şerhi ve mührüdür — yeminli tercümanın belgenin aslını ya da onaylı bir suretini görmesi gerekmesinin nedeni budur.

Meyis, şirket kaydının yanında yeminli ve onaylı tercüme hizmeti de veriyor; çünkü bu iki iş kolu birbirini çok sık kilitliyor.

Apostil nedir ve size gerekli mi?

Apostil, bir resmî belgenin yurt dışında kullanılabilmesi için gerçekliğini onaylayan uluslararası bir şerhtir ve 1961 tarihli Lahey Sözleşmesi uyarınca verilir — ve evet, bir Polonya şirket kaydında kullanılan yabancı resmî belgeler genellikle apostil ister. Apostil, eski ve daha yavaş olan konsolosluk tasdiki zincirinin yerini alır.

Polonya ve Türkiye’nin ikisi de Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraftır; dolayısıyla bir Türk resmî belgesi — ticaret sicili kayıt örneği, noter onaylı vekaletname — tam konsolosluk tasdiki değil, yetkili Türk makamından alınmış bir apostil ister. Aynı durum, bir kurucunun geliyor olma ihtimali bulunan ülkelerin büyük çoğunluğu ile Polonya arasında da geçerlidir. Sözleşmeye taraf olmayan az sayıdaki devlet için konsolosluk tasdiki hâlâ gereklidir ve gözle görülür biçimde daha uzun sürer.

Sıra önemlidir ve insanlar burada hata yapar: belgeyi alın → apostil ettirin → sonra tamamını yeminli tercümeye verin. Önce tercüme edip sonra apostil ettirmek, tercümeyi iki kez ödemek demektir.

Yabancı bir şirket ortak olduğunda hangi ek belgeler gerekir?

Ortak bir kişi değil de bir şirket olduğunda, Polonya o şirketin ne olduğunu ve onun adına kimin hareket etmeye yetkili olduğunu görmek ister. Hazırlamanız gerekenler:

• Kendi ülkesindeki ticaret sicilinden güncel bir kayıt örneği — güncel olmalı, çünkü siciller ve mahkemeler eskimiş örnekleri güvenilmez sayar.
• Kuruluş belgeleri (ana sözleşme veya eşdeğeri).
• Şirketi temsile kimin yetkili olduğunun ve Polonya başvurusunu kimin imzalayacağının kanıtı.
• Menşe ülke kuralları ya da ana sözleşme gerektiriyorsa, yeni Polonya şirketine katılımı onaylayan bir karar.

Bunların her biri yukarıdaki apostil–sonra–yeminli tercüme hattından geçer. Bir ana şirket üzerinden kuruluşun tipik olarak günler değil haftalar eklemesinin ve evrak işine her şeyden önce başlanması gerekmesinin nedeni budur. Baştan bilinmesi gereken yapısal bir nokta: tek ortaklı bir sp. z o.o., başka bir sp. z o.o.‘nun tek kurucusu olamaz — Ticaret Şirketleri Kanunu’ndaki bu piramit karşıtı kural, zaman zaman en kötü anda bir yapı değişikliğini zorunlu kılar.

Belgeleri sizin yerinize başkası imzalayabilir mi?

Evet — bir vekaletname ile, ama vekaletnamenin kendisi de noter onayı, apostil ve yeminli tercüme gerektiren belgelerden biri hâline gelir. Pay sermayesi ve şirket kuruluşu bakımından Polonya uygulaması, yurt dışında düzenlenen bir vekaletnamedeki imzanın noterde onaylanmasını, ardından düzenlendiği ülkede apostil edilmesini ve sonra Lehçeye yeminli tercümesinin yapılmasını bekler.

Polonya’da bulunmayacak bir kurucu için pratikte iki yol vardır:

• Kendiniz uzaktan imzalayın — AB genelinde tanınan bir nitelikli elektronik imzayla (yılda ~250–350 PLN). Genellikle daha ucuz ve daha hızlı seçenektir ve vekaletname zincirinden tamamen kurtarır.
• Vekaletname verin — Polonya’daki bir temsilciye; tüm başvuruyu yerel bir danışmanın yürütmesini istediğinizde ya da bir kurucu e-imza edinemediğinde mantıklıdır.

Şirket kaydedildikten sonra neler gerekir?

Kayıt, gerçek son tarihleri olan ikinci ve daha kısa bir belge listesi doğurur — ve buradaki cezalar kuruluş aşamasındaki her şeyden ağırdır. KRS numaranız verildikten sonra:

Bildirim	Nedir	Son tarih
CRBR	Gerçek faydalanıcılar siciline kayıt	KRS kaydından itibaren 14 iş günü
PCC-3	Pay sermayesi üzerinden %0,5 vergi (5.000 PLN üzerinden ~23 PLN)	14 gün
NIP-8	Tamamlayıcı veriler: banka hesabı, çalışan sayısı	21 gün (personel istihdam ediyorsanız 7)
VAT-R	Gerekiyorsa VAT kaydı	İlk vergiye tabi satıştan önce

Yabancı kurucuların en sık kaçırdığı bildirim CRBR’dir ve kaçırılması en pahalıya patlayan da odur: zamanında bildirim veya güncelleme yapılmaması hâlinde ceza 1.000.000 PLN’ye kadar çıkar ve bildirim, yanlış beyan hâlinde cezai sorumluluk taşır. Kısa bir online formdur — ama yönetim kurulu tarafından imzalanması ve zamanında verilmesi gerekir. VAT-R’nin sizin için geçerli olup olmadığını VAT kaydı rehberimizde, ardından gelen düzenli yükümlülükleri ise ilk yıl vergi takvimimizde bulabilirsiniz.

Tüm belgeleri toplamak ne kadar sürer?

Pasaportu ve e-imzası olan bireysel bir kurucu günler içinde başvuruya hazır olabilir; ortağı yabancı bir şirket olan bir yapı ise yalnızca belgeler için üç ila altı hafta ayırmalıdır. Yavaş kalemler her zaman aynı üçüdür: menşe ülkede apostil almak, şirket belgelerinin yeminli tercümesi ve — Ocak 2026’dan bu yana — AB dışından bir yönetim kurulu üyesi için bizzat yapılan PESEL başvurusu.

Geri kalan her şey paralel ve hızlı ilerler. Dolayısıyla pratik tavsiye şudur: apostil ve PESEL adımlarına en baştan başlayın, Polonya tarafındaki başvuruyu ise ilk değil son adım olarak görün. Maliyet dökümümüz, bunların her birinin bütçeye ne eklediğini anlatıyor.

Belge sürecini bizim yürütmemizi ister misiniz?

Meyis, Polonya’da Türkçe hizmet veren bir mali müşavir ve muhasebe ofisidir — Varşova merkezli bir biuro rachunkowe. Yabancı sermayeli şirketleri, özellikle Türk girişimcilerin şirketlerini kaydediyor, yeminli tercümeleri kendi bünyemizde hazırlıyor ve ardından gelen CRBR ile NIP-8 bildirimlerini veriyoruz; böylece “kaydedildi” ile “faaliyette” arasındaki boşlukta hiçbir süre kaçmıyor.

Yapınız için tam olarak neyin gerektiğini sorun veya WhatsApp üzerinden +48 692 413 475 numaralı hattımıza yazın. Ortakların kimler olduğunu ve hangi ülkede bulunduklarını bize iletin; size genel bir liste değil, kendi durumunuza özel belge listesini gönderelim.

Resmî kaynaklar: girişimciler portalı biznes.gov.pl, mahkeme sicilleri portalı prs.ms.gov.pl, ekrs.ms.gov.pl adresindeki S24 sistemi ve vergi portalı podatki.gov.pl. Belge gereklilikleri kurucu yapısına ve menşe ülkeye göre değişir — başvurudan önce kendi durumunuzu teyit edin.