Какие документы нужны для открытия компании в Польше?

Коротко:

• Для учредителя-физического лица базовый набор невелик: действующий паспорт или удостоверение личности, электронная подпись, юридический адрес в Польше, коды видов деятельности PKD и структура долей.
• Иностранной компании в роли участника нужно гораздо больше: актуальная выписка из торгового реестра страны регистрации, учредительные документы и подтверждение того, кто имеет право подписи, — каждый документ с апостилем и присяжным переводом на польский.
• Присяжный перевод (tłumaczenie przysięgłe) — это отдельное юридическое действие переводчика из списка Министерства юстиции; обычный перевод не принимается. Расчёт ведётся за 1125 знаков, обычно 35–60 PLN за единицу.
• ⚠️ Изменение с 1 января 2026 года: иностранцы из-за пределов ЕС/ЕАСТ/Швейцарии (за исключением граждан Великобритании, охваченных Брекзит-соглашением) теперь обязаны подавать заявление на номер PESEL лично — подача через представителя больше не принимается.
• Регистрацией бумажная работа не заканчивается: CRBR (реестр бенефициарных владельцев) в течение 14 рабочих дней, NIP-8 в течение 21 дня, плюс PCC-3 и VAT-R там, где они применимы.

Большинство иностранных учредителей переоценивает количество документов, которые от них хочет Польша, и недооценивает, сколько времени занимает подготовка тех немногих, что действительно нужны. Паспорт — мгновенно. Апостилированная выписка из турецкого торгового реестра с присяжным переводом — нет. Это руководство разделяет одно и другое, чтобы вы начали с медленных пунктов.

Какие документы нужны для открытия компании в Польше?

Для обычной компании, учреждаемой физическими лицами, нужны документы, удостоверяющие личность каждого участника и члена правления, электронная подпись для всех, кто подписывает, юридический адрес в Польше, коды видов деятельности PKD и структура долей — плюс присяжные переводы на польский всех иноязычных документов. Ничего экзотического. Сложности появляются только тогда, когда среди участников есть иностранная компания или когда кто-то не может подписать лично.

Вот вся картина в одной таблице:

Что	Учредитель-физлицо	Иностранная компания-участник
Удостоверение личности	Паспорт или ID-карта	Выписка из реестра + устав
Подтверждение права подписи	—	Документ с указанием представителей
Апостиль / легализация	Только для нотариальной доверенности	Да, на иностранных документах
Присяжный перевод на польский	Только для иноязычных документов	Да
Электронная подпись	Да, для каждого подписанта	Да, для представителя
Юридический адрес в Польше	Да	Да
Коды PKD + структура долей	Да	Да

Если вы ещё не определились с формой компании, сначала прочитайте sp. z o.o. или JDG — список документов ниже рассчитан на sp. z o.o.

Какое удостоверение личности нужно каждому учредителю?

Каждому участнику и члену правления нужен действующий паспорт или национальное удостоверение личности; польский номер PESEL юридически не требуется для учреждения компании, но на практике член правления без него упирается в стену. PESEL — это польский персональный идентификационный номер, и именно его ожидают польские системы: он раскрывается в KRS и в реестре бенефициарных владельцев, и на нём держится электронное подписание финансовой отчётности и налоговых деклараций.

С 1 января 2026 года это стало сложнее. По Закону от 12 сентября 2025 года иностранцы, которые не являются гражданами ЕС, ЕАСТ или Швейцарии (или членами их семей), не являются гражданами Великобритании, охваченными Брекзит-соглашением, и не являются детьми, рождёнными в Польше, теперь обязаны подавать заявление на PESEL лично. Прежний путь — через представителя или по почте — закрыт. Для турецкого, американского или азиатского учредителя, назначенного в правление польской компании, это означает поездку.

Практический вывод для планирования: если члену правления понадобится PESEL, начинайте эту процедуру заранее и закладывайте расходы на дорогу. Сейчас это самая частая причина задержек при назначении директоров из стран, не входящих в ЕС.

Что нужно решить о компании до подачи документов?

Подать документы не получится, пока не решено коммерческое содержание компании: название, юридический адрес, коды видов деятельности, капитал и кто чем владеет. Это не документы, которые вы получаете, — это решения, которые вы принимаете, и расплывчатые ответы тормозят подачу:

• Название компании — плюс указание правовой формы spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Проверьте, что оно ещё не занято в KRS.
• Юридический адрес в Польше и договор, подтверждающий право им пользоваться. См. нужен ли юридический адрес для компании в Польше.
• Коды PKD — польская классификация видов деятельности. Выбирайте реальный основной вид деятельности: неудачно выбранный основной код может позже повлиять на лицензирование и статистику.
• Уставный капитал и его распределение — минимум 5000 PLN, минимальная номинальная стоимость одной доли 50 PLN и точное количество долей у каждого.
• Правление — кто в него входит и как компания представляется (совместно или единолично).

Когда документам нужен присяжный перевод?

Любой документ на языке, отличном от польского, который используется в польском суде, у нотариуса или в государственном органе, должен быть переведён присяжным переводчиком (tłumacz przysięgły) — переводчиком, внесённым в список Министерства юстиции. Обычный агентский перевод, каким бы точным он ни был, здесь не имеет юридической силы.

Что стоит знать до запроса расценок:

• Расчётная единица — не страница А4. Это 1125 знаков с пробелами, поэтому плотная одностраничная корпоративная выписка может считаться как две-три единицы.
• Типичные ставки — 35–60 PLN за единицу, обычно без учёта 23% НДС.
• Заверительная надпись и печать переводчика — это то, что придаёт документу его статус, — поэтому присяжный переводчик должен видеть оригинал или заверенную копию.

Meyis выполняет присяжные и заверенные переводы параллельно с регистрацией компании — именно потому, что эти два направления работы так часто блокируют друг друга.

Что такое апостиль и нужен ли он?

Апостиль — это международное удостоверение, подтверждающее подлинность официального документа для использования за границей; он выдаётся по Гаагской конвенции 1961 года — и да, иностранные официальные документы, используемые при регистрации польской компании, как правило, требуют апостиля. Он заменяет прежнюю, более медленную цепочку консульской легализации.

Польша и Турция — участницы Гаагской конвенции об апостиле, поэтому турецкому официальному документу — выписке из торгового реестра, нотариальной доверенности — нужен апостиль от компетентного турецкого органа, а не полная консульская легализация. То же самое действует между Польшей и подавляющим большинством стран, из которых обычно приезжают учредители. Для небольшого числа государств вне конвенции консульская легализация по-прежнему обязательна и занимает заметно больше времени.

Порядок действий важен, и его часто путают: получить документ → проставить апостиль → и только потом сделать присяжный перевод всего вместе. Если сначала перевести, а апостиль поставить потом, за перевод придётся платить дважды.

Какие дополнительные документы нужны иностранной компании-участнику?

Когда участником является не человек, а компания, Польша хочет видеть, что это за компания и кто вправе действовать от её имени. Готовьтесь предоставить:

• Актуальную выписку из торгового реестра страны регистрации — свежую, потому что реестры и суды считают устаревшие выписки ненадёжными.
• Учредительные документы (устав или его аналог).
• Подтверждение того, кто уполномочен представлять компанию и подписывать польские документы.
• Решение об участии в новой польской компании, если этого требуют правила или устав страны регистрации.

Каждый из этих документов проходит описанную выше цепочку «апостиль → присяжный перевод». Именно поэтому учреждение через материнскую компанию обычно добавляет недели, а не дни, и именно поэтому бумажную работу нужно начинать раньше всего остального. Один структурный момент, который стоит знать заранее: sp. z o.o. с единственным участником не может быть единственным учредителем другой sp. z o.o. — это антипирамидальное правило Кодекса торговых обществ, которое иногда вынуждает перестраивать структуру в самый неподходящий момент.

Может ли кто-то другой подписать документы за вас?

Да — по доверенности, но сама доверенность становится одним из документов, которым нужны нотариальное удостоверение, апостиль и присяжный перевод. Для целей формирования уставного капитала и учреждения компании польская практика требует, чтобы подпись на доверенности, выданной за границей, была нотариально удостоверена, затем апостилирована в стране выдачи, затем переведена присяжным переводчиком на польский.

На практике у учредителя, который не будет в Польше, есть два пути:

• Подписать удалённо самому с помощью квалифицированной электронной подписи (~250–350 PLN в год), признаваемой во всём ЕС. Обычно это дешевле и быстрее и полностью снимает необходимость в доверенности.
• Выдать доверенность представителю в Польше — разумно, если вы хотите, чтобы всей подачей занимался местный консультант, или если учредитель не может получить электронную подпись.

Что нужно после регистрации компании?

После регистрации появляется второй, более короткий список документов — но с реальными сроками, и штрафы здесь тяжелее, чем всё, что было на этапе создания. Как только присвоен номер KRS:

Документ	Что это	Срок
CRBR	Запись в реестре бенефициарных владельцев	14 рабочих дней с момента внесения в KRS
PCC-3	Налог 0,5% с уставного капитала (~23 PLN с 5000 PLN)	14 дней
NIP-8	Дополнительные данные: банковский счёт, численность	21 день (7, если есть работники)
VAT-R	Регистрация по VAT, где требуется	До первой облагаемой продажи

Подача CRBR — то, что иностранные учредители пропускают чаще всего, и пропустить её дороже всего: штраф за неподачу или несвоевременное обновление достигает 1 000 000 PLN, а сама подача сопровождается уголовной ответственностью за ложные сведения. Это короткая онлайн-форма, но подписать её должно правление, и подписать вовремя. Применима ли к вам VAT-R вообще, разобрано в нашем руководстве по регистрации VAT, а последующие регулярные обязанности расписаны в налоговом календаре на первый год.

Сколько времени занимает сбор всех документов?

Учредитель-физическое лицо с паспортом и электронной подписью может быть готов к подаче за считаные дни; структуре с иностранной компанией-участником стоит закладывать три-шесть недель только на документы. Медленные пункты всегда одни и те же три: получение апостиля в стране происхождения, присяжный перевод корпоративных документов и — с января 2026 года — личная подача заявления на PESEL для члена правления из страны вне ЕС.

Всё остальное идёт параллельно и быстро. Поэтому практический совет: начинайте с апостиля и PESEL, а подачу документов в Польше рассматривайте как последний шаг, а не первый. Наш разбор расходов показывает, во что каждый из этих пунктов обходится финансово.

Кто соберёт все документы за вас?

Meyis — это турецкоязычное бухгалтерское бюро в Варшаве (Польша), biuro rachunkowe, которое регистрирует компании с иностранным капиталом, делает присяжные переводы своими силами и подаёт следующие за регистрацией CRBR и NIP-8, чтобы ничего не сорвалось в промежутке между «зарегистрированы» и «работаем».

Спросите нас, что нужно именно вашей структуре или напишите нам в WhatsApp по номеру +48 692 413 475. Расскажите, кто участники и в какой они стране, и мы пришлём вам точный список документов для вашего случая, а не типовой.

Официальные источники: портал для предпринимателей biznes.gov.pl, портал судебных реестров prs.ms.gov.pl, система S24 ekrs.ms.gov.pl и налоговый портал podatki.gov.pl. Требования к документам зависят от структуры учредителей и страны происхождения — уточните свой случай до подачи.