De ce acte ai nevoie ca să deschizi o firmă în Polonia?

Pe scurt:

• Pentru un fondator persoană fizică setul de bază este mic: act de identitate sau pașaport valabil, o semnătură electronică, o adresă de sediu în Polonia, codurile tale de activitate PKD și structura părților sociale.
• O firmă străină în calitate de asociat are nevoie de mult mai mult: un extras recent din registrul comerțului din țara de origine, actele ei constitutive și dovada cine are drept de semnătură — fiecare cu apostilă și cu traducere autorizată în poloneză.
• Traducerea autorizată (tłumaczenie przysięgłe) este un act juridic distinct, făcut de un traducător înscris pe lista Ministerului Justiției — o traducere obișnuită nu este acceptată. Se facturează la 1.125 de caractere, de obicei PLN 35–60 per unitate.
• ⚠️ Modificare de la 1 ianuarie 2026: străinii din afara UE/AELS/Elveției (cu excepția cetățenilor britanici acoperiți de acordul Brexit) trebuie acum să solicite numărul PESEL în persoană — cererile prin reprezentant nu mai sunt acceptate.
• Înregistrarea nu este finalul hârtiilor: CRBR (beneficiarii reali) în 14 zile lucrătoare, NIP-8 în 21 de zile, plus PCC-3 și VAT-R acolo unde se aplică.

Majoritatea fondatorilor străini supraestimează câte documente le cere Polonia și subestimează cât durează producerea celor câteva chiar necesare. Un pașaport se obține instantaneu. Un extras din registrul comerțului turc, apostilat și tradus autorizat, nu. Ghidul acesta le separă, ca să poți începe cu lucrurile lente.

De ce acte ai nevoie ca să deschizi o firmă în Polonia?

Pentru o firmă simplă, înființată de persoane fizice, ai nevoie de un act de identitate pentru fiecare asociat și membru al consiliului, de o semnătură electronică pentru toți cei care semnează, de o adresă de sediu în Polonia, de codurile tale de activitate PKD și de structura părților sociale — plus traduceri autorizate în poloneză pentru orice document în limbă străină. Nimic exotic. Complicațiile apar doar când printre asociați se află o firmă străină sau când cineva nu poate semna personal.

Iată tot tabloul într-un singur tabel:

Ce	Fondator persoană fizică	Firmă străină în calitate de asociat
Act de identitate	Pașaport sau carte de identitate	Extras din registru + acte constitutive
Dovada dreptului de semnătură	—	Document care arată cine o poate reprezenta
Apostilă / legalizare	Doar pentru procura notarială	Da, pe documentele străine
Traducere autorizată în poloneză	Doar pentru actele în limbă străină	Da
Semnătură electronică	Da, pentru fiecare semnatar	Da, pentru reprezentant
Adresă de sediu în Polonia	Da	Da
Coduri PKD + structura părților sociale	Da	Da

Dacă nu te-ai hotărât încă asupra formei juridice, citește mai întâi sp. z o.o. sau JDG — lista de documente de mai jos presupune o sp. z o.o.

Ce act de identitate îi trebuie fiecărui fondator?

Fiecare asociat și membru al consiliului are nevoie de un pașaport valabil sau de o carte de identitate; un număr PESEL polonez nu este cerut de lege pentru înființarea firmei, dar în practică un membru al consiliului fără PESEL se lovește de ziduri. PESEL este codul numeric personal al Poloniei și este ceea ce așteaptă sistemele poloneze: apare în KRS și în registrul beneficiarilor reali și stă la baza semnării electronice a situațiilor financiare și a declarațiilor fiscale.

Acest lucru a devenit mai greu la 1 ianuarie 2026. Potrivit Legii din 12 septembrie 2025, străinii care nu sunt cetățeni ai UE, AELS (EFTA) sau ai Elveției (ori membri de familie ai acestora), nu sunt cetățeni britanici acoperiți de acordul Brexit și nu sunt copii născuți în Polonia trebuie acum să solicite PESEL în persoană. Vechea variantă — cererea prin reprezentant sau prin poștă — este închisă. Pentru un fondator turc, american sau asiatic numit în consiliul unei firme poloneze, asta înseamnă un drum.

Consecința practică pentru planificare: dacă un membru al consiliului va avea nevoie de PESEL, începe procedura devreme și prevede în buget deplasarea. Este acum cea mai frecventă cauză de întârziere la numirea administratorilor din afara UE.

Ce detalii ale firmei trebuie stabilite înainte de depunere?

Nu poți depune fără să fi decis substanța comercială a firmei: denumirea, adresa sediului, codurile de activitate, capitalul și cine cât deține. Acestea nu sunt documente pe care le obții — sunt decizii pe care le iei, iar răspunsurile vagi blochează depunerea:

• Denumirea firmei — plus sufixul formei juridice spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Verifică să nu fie deja luată în KRS.
• Adresa sediului social în Polonia, împreună cu contractul care dovedește dreptul tău de a o folosi. Vezi ai nevoie de un sediu social în Polonia.
• Codurile PKD — clasificarea poloneză a activităților. Alege activitatea principală reală; un cod principal prost ales poate afecta mai târziu autorizările și statistica.
• Capitalul social și repartizarea lui — minimum PLN 5.000, valoare nominală minimă de PLN 50 per parte socială și exact cine cât deține.
• Consiliul de administrație — cine face parte din el și cum este reprezentată firma (împreună sau individual).

Când au nevoie documentele de traducere autorizată?

Orice document într-o altă limbă decât poloneza, care urmează să fie folosit în fața unei instanțe, a unui notar sau a unei autorități poloneze, trebuie tradus de un traducător autorizat (tłumacz przysięgły) — un traducător înscris pe lista Ministerului Justiției. O traducere obișnuită de agenție, oricât de exactă, nu are aici nicio valoare juridică.

Ce merită să știi înainte să ceri oferte:

• Unitatea de facturare nu este pagina A4. Este de 1.125 de caractere cu tot cu spații, așa că un extras de firmă dens, de o pagină, se poate factura ca două sau trei unități.
• Tarifele obișnuite sunt de PLN 35–60 per unitate, de regulă fără TVA de 23%.
• Formula de certificare și ștampila traducătorului sunt cele care dau documentului statutul lui — de aceea traducătorul autorizat trebuie să vadă originalul sau o copie legalizată.

Meyis oferă traduceri autorizate și legalizate alături de înregistrarea firmei, tocmai pentru că aceste două fluxuri de lucru se blochează atât de des reciproc.

Ce este apostila și ai nevoie de ea?

Apostila este un certificat internațional care autentifică un document oficial pentru a fi folosit în străinătate, emis în baza Convenției de la Haga din 1961 — și da, documentele oficiale străine folosite la înregistrarea unei firme poloneze au nevoie, de regulă, de ea. Ea înlocuiește vechiul lanț, mai lent, al supralegalizării consulare.

Polonia și Turcia sunt ambele părți la Convenția de la Haga privind apostila, așa că un document oficial turcesc — un extras din registrul comerțului, o procură notarială — are nevoie de o apostilă de la autoritatea turcă competentă, nu de supralegalizare consulară completă. Același lucru este valabil între Polonia și marea majoritate a țărilor din care poate veni un fondator. Pentru puținele state din afara convenției, supralegalizarea consulară rămâne necesară și durează vizibil mai mult.

Ordinea contează, iar oamenii o greșesc: obții documentul → îl apostilezi → abia apoi îl dai integral la traducere autorizată. Dacă traduci întâi și apostilezi după, plătești traducerea de două ori.

De ce acte în plus are nevoie un asociat persoană juridică străină?

Când asociatul este o firmă, nu o persoană, Polonia vrea să vadă ce este acea firmă și cine are dreptul să acționeze în numele ei. Așteaptă-te să prezinți:

• Un extras recent din registrul comerțului din țara de origine — recent, pentru că registrele și instanțele tratează extrasele vechi ca nedemne de încredere.
• Actele constitutive (actul constitutiv sau echivalentul lui).
• Dovada cine este autorizat să reprezinte firma și să semneze depunerea poloneză.
• O hotărâre care aprobă participarea la noua firmă poloneză, acolo unde regulile sau actele constitutive din țara de origine o cer.

Fiecare dintre acestea trece prin fluxul apostilă-apoi-traducere-autorizată descris mai sus. De aceea înființarea printr-o societate-mamă adaugă de obicei săptămâni, nu zile, și de aceea hârtiile trebuie începute înaintea oricărui alt lucru. Un aspect structural de știut din timp: o sp. z o.o. cu asociat unic nu poate fi fondatorul unic al altei sp. z o.o. — o regulă anti-piramidă din Codul societăților comerciale, care uneori forțează o restructurare în cel mai prost moment.

Poate altcineva să semneze documentele în locul tău?

Da — printr-o procură, dar procura însăși devine unul dintre documentele care au nevoie de legalizare notarială, de apostilă și de traducere autorizată. Pentru capitalul social și pentru înființarea firmei, practica poloneză cere ca semnătura de pe o procură acordată în străinătate să fie legalizată notarial, apoi apostilată în țara de emitere și abia apoi tradusă autorizat în poloneză.

În practică, un fondator care nu va fi în Polonia are două variante:

• Semnează tu însuți de la distanță, cu o semnătură electronică calificată (~PLN 250–350/an), recunoscută în toată UE. De obicei varianta mai ieftină și mai rapidă, care evită complet lanțul procurii.
• Acordă o procură unui reprezentant din Polonia — rezonabil când vrei ca un consultant local să se ocupe de toată depunerea sau când un fondator nu poate obține o semnătură electronică.

De ce ai nevoie după ce firma este înregistrată?

Înregistrarea produce o a doua listă de documente, mai scurtă, dar cu termene reale — iar penalitățile de aici sunt mai grele decât orice din etapa de înființare. Odată ce numărul tău KRS este emis:

Depunere	Ce este	Termen
CRBR	Înscrierea în registrul beneficiarilor reali	14 zile lucrătoare de la înscrierea în KRS
PCC-3	Impozit de 0,5% pe capitalul social (~PLN 23 la PLN 5.000)	14 zile
NIP-8	Date suplimentare: cont bancar, număr de angajați	21 de zile (7 dacă angajezi)
VAT-R	Înregistrarea în scopuri de TVA, unde este cerută	Înainte de prima vânzare taxabilă

Depunerea CRBR este cea pe care fondatorii străini o ratează cel mai des și este cea mai scumpă de ratat: amenda pentru nedepunerea sau neactualizarea la timp ajunge la PLN 1.000.000, iar declarația se face sub răspundere penală pentru declarații false. Este un formular online scurt — dar trebuie semnat de consiliu și trebuie depus la timp. Dacă VAT-R ți se aplică sau nu este explicat în ghidul nostru despre înregistrarea în scopuri de TVA, iar obligațiile recurente care urmează sunt cartografiate în calendarul fiscal al primului an.

Cât durează să aduni toate documentele?

Un fondator persoană fizică, cu pașaport și semnătură electronică, poate fi gata de depunere în câteva zile; o structură care include un asociat persoană juridică străină ar trebui să prevadă trei până la șase săptămâni doar pentru documente. Elementele lente sunt mereu aceleași trei: obținerea apostilei în țara de origine, traducerea autorizată a actelor firmei și — din ianuarie 2026 — cererea de PESEL în persoană pentru un membru al consiliului din afara UE.

Tot restul merge în paralel și repede. Așa că sfatul practic este să începi cu apostila și cu PESEL, iar depunerea din partea poloneză să fie ultimul pas, nu primul. Detalierea costurilor arată cât adaugă financiar fiecare dintre acestea.

Cine se ocupă de traseul documentelor tale?

Meyis este un birou de contabilitate vorbitor de turcă din Varșovia, Polonia — un biuro rachunkowe care înregistrează firmele cu capital străin, realizează traducerile autorizate intern și depune CRBR și NIP-8 care urmează, astfel încât nimic să nu expire în intervalul dintre “înregistrat” și “operațional”.

Întreabă-ne de ce are nevoie structura ta sau scrie-ne pe WhatsApp la +48 692 413 475. Spune-ne cine sunt asociații și în ce țară se află, iar noi îți trimitem lista exactă de documente pentru cazul tău — nu una generică.

Surse oficiale: portalul antreprenorilor biznes.gov.pl, portalul registrelor judiciare prs.ms.gov.pl, sistemul S24 la ekrs.ms.gov.pl și portalul fiscal podatki.gov.pl. Cerințele de documente variază în funcție de structura fondatorilor și de țara de origine — confirmă-ți cazul propriu înainte de depunere.