Які документи потрібні для відкриття компанії в Польщі?

Коротко:

• Для засновника-фізособи базовий набір невеликий: чинний паспорт або посвідчення особи, електронний підпис, польська юридична адреса, коди діяльності PKD і структура часток.
• Іноземній компанії-учаснику потрібно значно більше: актуальний витяг із торгового реєстру її країни, установчі документи та підтвердження того, хто має право підпису, — кожен документ з апостилем і присяжним перекладом польською.
• Присяжний переклад (tłumaczenie przysięgłe) — це окрема юридична дія перекладача зі списку Міністерства юстиції; звичайний переклад не приймають. Розрахунок ведеться за 1125 знаків, зазвичай 35–60 PLN за одиницю.
• ⚠️ Змінилося 1 січня 2026 року: більшість засновників із країн поза ЄС тепер мають подавати заяву на номер PESEL особисто — подання через представника більше не приймають. Громадяни ЄС, ЄАВТ і Швейцарії, а також громадяни Великої Британії, охоплені угодою про Brexit, від цієї вимоги звільнені.
• Реєстрацією паперова робота не закінчується: CRBR (реєстр бенефіціарних власників) протягом 14 робочих днів, NIP-8 протягом 21 дня, а також PCC-3 і VAT-R, якщо вони застосовні.

Більшість іноземних засновників переоцінює кількість документів, яких хоче від них Польща, і недооцінює, скільки часу займає підготовка тих кількох, що справді потрібні. Паспорт — це миттєво. Витяг із турецького торгового реєстру з апостилем і присяжним перекладом — ні. Цей посібник розділяє ці дві категорії, щоб ви могли почати з повільних пунктів.

Які документи потрібні для відкриття компанії в Польщі?

Для звичайної компанії, яку засновують фізичні особи, потрібні документи, що посвідчують особу кожного учасника та члена правління, електронний підпис для кожного, хто підписує, польська юридична адреса, коди діяльності PKD і структура часток — плюс присяжні переклади польською для будь-якого іншомовного документа. Нічого екзотичного. Ускладнення з’являються лише тоді, коли серед учасників є іноземна компанія або коли хтось не може підписати особисто.

Ось уся картина в одній таблиці:

Що	Засновник-фізособа	Іноземна компанія як учасник
Документ, що посвідчує особу	Паспорт або посвідчення особи	Витяг з реєстру + статут
Підтвердження права підпису	—	Документ із зазначенням представника
Апостиль / легалізація	Лише для нотаріальної довіреності	Так, на іноземних документах
Присяжний переклад польською	Лише для іншомовних документів	Так
Електронний підпис	Так, для кожного підписанта	Так, для представника
Польська юридична адреса	Так	Так
Коди PKD + структура часток	Так	Так

Якщо ви ще не визначилися з формою компанії, спершу прочитайте sp. z o.o. чи JDG — наведений нижче перелік документів передбачає sp. z o.o.

Які документи, що посвідчують особу, потрібні кожному засновнику?

Кожному учаснику та члену правління потрібен чинний паспорт або національне посвідчення особи; польський номер PESEL юридично не обов’язковий для заснування компанії, але на практиці член правління без нього постійно впирається у стіни. PESEL — це польський персональний ідентифікаційний номер, і саме його очікують польські системи: він розкривається в KRS і в реєстрі бенефіціарних власників, і на ньому тримається електронне підписання фінансової звітності та податкових декларацій.

З 1 січня 2026 року це ускладнилося. За Законом від 12 вересня 2025 року іноземці, які не є громадянами ЄС, ЄАВТ чи Швейцарії (або членами їхніх сімей), не є громадянами Великої Британії, охопленими угодою про Brexit, і не є дітьми, народженими в Польщі, тепер мають подавати заяву на PESEL особисто. Попередній шлях — через представника або поштою — закритий. Для турецького, американського чи азійського засновника, призначеного до правління польської компанії, це означає поїздку.

Практичний наслідок для планування: якщо члену правління знадобиться PESEL, починайте цей процес завчасно і закладіть у бюджет дорогу. Наразі це найпоширеніша причина затримок у призначенні директорів із країн поза ЄС.

Які дані про компанію треба визначити до подання документів?

Подати документи неможливо, доки не визначено комерційну суть компанії: назву, юридичну адресу, коди діяльності, капітал і хто чим володіє. Це не документи, які ви отримуєте, — це рішення, які ви ухвалюєте, і розмиті відповіді гальмують подання:

• Назва компанії — плюс позначення організаційно-правової форми spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Перевірте, чи вона вже не зайнята в KRS.
• Юридична адреса в Польщі та договір, що підтверджує ваше право нею користуватися. Див. чи потрібна юридична адреса компанії в Польщі.
• Коди PKD — польська класифікація видів діяльності. Оберіть справжній основний вид діяльності; невдало обраний основний код може згодом вплинути на ліцензування та статистику.
• Статутний капітал і його поділ — мінімум 5000 PLN, мінімальна номінальна вартість однієї частки — 50 PLN, і точно хто скільки часток тримає.
• Правління — хто до нього входить і як компанія представляється (спільно чи одноосібно).

Коли документи потребують присяжного перекладу?

Будь-який документ мовою, іншою за польську, який має використовуватися в польському суді, у нотаріуса чи в державному органі, повинен перекласти присяжний перекладач (tłumacz przysięgły) — перекладач, внесений до списку Міністерства юстиції. Звичайний переклад від агенції, хоч би яким точним він був, тут не має юридичної сили.

Що варто знати до того, як просити цінову пропозицію:

• Одиниця розрахунку — не сторінка А4. Це 1125 знаків із пробілами, тож щільний односторінковий корпоративний витяг може порахуватися як дві-три одиниці.
• Типові ставки — 35–60 PLN за одиницю, зазвичай без 23% VAT.
• Юридичний статус документу надають засвідчувальний напис і печатка перекладача — саме тому присяжний перекладач має бачити оригінал або засвідчену копію.

Meyis виконує присяжні та засвідчені переклади паралельно з реєстрацією компанії — саме тому, що ці два процеси так часто блокують один одного.

Що таке апостиль і чи потрібен він вам?

Апостиль — це міжнародне посвідчення, яке підтверджує автентичність офіційного документа для використання за кордоном і видається згідно з Гаазькою конвенцією 1961 року, — і так, іноземні офіційні документи, які використовуються при реєстрації польської компанії, зазвичай його потребують. Він замінює давніший і повільніший ланцюжок консульської легалізації.

Польща і Туреччина обидві є сторонами Гаазької конвенції про апостиль, тож турецький офіційний документ — витяг із торгового реєстру, нотаріальна довіреність — потребує апостиля від компетентного турецького органу, а не повної консульської легалізації. Те саме стосується Польщі та переважної більшості країн, з яких може походити засновник. Для невеликої кількості держав поза конвенцією консульська легалізація досі обов’язкова і триває помітно довше.

Послідовність має значення, і саме тут люди помиляються: отримати документ → проставити апостиль → і лише тоді зробити присяжний переклад усього разом. Спершу перекласти, а потім апостилювати — означає платити за переклад двічі.

Які додаткові документи потрібні іноземній компанії-учаснику?

Коли учасником є компанія, а не людина, Польща хоче бачити, що це за компанія і хто має право діяти від її імені. Готуйте:

• Актуальний витяг із торгового реєстру країни походження — саме свіжий, бо реєстри та суди вважають застарілі витяги ненадійними.
• Установчі документи (статут або еквівалент).
• Підтвердження того, хто уповноважений представляти компанію та підписати польські документи.
• Рішення про схвалення участі в новій польській компанії, якщо цього вимагають правила або статут країни походження.

Кожен із них проходить описаний вище конвеєр «апостиль → присяжний переклад». Саме тому заснування через материнську компанію зазвичай додає тижні, а не дні, і саме тому паперову роботу треба починати раніше за все інше. Один структурний момент, який варто знати наперед: sp. z o.o. з єдиним учасником не може бути єдиним засновником іншої sp. z o.o. — це антипірамідне правило Кодексу господарських товариств, яке час від часу змушує перебудовувати структуру в найгірший момент.

Чи може хтось інший підписати документи за вас?

Так — за довіреністю, але сама довіреність стає ще одним документом, який потребує нотаріального посвідчення, апостиля і присяжного перекладу. Для цілей внесення капіталу та створення компанії польська практика очікує, що підпис на довіреності, виданій за кордоном, буде нотаріально засвідчений, потім апостильований у країні видачі, а потім присяжно перекладений польською.

На практиці для засновника, якого не буде в Польщі, є два шляхи:

• Підписати дистанційно самому за допомогою кваліфікованого електронного підпису (~250–350 PLN/рік), який визнається в усьому ЄС. Зазвичай це дешевше і швидше, і це повністю знімає ланцюжок із довіреністю.
• Видати довіреність представнику в Польщі — розумно, коли ви хочете, щоб місцевий радник вів усе подання, або коли засновник не може отримати електронний підпис.

Які документи потрібні після реєстрації компанії?

Після реєстрації з’являється другий, коротший перелік документів із реальними строками — і штрафи тут суворіші за все, що є на етапі створення. Щойно вам присвоєно номер KRS:

Подання	Що це	Строк
CRBR	Запис до реєстру бенефіціарних власників	14 робочих днів від внесення до KRS
PCC-3	Податок 0,5% зі статутного капіталу (~23 PLN із 5000 PLN)	14 днів
NIP-8	Додаткові дані: банківський рахунок, кількість працівників	21 день (7, якщо наймаєте)
VAT-R	Реєстрація платником VAT, якщо потрібна	До першого оподатковуваного продажу

Подання CRBR іноземні засновники пропускають найчастіше, і його пропустити найдорожче: штраф за неподання або несвоєчасне оновлення сягає 1 000 000 PLN, а сама заява подається під кримінальну відповідальність за неправдиві відомості. Це коротка онлайн-форма — але її має підписати правління, і зробити це вчасно. Чи стосується вас VAT-R взагалі — розповідаємо в нашому посібнику з реєстрації платником VAT, а регулярні обов’язки, які настають далі, розкладені в податковому календарі на перший рік.

Скільки часу займає збір усіх документів?

Засновник-фізособа з паспортом і електронним підписом може бути готовим до подання за кілька днів; для структури з іноземною компанією-учасником варто закласти три-шість тижнів лише на документи. Повільні пункти завжди ті самі три: отримання апостиля в країні походження, присяжний переклад корпоративних документів і — з січня 2026 року — особиста подача заяви на PESEL для члена правління з країни поза ЄС.

Усе інше йде паралельно і швидко. Тому практична порада така: починайте з апостиля і PESEL, а подання в Польщі вважайте останнім кроком, а не першим. Наш розклад витрат показує, скільки кожен із цих кроків додає у грошах.

Хто допоможе зібрати всі документи?

Meyis — це турецькомовне бухгалтерське бюро у Варшаві, Польща — biuro rachunkowe, яке реєструє компанії з іноземним капіталом, робить присяжні переклади власними силами й подає CRBR і NIP-8, що йдуть далі, — щоб нічого не зірвалося в проміжку між «зареєстровано» і «працює».

Запитайте нас, що потрібно саме вашій структурі або напишіть нам у WhatsApp за номером +48 692 413 475. Розкажіть, хто учасники та в якій вони країні, і ми надішлемо вам точний перелік документів для вашого випадку — а не загальний.

Офіційні джерела: портал для підприємців biznes.gov.pl, портал судових реєстрів prs.ms.gov.pl, система S24 на ekrs.ms.gov.pl і податковий портал podatki.gov.pl. Вимоги до документів залежать від структури засновників і країни походження — перевірте свій випадок до подання.