Что на самом деле определяет цену бухгалтерии в Польше

Любое польское бухгалтерское бюро назовёт вам месячную стоимость, и почти никто не объяснит, что на неё влияет. Из-за этого сравнить два предложения практически невозможно — и это не выгодно никому, включая сами бюро, потому что дешёвое на вид предложение обычно превращается в череду доплат, а клиент чувствует себя обманутым.

Единой цены на бухгалтерию в Польше нет по той же причине, по какой нет единой цены на здание. Зато есть короткий список того, что определяет объём работы. Если вы знаете свои цифры по этому списку, любое бюро назовёт реальную сумму вместо догадки, а вы сможете честно сравнить два предложения.

Что на самом деле определяет цену

Объём документов. Самый важный фактор с большим отрывом и тот, который клиенты чаще всего оценивают неверно. Посчитайте настоящий месяц: счета на продажу, счета на покупку, банковские операции, кассовые документы. Не удачный месяц и не пустой — обычный.

Статус НДС. Компания, зарегистрированная как плательщик НДС, ежемесячно подаёт структурированный файл JPK_V7, а это требует классифицировать каждый документ не только для учёта, но и для НДС. Это существенно другая работа, чем бухгалтерия компании вне системы НДС.

Полные книги или упрощённые. Общество ведёт полные бухгалтерские книги. ИП может вести упрощённую книгу доходов и расходов или учёт для ryczałt, а это доля той же работы. Обычно это самая большая одиночная ступень в цене между двумя бизнесами похожего размера.

Численность на зарплате. Почти всегда считается отдельно и на человека, потому что каждый работник приносит свои договоры, отсутствия, отчёты и годовые формы.

Зарубежные операции. Поставки и приобретения внутри ЕС, импорт, обратное начисление, иностранная валюта и возникающие курсовые разницы. У компании, покупающей подписки на ПО за рубежом, НДС сложнее, чем следует из её размера.

Склад и основные средства. Движения запасов и реестр амортизации — это постоянная работа, а не разовая настройка.

То, как приходят ваши документы. Фактор, который клиент может изменить легче всего и о котором думает реже всего. Документы, поступающие непрерывно, читаемые, с пояснениями к нестандартным позициям, обходятся в обработке дешевле, чем те же документы, доставленные одной пачкой 18-го числа без всякого контекста. Часть бюро оценивает эту разницу прямо; чувствуют её все.

Как устроены предложения и почему их трудно сравнивать

Вы увидите три формы:

• За документ, иногда с минимумом. Прозрачно, масштабируется вместе с вами и меняется от месяца к месяцу.
• Фиксированная месячная плата в пределах диапазона по числу документов. Предсказуемо, пока вы не перерастёте диапазон — спросите, что тогда.
• Пакет, объединяющий бухгалтерию, кадры и часть консультаций. Просто, но сопоставимо только с другим пакетом того же содержания.

Два бюро могут назвать цифры, которые выглядят далёкими, а означают одно и то же, — или цифры, выглядящие одинаково, но означающие разное. Перед сравнением установите по каждому: какие действия входят в цену, сколько стоит корректировка, оплачивается ли вопрос в середине месяца и кто отвечает, если напишет налоговая.

Что почти никогда не входит

Спрашивайте прямо, потому что это обычные источники неожиданного счёта:

• Регистрация компании и заявления об изменениях в KRS — разовая работа.
• Представительство перед налоговой — проверка по НДС, запрос, контроль.
• Годовая финансовая отчётность, которую иногда выставляют отдельно от месячной платы.
• Корректировки периодов, которые вело предыдущее бюро.
• Консультации — выбор формы налогообложения, структурирование сделки, документация по трансфертному ценообразованию.

Ни за что из этого брать плату не является необоснованным. Необоснованно только узнать об этом постфактум.

Сравнение со штатным бухгалтером — то, которое можно посчитать точно

Если вы взвешиваете бюро против найма, штатную сторону можно вычислить, и стоит сделать это как следует. Взносы работодателя добавляют 20,48% сверх зарплаты брутто при базовой ставке страхования от несчастных случаев — то есть бухгалтер с зарплатой 8 000 zł брутто обходится примерно в 9 640 zł в месяц до программного обеспечения, обучения и подмены на время отпуска и болезни.

Именно эта цифра, а не зарплата, принадлежит другой стороне сравнения. Калькулятор затрат работодателя посчитает её для любой зарплаты.

Как получить предложение, на которое можно опереться

Отправьте любому бюро три вещи — и вместо вилки получите реальную цифру:

1. Количество документов за один обычный месяц с разбивкой по видам.
2. Ваш статус по НДС и то, ведёте ли вы полные книги или упрощённые.
3. Численность персонала и наличие зарубежных операций или склада.

Если бюро называет твёрдую цену, не спросив об этом, цена предварительная — независимо от того, говорит оно об этом или нет.

Мы работаем с польскими компаниями с иностранным капиталом на семи языках. Пришлите документы за один месяц, и мы скажем, что видим: каков объём на самом деле, где трение и что нужно, чтобы вести это как следует.