Co naprawdę decyduje o cenie księgowości w Polsce

Każde polskie biuro rachunkowe poda Ci miesięczną stawkę i prawie żadne nie wyjaśni, co nią porusza. To sprawia, że porównanie dwóch ofert jest niemal niemożliwe — a nie służy to nikomu, także biurom, bo tanio wyglądająca oferta zwykle zamienia się w serię dopłat, a klient czuje się wprowadzony w błąd.

Nie ma jednej ceny księgowości w Polsce z tego samego powodu, dla którego nie ma jednej ceny budynku. Jest natomiast krótka lista rzeczy, które napędzają pracę. Jeśli znasz swoje liczby z tej listy, każde biuro poda Ci realną kwotę zamiast zgadywanki, a Ty uczciwie porównasz dwie oferty.

Co naprawdę wpływa na cenę

Liczba dokumentów. Zdecydowanie najważniejszy czynnik i ten, który klienci najczęściej źle szacują. Policz prawdziwy miesiąc: faktury sprzedaży, faktury zakupu, operacje bankowe, dokumenty kasowe. Nie dobry miesiąc ani nie martwy — normalny.

Status VAT. Firma zarejestrowana do VAT składa co miesiąc ustrukturyzowany plik JPK_V7, co wymaga zaklasyfikowania każdego dokumentu nie tylko księgowo, ale i pod kątem VAT. To istotnie inna praca niż księgowość firmy poza systemem VAT.

Pełne księgi czy uproszczone. Spółka prowadzi pełne księgi rachunkowe. Jednoosobowa działalność może prowadzić KPiR albo ewidencję ryczałtową, co jest ułamkiem tej pracy. To zwykle największy pojedynczy próg cenowy między dwiema firmami podobnej wielkości.

Liczba osób na liście płac. Prawie zawsze wyceniana osobno i od osoby, bo każdy pracownik niesie własne umowy, nieobecności, deklaracje i formularze roczne.

Transakcje zagraniczne. WDT i WNT, import, odwrotne obciążenie, waluty obce i wynikające z nich różnice kursowe. Firma kupująca subskrypcje oprogramowania z zagranicy ma bardziej złożony VAT, niż sugeruje jej wielkość.

Magazyn i środki trwałe. Ruchy magazynowe i ewidencja amortyzacji to praca ciągła, a nie jednorazowa konfiguracja.

Sposób, w jaki docierają Twoje dokumenty. To czynnik, który klient może najłatwiej zmienić i o którym myśli najrzadziej. Dokumenty przychodzące na bieżąco, czytelne, z wyjaśnionymi nietypowymi pozycjami, kosztują mniej w obsłudze niż te same dokumenty dostarczone jedną paczką 18-go bez żadnego kontekstu. Część biur wycenia tę różnicę wprost; odczuwają ją wszystkie.

Jak zbudowane są oferty i dlaczego trudno je porównać

Zobaczysz trzy kształty:

• Za dokument, czasem z minimum. Przejrzyste, skaluje się razem z Tobą i zmienne z miesiąca na miesiąc.
• Stała opłata miesięczna w ramach przedziału liczby dokumentów. Przewidywalna, dopóki nie wyrośniesz z przedziału — zapytaj, co się wtedy dzieje.
• Pakiet łączący księgowość, kadry i trochę doradztwa. Prosty, ale porównywalny wyłącznie z innym pakietem o tej samej zawartości.

Dwa biura mogą podać kwoty, które wyglądają na odległe, a znaczą to samo — albo kwoty wyglądające identycznie, które nie znaczą. Przed porównaniem ustal dla każdej: jakie czynności są w cenie, ile kosztuje korekta, czy pytanie w środku miesiąca jest płatne i kto odpowiada, gdy napisze urząd skarbowy.

Co prawie nigdy nie jest w cenie

Pytaj wprost, bo to typowe źródła nieoczekiwanej faktury:

• Zakładanie spółki i zgłoszenia zmian do KRS — praca jednorazowa.
• Reprezentacja przed urzędem skarbowym — czynności sprawdzające, wezwanie, kontrola.
• Roczne sprawozdanie finansowe, czasem rozliczane odrębnie od stawki miesięcznej.
• Korekty okresów prowadzonych przez poprzednie biuro.
• Doradztwo — wybór formy opodatkowania, ustrukturyzowanie transakcji, dokumentacja cen transferowych.

Żadna z tych pozycji nie jest nieuzasadniona jako płatna. Nieuzasadnione jest tylko odkrywanie jej po fakcie.

Porównanie z księgową na etacie, czyli to, które możesz policzyć dokładnie

Jeśli ważysz biuro przeciwko zatrudnieniu, stronę etatową da się policzyć i warto to zrobić rzetelnie. Składki pracodawcy dokładają 20,48% ponad wynagrodzenie brutto przy domyślnej stawce wypadkowej — więc księgowa z pensją 8 000 zł brutto kosztuje około 9 640 zł miesięcznie, zanim doliczysz oprogramowanie, szkolenia i zastępstwo na czas urlopu i choroby.

To ta kwota, a nie pensja, należy do drugiej strony porównania. Kalkulator kosztów pracodawcy wyliczy ją dla dowolnego wynagrodzenia.

Jak dostać ofertę, na której można polegać

Wyślij dowolnemu biuru trzy rzeczy, a zamiast widełek dostaniesz realną liczbę:

1. Liczbę dokumentów z jednego normalnego miesiąca, w rozbiciu na rodzaje.
2. Status VAT oraz to, czy prowadzisz pełne księgi, czy uproszczone.
3. Liczbę zatrudnionych oraz informację, czy masz transakcje zagraniczne albo magazyn.

Jeśli biuro podaje twardą cenę bez pytania o te rzeczy, cena jest wstępna, niezależnie od tego, czy tak to nazwie.

Pracujemy z polskimi spółkami z kapitałem zagranicznym w siedmiu językach. Prześlij dokumenty z jednego miesiąca, a powiemy Ci, co widzimy — jaki naprawdę jest wolumen, gdzie jest tarcie i czego wymaga poprowadzenie tego porządnie.