Що насправді робить варшавська бухгалтерія для компанії з іноземним капіталом
Знайти бухгалтерську фірму у Варшаві легко. Складніше зрозуміти, що саме ви купуєте — бо на сайті кожної фірми стоять ті самі чотири слова: бухгалтерія, кадри, податки, консультації. І жодне з них не каже, що реально відбувається у звичайному місяці.
Отже, звичайний місяць — по порядку.
Що відбувається з 1-го до 25-го
Ви передаєте документи. Рахунки на продаж, рахунки на купівлю, банківські виписки, усе нетипове. Більшість клієнтів надсилає документи поступово, а не однією пачкою: так закриття місяця йде швидше, а запитань менше.
Ми проводимо і класифікуємо. Цю частину клієнти вважають усією роботою. Це приблизно третина. Суть не в тому, щоб перенести суми, а в рішенні, чим є кожен документ: чи належить витрата до податкових, чи ПДВ підлягає відрахуванню, чи це не основний засіб, який треба амортизувати.
Ми звіряємо. Банк з обліком, дебіторку з продажами, кредиторку із закупівлями. Тут з’являються помилки — задвоєний рахунок, платіж, віднесений не до того документа, відсутня сторінка виписки.
Ми запитуємо про те, що не сходиться. Добрий місяць — два-три запитання. Поганий — двадцять, і майже завжди тому, що документи прийшли без пояснень.
Ми подаємо звітність і кажемо, скільки платити. JPK_V7 і ПДВ — до 25-го, аванси з податку на доходи та ZUS — до 20-го. Суми й номери рахунків ви маєте отримувати завчасно, а не в день терміну.
Що відбувається раз на рік
Фінансова звітність складається протягом трьох місяців після звітної дати, затверджується учасниками протягом шести, подається до репозиторію KRS протягом п’ятнадцяти днів від дати затвердження. Плюс CIT-8. Для компанії з календарним роком це щільний період із січня до червня, і він значно легший, якщо місячні закриття були чистими.
Що зазвичай не входить в абонемент
Варто знати, де зазвичай проходить межа, бо названа місячна ціна рідко покриває все:
- Кадри і зарплата — окрема дисципліна зі своїми термінами, оплачується зазвичай за особу.
- Реєстрація компанії та зміни в KRS — разові роботи.
- Представництво перед податковою — відповідь на запит, перевірка, контроль — не є поточною бухгалтерією.
- Консультації — вибір форми оподаткування, структурування угоди, рішення про ранню реєстрацію на ПДВ. Добра консультація варта окремих грошей.
Про що справді варто запитати варшавську бухгалтерію
Хто вестиме мій облік і чи зможу я з ним говорити? У невеликій фірмі ви спілкуєтеся з тим, хто працює з вашими документами. У великій — з менеджером, який передає запитання далі. Ні те, ні інше не погано; важливо розуміти, що саме ви купуєте.
Якою мовою ми працюватимемо? Не лише на зустрічах — а й у запитаннях, що приходять всередині місяця про конкретний рахунок. Фірма, яка говорить вашою мовою у продажах і польською в усьому іншому, проблеми не розв’язала.
Як я передаю документи і як бачу, що зроблено? Клієнтські кабінети бувають чудовими і бувають поштовою скринькою. Попросіть показати до підписання договору.
Хто відповідає і чи застрахований? Бухгалтерські фірми в Польщі зобов’язані мати страхування цивільної відповідальності за бухгалтерські послуги. Попросіть поліс.
Що буде, якщо я піду? Відповідь має бути негайною і конкретною: облік ваш, а формат передавання варто узгодити до того, як він знадобиться.
Що потрібно компанії з іноземним власником, а польській — ні
Три речі, незмінно:
Член правління, який може підписати електронно. Звітність подається електронно. Потрібен підпис, визнаний у Польщі, — кваліфікований сертифікат за eIDAS або Profil Zaufany. Це виявляється з прикрою регулярністю в останній тиждень червня.
Реальний зміст внутрішньогрупових операцій. Плата за управління, ліцензії та позики від материнської компанії потребують договорів, а не лише рахунків, а вище порогів — ще й документації з трансфертного ціноутворення.
Той, хто дасть польську відповідь, а не перекладену. Найдорожчі помилки, які ми бачимо, виникають із застосування домашнього припущення до польської норми, лише зовні схожої.
Де ми і з ким працюємо
Ми — варшавська бухгалтерська фірма, що працює з іноземними засновниками та компаніями з іноземним капіталом: польською, англійською, турецькою, російською, українською, арабською та румунською. Більшість наших клієнтів раніше не мали польської компанії, а чимало жодного разу не були в Польщі.
Якщо хочете порівняти те, за що платите зараз, із тим, що маєте отримувати, — надішліть документи за один місяць, і ми прямо скажемо, що бачимо.
Часті запитання
- Що робить бухгалтерська фірма у Варшаві за місяць?
- Проводить і класифікує рахунки на продаж і купівлю, звіряє облік із банківськими виписками, з'ясовує все, що не сходиться, потім подає JPK_V7 і повідомляє суми до сплати. ПДВ — до 25-го числа, аванси з податку на доходи та ZUS — до 20-го. Суть роботи в класифікації, а не у введенні даних.
- Чи входять кадри і зарплата в бухгалтерський абонемент?
- Зазвичай ні. Розрахунок зарплати — окрема дисципліна зі своїми термінами, оплачується, як правило, за особу, окрім бухгалтерського абонемента. Те саме стосується реєстрації компанії, змін у KRS, представництва перед податковою та консультацій. Перш ніж порівнювати дві ціни, запитайте, що саме в них входить.
- Чи відповідає бухгалтерська фірма за помилки?
- Фірми, що надають бухгалтерські послуги, зобов'язані мати страхування цивільної відповідальності за цією діяльністю, і попросити поліс перед підписанням договору цілком доречно. Фірма, яка при цьому вагається, цим дещо повідомляє.
- Чи можна працювати з польською бухгалтерією українською?
- Деякі це пропонують, але уточніть охоплення. Зустрічі однією мовою і поточне листування польською — поширене й непрацездатне поєднання, бо важливі запитання приходять як повідомлення про один конкретний рахунок. Запитуйте про мову щоденного листування, а не лише зустрічей.
- Що додатково потрібно компанії з іноземним власником?
- Три речі понад звичайну бухгалтерію: член правління з електронним підписом, визнаним у Польщі, інакше звітність просто неможливо подати; справжні договори за внутрішньогруповими розрахунками та документація з трансфертного ціноутворення вище порогів; і консультант, який дає польську відповідь, а не переклад припущення з вашої країни.