Co naprawdę robi warszawskie biuro rachunkowe dla spółki z kapitałem zagranicznym

Znaleźć biuro rachunkowe w Warszawie jest łatwo. Trudniej ustalić, co się właściwie kupuje — bo na stronie każdego biura stoją te same cztery słowa: księgowość, kadry, podatki, doradztwo. I żadne z nich nie mówi, co realnie dzieje się w zwykłym miesiącu.

Więc po kolei: zwykły miesiąc.

Co się dzieje między 1. a 25.

Przekazujecie dokumenty. Faktury sprzedaży, faktury zakupu, wyciągi bankowe, wszystko nietypowe. Większość klientów przesyła na bieżąco, a nie jedną paczką — to skraca zamknięcie miesiąca i zmniejsza liczbę pytań.

Księgujemy i klasyfikujemy. To ta część, którą klienci biorą za całą pracę. To mniej więcej jedna trzecia. Praca nie polega na przepisywaniu kwot, tylko na decyzji, czym jest każdy dokument: czy koszt jest podatkowy, czy VAT podlega odliczeniu, czy to przypadkiem nie środek trwały, który trzeba amortyzować.

Uzgadniamy. Bank z księgami, należności ze sprzedażą, zobowiązania z zakupami. Tu wychodzą błędy — zdublowana faktura, płatność podpięta pod niewłaściwy dokument, brakująca strona wyciągu.

Pytamy o to, co się nie zgadza. Dobry miesiąc to dwa–trzy pytania. Zły to dwadzieścia i prawie zawsze dlatego, że dokumenty przyszły bez opisu.

Wysyłamy deklaracje i mówimy, ile zapłacić. JPK_V7 i VAT do 25., zaliczki na podatek dochodowy i ZUS do 20. Kwoty i numery rachunków powinniście dostać z zapasem, a nie w dniu terminu.

Co się dzieje raz w roku

Sprawozdanie finansowe sporządzone w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, zatwierdzone przez wspólników w ciągu sześciu, złożone do repozytorium KRS w ciągu piętnastu dni od zatwierdzenia. Do tego CIT-8. Dla spółki z rokiem kalendarzowym to skumulowany okres od stycznia do czerwca — i jest on znacznie łatwiejszy, jeśli miesięczne zamknięcia były czyste.

Co zwykle nie mieści się w abonamencie

Warto wiedzieć, gdzie zwykle przebiega granica, bo podana cena miesięczna rzadko obejmuje wszystko:

• Kadry i płace to osobna dziedzina z własnymi terminami, wyceniana zwykle od osoby.
• Zakładanie spółki i zmiany w KRS to prace jednorazowe.
• Reprezentacja przed urzędem — odpowiedź na wezwanie, czynności sprawdzające, kontrola — nie jest bieżącą księgowością.
• Doradztwo — wybór formy opodatkowania, ułożenie transakcji, decyzja o wcześniejszej rejestracji do VAT — to porada. Dobra porada jest warta osobnej ceny, a nie darmowej i pobieżnej.

O co naprawdę warto zapytać warszawskie biuro

Kto poprowadzi moje księgi i czy będę mieć z tą osobą kontakt? W małym biurze rozmawiacie z osobą, która pracuje na Waszych dokumentach. W dużym — z opiekunem, który przekazuje pytania dalej. Żaden model nie jest zły; warto wiedzieć, który kupujecie.

W jakim języku będziemy pracować? Nie tylko na spotkaniach — także w pytaniach, które przychodzą w połowie miesiąca o konkretną fakturę. Biuro, które mówi w Waszym języku w sprzedaży, a po polsku we wszystkim innym, nie rozwiązało problemu.

Jak przekazuję dokumenty i jak widzę, co zostało zrobione? Panele klienta bywają znakomite i bywają skrzynką mailową. Poproście o pokaz przed podpisaniem umowy.

Kto odpowiada i czy jest ubezpieczony? Biura rachunkowe mają obowiązkowe ubezpieczenie OC za usługi księgowe. Poproście o polisę.

Co się stanie, jeśli odejdę? Odpowiedź powinna być natychmiastowa i konkretna: księgi są Wasze, a format przekazania warto ustalić, zanim będzie potrzebny.

Czego potrzebuje firma z zagranicznym właścicielem, a polska nie

Trzech rzeczy, niezmiennie:

Członka zarządu, który może podpisać elektronicznie. Sprawozdania składa się elektronicznie. Potrzebny jest podpis kwalifikowany uznawany w ramach eIDAS albo Profil Zaufany. To odkrycie regularnie zapada w ostatnim tygodniu czerwca.

Realnej treści transakcji wewnątrzgrupowych. Opłaty za zarządzanie, licencje i pożyczki od spółki matki wymagają umów, nie tylko faktur, a powyżej progów — dokumentacji cen transferowych.

Kogoś, kto poda polską odpowiedź, a nie przetłumaczoną. Najdroższe błędy, jakie widujemy, biorą się z zastosowania założenia z kraju macierzystego do polskiego przepisu, który tylko wygląda podobnie.

Gdzie jesteśmy i z kim pracujemy

Jesteśmy warszawskim biurem rachunkowym, które pracuje z zagranicznymi założycielami i spółkami z kapitałem zagranicznym — po polsku, angielsku, turecku, rosyjsku, ukraińsku, arabsku i rumuńsku. Większość naszych klientów nie miała wcześniej polskiej spółki, a spora część nigdy nie była w Polsce.

Jeśli chcecie porównać to, za co płacicie dziś, z tym, co powinniście dostawać — prześlijcie dokumenty z jednego miesiąca, a powiemy wprost, co widzimy.