Varşova'da bir muhasebe ofisi yabancı sermayeli şirket için gerçekte ne yapar

Varşova’da bir muhasebe ofisi bulmak kolay. Asıl zor olan, ne satın aldığınızı anlamak — çünkü hemen her ofisin sitesinde aynı dört kelime yazıyor: muhasebe, bordro, vergi, danışmanlık. Ve hiçbiri sıradan bir ayda gerçekte ne olduğunu anlatmıyor.

O hâlde sıradan bir ay, sırasıyla.

Ayın 1’i ile 25’i arasında olanlar

Siz belgeleri gönderirsiniz. Satış faturaları, alış faturaları, banka ekstreleri, alışılmadık her şey. Müşterilerin çoğu tek seferde değil, akışına göre gönderir; bu, ay kapanışını hızlandırır ve soruları azaltır.

Biz kaydeder ve sınıflandırırız. Müşterilerin işin tamamı sandığı kısım budur. Aslında yaklaşık üçte biridir. İş, tutarları yazmakta değil, her belgenin ne olduğuna karar vermektedir: gider vergisel olarak indirilebilir mi, KDV indirim konusu yapılabilir mi, yoksa amortismana tabi bir duran varlık mı.

Mutabakat yaparız. Bankayı defterle, alacakları satışla, borçları alışla. Hatalar burada ortaya çıkar — mükerrer fatura, yanlış belgeye eşleşmiş ödeme, eksik ekstre sayfası.

Uymayanı size sorarız. İyi bir ay iki üç sorudur. Kötü bir ay yirmi sorudur ve neredeyse her zaman belgeler açıklamasız geldiği içindir.

Beyanı veririz ve ne ödeyeceğinizi söyleriz. JPK_V7 ve KDV ayın 25’i, gelir vergisi avansları ve ZUS ayın 20’si. Tutarları ve hesap numaralarını son gün değil, rahat edecek kadar önce almalısınız.

Yılda bir kez olanlar

Finansal tablolar bilanço tarihinden itibaren üç ay içinde hazırlanır, ortaklarca altı ay içinde onaylanır, onaydan itibaren on beş gün içinde KRS deposuna sunulur. Yanına CIT-8 eklenir. Takvim yılını kullanan bir şirket için bu, ocaktan hazirana kadar yoğun bir dönemdir ve aylık kapanışlar temizse belirgin biçimde kolaylaşır.

Aylık ücrete genelde dâhil olmayanlar

Sınırın nerede çizildiğini bilmek işe yarar, çünkü telaffuz edilen aylık ücret nadiren her şeyi kapsar:

• Bordro ve özlük, kendi takvimi olan ayrı bir alandır; genellikle kişi başına fiyatlanır.
• Şirket kuruluşu ve KRS değişiklikleri tek seferlik işlerdir.
• Vergi dairesi nezdinde temsil — bir yazıya cevap, inceleme, denetim — rutin muhasebe değildir.
• Danışmanlık — vergi usulünün seçimi, bir işlemin kurgulanması, erken KDV kaydı kararı — tavsiyedir. İyi tavsiye ayrı bir bedeli hak eder.

Bir Varşova muhasebe ofisine gerçekten sorulması gerekenler

Defterlerimi kim tutacak ve onunla konuşabilecek miyim? Küçük bir ofiste belgelerinizle çalışan kişiyle muhatap olursunuz. Büyük bir ofiste soruları ileten bir müşteri temsilcisiyle. İkisi de yanlış değil; hangisini satın aldığınızı bilmek önemli.

Hangi dilde çalışacağız? Yalnızca toplantılarda değil — ayın ortasında tek bir faturayla ilgili gelen sorularda da. Satışta sizin dilinizi, geri kalan her şeyde Lehçe konuşan bir ofis sorunu çözmüş olmaz.

Belgeleri nasıl iletirim, yapılanı nasıl görürüm? Müşteri panelleri mükemmelden paylaşılan bir e-posta kutusuna kadar değişir. Sözleşmeden önce görmeyi isteyin.

Kim sorumlu ve sigortası var mı? Polonya’da muhasebe hizmeti veren ofislerin bu faaliyet için zorunlu mesleki sorumluluk sigortası bulunur. Poliçeyi isteyin.

Ayrılırsam ne olur? Cevap anında ve somut olmalı: defterler sizindir ve devir formatı, ihtiyaç duyulmadan önce kararlaştırılmalıdır.

Yabancı sermayeli bir şirketin, Polonyalı bir şirketten farklı ihtiyaçları

Değişmez biçimde üç şey:

Elektronik imza atabilen bir yönetim kurulu üyesi. Finansal tablolar elektronik olarak sunulur. Polonya’nın tanıdığı bir imza gerekir — eIDAS kapsamında nitelikli sertifika ya da Profil Zaufany. Bu, sıkıcı bir düzenlilikle haziranın son haftasında fark edilir.

Grup içi işlemlerin gerçek dayanağı. Ana şirketten gelen yönetim ücretleri, lisans bedelleri ve krediler yalnızca fatura değil sözleşme ister; eşiklerin üzerinde ise transfer fiyatlandırması dokümantasyonu da.

Size Polonya cevabını verecek biri, tercüme edilmiş cevabı değil. Gördüğümüz en pahalı hatalar, kendi ülkenizdeki bir varsayımın yalnızca benzer görünen bir Polonya kuralına uygulanmasından doğar.

Neredeyiz ve kimlerle çalışıyoruz

Varşova’da, yabancı kurucular ve yabancı sermayeli şirketlerle çalışan bir muhasebe ofisiyiz: Lehçe, İngilizce, Türkçe, Rusça, Ukraynaca, Arapça ve Rumence. Müşterilerimizin çoğunun daha önce Polonya’da şirketi olmadı; azımsanmayacak bir kısmı ise hiç Polonya’ya gelmedi.

Bugün ne için ödediğinizle ne almanız gerektiğini karşılaştırmak isterseniz, bir aylık belge gönderin — ne gördüğümüzü açıkça söyleyelim.