Ce face de fapt un birou de contabilitate din Varșovia pentru o firmă cu capital străin
Găsirea unui birou de contabilitate în Varșovia este ușoară. Mai greu este să înțelegi ce cumperi, pentru că pe site-ul fiecărei firme stau aceleași patru cuvinte: contabilitate, salarizare, taxe, consultanță. Și niciunul nu spune ce se întâmplă efectiv într-o lună obișnuită.
Așadar, luna obișnuită, în ordine.
Ce se întâmplă între 1 și 25
Trimiteți documentele. Facturi de vânzare, facturi de achiziție, extrase bancare, orice este neobișnuit. Majoritatea clienților trimit pe măsură, nu într-un singur lot; astfel închiderea lunii este mai rapidă, iar întrebările mai puține.
Înregistrăm și clasificăm. Aceasta este partea pe care clienții o consideră întreaga muncă. Este cam o treime. Miza nu stă în transcrierea sumelor, ci în a decide ce este fiecare document: dacă un cost este deductibil, dacă TVA se poate deduce, dacă nu cumva este un mijloc fix care trebuie amortizat.
Reconciliem. Banca cu evidența, creanțele cu vânzările, datoriile cu achizițiile. Aici ies erorile — o factură dublată, o plată alocată documentului greșit, o pagină lipsă din extras.
Vă întrebăm despre ce nu se potrivește. O lună bună înseamnă două-trei întrebări. Una proastă înseamnă douăzeci, aproape întotdeauna pentru că documentele au venit fără context.
Depunem declarațiile și vă spunem cât aveți de plătit. JPK_V7 și TVA până pe 25, avansurile de impozit pe venit și ZUS până pe 20. Sumele și conturile ar trebui să ajungă la dumneavoastră din timp, nu în ziua termenului.
Ce se întâmplă o dată pe an
Situațiile financiare se întocmesc în trei luni de la data bilanțului, se aprobă de asociați în șase luni și se depun la registrul KRS în cincisprezece zile de la aprobare. Alături vine CIT-8. Pentru o firmă cu an calendaristic, este o perioadă densă din ianuarie până în iunie, considerabil mai ușoară dacă închiderile lunare au fost curate.
Ce nu intră de obicei în abonament
Merită știut unde se trage linia, pentru că un tarif lunar rareori acoperă totul:
- Salarizarea este o disciplină separată, cu termenele ei, tarifată de regulă pe angajat.
- Înființarea firmei și modificările la KRS sunt lucrări unice.
- Reprezentarea în fața fiscului — un răspuns la o solicitare, o verificare, un control — nu este contabilitate curentă.
- Consultanța — alegerea formei de impozitare, structurarea unei tranzacții, decizia de înregistrare timpurie în scopuri de TVA — este consiliere, iar consilierea bună merită plătită separat.
Ce merită întrebat cu adevărat un birou din Varșovia
Cine îmi va ține evidența și pot vorbi cu acea persoană? Într-un birou mic discutați cu cel care lucrează pe documentele dumneavoastră. Într-unul mare, cu un manager de cont care transmite întrebările mai departe. Niciuna nu e greșită; contează să știți ce cumpărați.
În ce limbă vom lucra? Nu doar la ședințe — și în întrebările care apar la mijlocul lunii despre o factură anume. O firmă care vorbește limba dumneavoastră la vânzare și poloneză în rest nu a rezolvat problema.
Cum trimit documentele și cum văd ce s-a făcut? Portalurile de client variază de la excelente la o căsuță de e-mail comună. Cereți să îl vedeți înainte de semnare.
Cine răspunde și este asigurat? Birourile care prestează servicii de contabilitate au asigurare obligatorie de răspundere civilă pentru această activitate. Cereți polița.
Ce se întâmplă dacă plec? Răspunsul trebuie să fie imediat și concret: evidențele sunt ale dumneavoastră, iar formatul predării se stabilește înainte de a fi nevoie de el.
De ce are nevoie o firmă cu capital străin și una poloneză nu
Trei lucruri, constant:
Un administrator care poate semna electronic. Situațiile financiare se depun electronic. Este nevoie de o semnătură recunoscută în Polonia — un certificat calificat sub eIDAS sau un Profil Zaufany. Se descoperă cu o regularitate obositoare în ultima săptămână din iunie.
Substanță reală în tranzacțiile intragrup. Comisioanele de management, redevențele și împrumuturile de la societatea-mamă au nevoie de contracte, nu doar de facturi, iar peste praguri și de dosarul prețurilor de transfer.
Cineva care vă dă răspunsul polonez, nu pe cel tradus. Cele mai scumpe greșeli pe care le vedem vin din aplicarea unei presupuneri din țara de origine la o normă poloneză care doar pare similară.
Unde suntem și cu cine lucrăm
Suntem un birou de contabilitate din Varșovia care lucrează cu fondatori străini și firme cu capital străin, în poloneză, engleză, turcă, rusă, ucraineană, arabă și română. Cei mai mulți dintre clienții noștri nu au mai avut o firmă poloneză, iar o bună parte nu au fost niciodată în Polonia.
Dacă vreți să comparați ce plătiți acum cu ce ar trebui să primiți, trimiteți documentele dintr-o lună și vă spunem direct ce vedem.
Întrebări frecvente
- Ce face lunar un birou de contabilitate din Varșovia?
- Înregistrează și clasifică facturile de vânzare și achiziție, reconciliază evidența cu extrasele bancare, lămurește ce nu se potrivește, apoi depune JPK_V7 și comunică sumele de plată. TVA are termen pe 25, avansurile de impozit și ZUS pe 20. Esența muncii este clasificarea — deductibil sau nu, TVA deductibilă sau nu, cheltuială sau mijloc fix — nu introducerea datelor.
- Salarizarea este inclusă în tariful de contabilitate?
- De obicei nu. Salarizarea este o disciplină separată, cu declarații și termene proprii, tarifată de regulă pe angajat, alături de contabilitate. La fel stau lucrurile cu înființarea firmei, modificările la KRS, reprezentarea în fața fiscului și consultanța. Întrebați ce acoperă tariful înainte de a compara două oferte.
- Birourile de contabilitate din Polonia sunt asigurate?
- Firmele care prestează servicii de contabilitate au obligația să dețină asigurare de răspundere civilă pentru această activitate. Este rezonabil să cereți polița înainte de a semna, iar un birou care ezită vă spune ceva prin asta.
- Pot lucra în română cu un birou de contabilitate polonez?
- Unele oferă acest lucru, dar verificați ce acoperă. Ședințe într-o limbă și corespondența curentă în poloneză este o combinație frecventă și nefuncțională, pentru că întrebările care contează vin ca un mesaj despre o factură anume. Întrebați ce limbă se folosește zilnic, nu doar la ședințe.
- De ce am nevoie în plus dacă firma are capital străin?
- Trei lucruri peste contabilitatea obișnuită: un administrator cu semnătură electronică recunoscută în Polonia, altfel situațiile financiare nici nu pot fi depuse; contracte reale în spatele oricăror decontări intragrup, cu dosarul prețurilor de transfer peste praguri; și un consultant care vă dă răspunsul polonez, nu traducerea presupunerii din țara de origine.