Что на самом деле делает варшавская бухгалтерия для компании с иностранным капиталом

Найти бухгалтерскую фирму в Варшаве легко. Труднее понять, что именно вы покупаете — потому что на сайте каждой фирмы стоят одни и те же четыре слова: бухгалтерия, кадры, налоги, консультации. И ни одно из них не говорит, что реально происходит в обычном месяце.

Итак, обычный месяц — по порядку.

Что происходит с 1-го по 25-е

Вы передаёте документы. Счета на продажу, счета на покупку, банковские выписки, всё нетипичное. Большинство клиентов присылает документы по мере поступления, а не одной пачкой: так закрытие месяца идёт быстрее, а вопросов меньше.

Мы проводим и классифицируем. Эту часть клиенты принимают за всю работу. Это примерно треть. Суть не в том, чтобы перенести суммы, а в решении, чем является каждый документ: относится ли расход к налоговым, подлежит ли НДС вычету, не основное ли это средство, которое нужно амортизировать.

Мы сверяем. Банк с учётом, дебиторку с продажами, кредиторку с закупками. Здесь всплывают ошибки — задвоенный счёт, платёж, отнесённый не к тому документу, недостающая страница выписки.

Мы спрашиваем о том, что не сходится. Хороший месяц — два-три вопроса. Плохой — двадцать, и почти всегда потому, что документы пришли без пояснений.

Мы подаём отчётность и говорим, сколько платить. JPK_V7 и НДС — до 25-го, авансы по подоходному налогу и ZUS — до 20-го. Суммы и номера счетов вы должны получать с запасом, а не в день срока.

Что происходит раз в год

Финансовая отчётность составляется в течение трёх месяцев после отчётной даты, утверждается участниками в течение шести, подаётся в репозиторий KRS в течение пятнадцати дней с даты утверждения. Плюс CIT-8. Для компании с календарным годом это плотный период с января по июнь, и он существенно легче, если месячные закрытия были чистыми.

Что обычно не входит в абонемент

Полезно знать, где обычно проходит граница, потому что названная месячная цена редко покрывает всё:

• Кадры и зарплата — отдельная дисциплина со своими сроками, обычно оплачивается за человека.
• Регистрация компании и изменения в KRS — разовые работы.
• Представительство перед налоговой — ответ на запрос, проверка, контроль — не является текущей бухгалтерией.
• Консультации — выбор формы налогообложения, структурирование сделки, решение о ранней регистрации на НДС. Хорошая консультация стоит отдельных денег, и лучше заплатить за неё, чем получить бесплатно и поверхностно.

О чём действительно стоит спросить варшавскую бухгалтерию

Кто будет вести мой учёт и смогу ли я с ним говорить? В небольшой фирме вы общаетесь с тем, кто работает с вашими документами. В крупной — с менеджером, который передаёт вопросы дальше. Ни то ни другое не плохо; важно понимать, что именно вы покупаете.

На каком языке мы будем работать? Не только на встречах — но и в вопросах, которые приходят в середине месяца про конкретный счёт. Фирма, которая говорит на вашем языке в продажах и по-польски во всём остальном, проблему не решила.

Как я передаю документы и как вижу, что сделано? Клиентские кабинеты бывают отличными и бывают почтовым ящиком. Попросите показать до подписания договора.

Кто отвечает и застрахован ли он? Бухгалтерские фирмы в Польше обязаны иметь страхование гражданской ответственности за бухгалтерские услуги. Попросите полис.

Что будет, если я уйду? Ответ должен быть немедленным и конкретным: учёт ваш, а формат передачи стоит согласовать до того, как он понадобится.

Что нужно компании с иностранным владельцем, а польской — нет

Три вещи, неизменно:

Член правления, который может подписать электронно. Отчётность подаётся электронно. Нужна подпись, признаваемая в Польше, — квалифицированный сертификат по eIDAS либо Profil Zaufany. Это обнаруживается с досадной регулярностью в последнюю неделю июня.

Реальное содержание внутригрупповых операций. Плата за управление, лицензии и займы от материнской компании требуют договоров, а не только счетов, а выше порогов — ещё и документации по трансфертному ценообразованию.

Тот, кто даст польский ответ, а не переведённый. Самые дорогие ошибки, которые мы видим, возникают из применения домашнего допущения к польской норме, лишь внешне похожей.

Где мы и с кем работаем

Мы — варшавская бухгалтерская фирма, работающая с иностранными основателями и компаниями с иностранным капиталом: по-польски, по-английски, по-турецки, по-русски, по-украински, по-арабски и по-румынски. Большинство наших клиентов раньше не имели польской компании, а многие ни разу не были в Польше.

Если хотите сравнить то, за что платите сейчас, с тем, что должны получать, — пришлите документы за один месяц, и мы прямо скажем, что видим.