Dlaczego wirtualne biuro nie wystarczy do licencji transportowej

Zagraniczni przewoźnicy zakładający działalność w Polsce popełniają zwykle ten sam błąd: rejestrują spółkę, kupują adres w wirtualnym biurze, składają wniosek o licencję — i dostają odmowę.

Powód to wymóg, o którym większość firm rejestrujących spółki nie wspomina: baza eksploatacyjna.

Co mówią przepisy

Rozporządzenie 1071/2009 stawia cztery warunki wykonywania zawodu przewoźnika drogowego:

1. Rzeczywista i stała siedziba w państwie członkowskim
2. Dobra reputacja
3. Zdolność finansowa
4. Kompetencje zawodowe

Zagraniczni przedsiębiorcy przewracają się prawie zawsze na pierwszym. Siedziba to nie adres do korespondencji.

Czym jest baza eksploatacyjna

Art. 4 pkt 21a ustawy o transporcie drogowym (obowiązuje od 1 marca 2022 r., sam wymóg bazy od 1 stycznia 2023 r.) definiuje bazę jako miejsce będące w dyspozycji przedsiębiorcy, przystosowane do prowadzenia działalności transportowej w sposób zorganizowany i ciągły, w skład którego wchodzi co najmniej jeden z elementów:

• miejsce postojowe dla pojazdów wykorzystywanych w transporcie drogowym
• miejsce załadunku, rozładunku lub łączenia ładunków
• miejsce konserwacji lub naprawy pojazdów

Sformułowanie „co najmniej jeden” bywa mylące. Wymóg miejsc postojowych jest uregulowany odrębnie i jest obowiązkowy.

Ile miejsc postojowych

Co najmniej jedna trzecia liczby zgłoszonych pojazdów:

• 1–2 pojazdy: 1 miejsce
• 3 pojazdy: 1 miejsce
• 6 pojazdów: 2 miejsca
• 15 pojazdów: 5 miejsc
• 30 pojazdów: 10 miejsc

Miejsca nie muszą znajdować się w jednej lokalizacji — miejsca z kilku baz na terenie RP sumują się.

Dlaczego wirtualne biuro nie wystarcza

Wirtualne biuro daje adres do korespondencji. To wystarczy do rejestracji spółki i do urzędu skarbowego, ale nie jest fizycznym miejscem przystosowanym do działalności transportowej. Przepisy jasno wykluczają biuro w mieszkaniu.

Najgorszy jest moment, w którym problem wychodzi na jaw: spółkę można zarejestrować, uzyskać wpis do KRS i numery podatkowe bez żadnych przeszkód. Odmowa przychodzi dopiero przy wniosku licencyjnym albo przy pierwszej kontroli.

Tytuł prawny do bazy

Pierwsze pytanie podczas kontroli dotyczy tytułu prawnego do nieruchomości. Akceptowane są:

• własność
• umowa najmu
• umowa dzierżawy
• umowa użyczenia

Umowa musi być zawarta na spółkę. Nieformalna zgoda na korzystanie z cudzego placu nie przejdzie kontroli.

Jak rozwiązać to z zagranicy

Dla przewoźnika z Niemiec, Belgii czy Holandii znalezienie odpowiedniego placu w Polsce, wynegocjowanie umowy po polsku i pewność, że lokalizacja przejdzie kontrolę, to zadanie trudne do wykonania zdalnie.

Meyis prowadzi cały proces:

• założenie sp. z o.o. i rejestracja w KRS
• adres siedziby spółki
• zorganizowanie zgodnej z przepisami bazy eksploatacyjnej poprzez nasze lokalizacje partnerskie — umowa zawierana bezpośrednio na Państwa spółkę
• wniosek o zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika i licencję wspólnotową
• udokumentowanie zdolności finansowej
• księgowość, ZUS i zatrudnianie kierowców

Bazy nie prowadzimy — organizujemy ją i doprowadzamy do umowy. Ta różnica ma znaczenie: tytuł prawny okazywany kontroli należy do Państwa spółki.

Zanim Państwo zaczną

Pierwsze pytanie nie powinno brzmieć „jak szybko zarejestrujemy spółkę”. Powinno brzmieć: kto zapewni bazę, gdzie i na podstawie jakiej umowy? Bez odpowiedzi na nie zarejestrowana spółka nie uzyska licencji.