PL
Umów spotkanie
Kadry i zatrudnienie w Polsce — Meyis Biuro Rachunkowe, Warszawa
Usługi

Kadry i zatrudnienie

Zatrudnianie w Polsce tworzy ciągły łańcuch obowiązków — od samej umowy o pracę po miesięczne deklaracje ZUS, zaliczki na podatek i rozliczenia roczne, każde z własnym terminem. Wybór właściwej formy umowy to pierwsza decyzja i przesądza o kosztach oraz dokumentacji, która za nią idzie.

Umów spotkanie Wszystkie usługi
Przegląd

Meyis doradza w zakresie prawa pracy i prowadzi obsługę administracyjną: naliczamy wynagrodzenia, przygotowujemy deklaracje ZUS i podatkowe oraz pomagamy utrzymać dokumentację pracowniczą w wymaganej formie i przez wymagany okres przechowywania. Przy zatrudnianiu cudzoziemców doradzamy w zakresie obowiązków, które spoczywają na pracodawcy.

Co obejmuje
  • Rodzaje umów i doradztwo
  • Naliczanie wynagrodzeń i deklaracje ZUS
  • Czas pracy, urlopy i uprawnienia ustawowe
  • Akta osobowe i okresy przechowywania
  • Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu cudzoziemców
  • Obowiązki BHP
Kadry i zatrudnienie — doradztwo i bieżące wsparcie z naszego biura w Warszawie
Szczegółowo

Co dokładnie obejmuje każdy element usługi

Rodzaje umów i doradztwo

Polskie prawo daje trzy główne formy i nie są one wymienne. Umowa o pracę daje najpełniejszą ochronę i niesie najwyższy koszt pracodawcy. Umowa zlecenia jest bardziej elastyczna, ale ma własne zasady oskładkowania. Umowa o dzieło ogranicza się do określonej pracy nastawionej na rezultat, a użyta tam, gdzie faktycznie jest to stałe zatrudnienie, może zostać przekwalifikowana ze składkami naliczonymi wstecz. Patrzymy na to, jak praca jest rzeczywiście wykonywana, i doradzamy formę, która do tego pasuje.

Naliczanie wynagrodzeń i deklaracje ZUS

Płace to nie jedno wyliczenie, tylko miesięczny łańcuch: brutto–netto, zaliczka na podatek, składki po stronie pracownika potrącone i składki po stronie pracodawcy doliczone, a potem deklaracje i płatność do ZUS w stałym terminie. Na początku kolejnego roku dochodzą roczne PIT-11. Prowadzimy pełny cykl, przygotowujemy i składamy deklaracje oraz pokazujemy pełny koszt pracodawcy, a nie samą kwotę netto, którą widzi pracownik.

Czas pracy, urlopy i uprawnienia ustawowe

Standardowy czas pracy to osiem godzin dziennie i przeciętnie czterdzieści godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym, z zasadami nadgodzin i odpoczynków wokół tego. Urlop wypoczynkowy wynosi dwadzieścia dni przy stażu poniżej dziesięciu lat i dwadzieścia sześć dni powyżej — przy czym do stażu wlicza się wykształcenie, co zaskakuje pracodawców przyzwyczajonych do innych systemów. Ustawiamy zasady poprawnie i prowadzimy ewidencję, która pokazuje, że były stosowane.

Akta osobowe i okresy przechowywania

Akta osobowe nie są dowolne. Dzielą się na części określone rozporządzeniem, każdy dokument należy do konkretnej części, a to pierwsza rzecz, o którą prosi inspektor pracy. Akta dla stosunków pracy nawiązanych po 1 stycznia 2019 r. przechowuje się dziesięć lat; dla wcześniejszych okresów obowiązek może sięgać pięćdziesięciu. Ustawiamy strukturę zgodnie z rozporządzeniem i doradzamy w zakresie warunków przejścia na archiwum elektroniczne.

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu cudzoziemców

Zatrudnienie osoby, która nie jest obywatelem Polski, oznacza wszystkie zwykłe obowiązki pracodawcy plus kilka szczególnych — przede wszystkim przechowywanie w aktach kopii dokumentu potwierdzającego prawo pracownika do pracy przez cały okres zatrudnienia i możliwość okazania go podczas kontroli. Warunki zatrudnienia powinny być też przekazane w języku zrozumiałym dla pracownika. Doradzamy, które obowiązki dotyczą Twojego przypadku, i prowadzimy stronę płacową.

Obowiązki BHP

Obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy zaczynają się przy pierwszym pracowniku, a nie przy jakimś późniejszym stanie zatrudnienia. Szkolenie wstępne i okresowe, ocena ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska oraz badania lekarskie przed dopuszczeniem do pracy to obowiązki pracodawcy, a to właśnie ich dokumentacja jest przedmiotem kontroli. Mówimy, które obowiązki dotyczą Twojego zakładu, i dbamy, żeby dokumenty istniały, zanim ktoś o nie zapyta.

Dla kogo

Firmy, dla których to prowadzimy

  • Firmy zatrudniające pierwszego pracownika

    Pierwsze zatrudnienie to moment, w którym firma staje się pracodawcą, a obowiązki przychodzą naraz: umowa, zgłoszenie do ZUS w ciągu kilku dni, badania lekarskie i szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy oraz akta osobowe ułożone zgodnie z rozporządzeniem. Nic z tego nie jest trudne raz i wszystko łatwo przeoczyć za pierwszym razem.

  • Pracodawcy z mieszanymi formami zatrudnienia

    Jeśli część osób jest na umowie o pracę, a część na zleceniu albo dziele, ryzykiem nie jest sama mieszanka, tylko niedopasowanie — umowa, której forma nie opisuje tego, jak praca faktycznie wygląda. Przekwalifikowanie przychodzi ze składkami naliczonymi wstecz, więc warto to przejrzeć, zanim zrobi to kontrola.

  • Firmy zatrudniające cudzoziemców

    Obowiązki po stronie pracodawcy to te, które spadają na Ciebie: dokument potwierdzający prawo do pracy przechowywany w aktach, warunki przekazane w języku zrozumiałym dla pracownika oraz te same obowiązki płacowe i ZUS-owskie co przy każdym innym pracowniku. Doradzamy, co ma zastosowanie, i prowadzimy miesięczny cykl.

  • Firmy rosnące powyżej kilku osób

    Gdzieś powyżej kilku pracowników nieformalne rozwiązania przestają się skalować: ewidencja czasu pracy, planowanie urlopów, szkolenia okresowe i przechowywanie akt wymagają systemu, a nie dobrej woli. Wprowadzenie systemu, zanim będzie potrzebny, jest znacznie tańsze niż odtwarzanie dokumentacji później.

Centrum Warszawy o złotej godzinie, widok w Aleje Jerozolimskie
Warszawa — tu zarejestrowana jest Twoja firma i prowadzone są jej księgi
Jak pracujemy

Jasna droga od pierwszej rozmowy do uporządkowanych ksiąg.

Cztery kroki od pierwszego „cześć” do ksiąg, o których nie musisz już myśleć — jasno, szybko i w Twoim języku.

Umów spotkanie
01

Rozmowa wstępna

Opowiedz o swojej firmie podczas bezpłatnej pierwszej rozmowy — w swoim języku.

02

Plan na miarę

Wskazujemy usługi, terminy i dokumenty, których naprawdę potrzebujesz.

03

Sprawne przejęcie

Przejmujemy dokumentację, księgowość, płace i deklaracje.

04

Jasne, bieżące raporty

Otrzymujesz regularne, zrozumiałe raporty — i doradcę, który odbiera telefon.

Pytania

Najczęściej zadawane pytania

Jaką umowę powinienem zawrzeć?

Wynika to z tego, jak praca jest faktycznie wykonywana, a nie z tego, co tańsze. Jeśli osoba pracuje w ustalonych godzinach, pod Twoim kierownictwem i w wyznaczonym miejscu, to jest stosunek pracy i właściwą formą jest umowa o pracę, niezależnie od tego, co mówi papier. Umowa zlecenia pasuje do rzeczywiście samodzielnych, ciągłych usług; umowa o dzieło do określonego rezultatu. Zła forma to najczęstsze ustalenie kontroli ZUS.

Ile faktycznie kosztuje pracownik?

Więcej niż wynagrodzenie brutto. Ponad kwotę brutto pracodawca płaci składki emerytalną, rentową i wypadkową oraz wpłaty na fundusze, co dokłada istotny procent do całości. To, co pracownik dostaje na rękę, zostaje po potrąceniu jego własnych składek i zaliczki na podatek. Podaj kwotę brutto, którą masz na myśli, a pokażemy oba końce tego wyliczenia, zanim złożysz ofertę.

Ile urlopu przysługuje pracownikowi?

Dwadzieścia dni w roku przy stażu poniżej dziesięciu lat i dwadzieścia sześć dni powyżej. Zagranicznych pracodawców zaskakuje to, że do owych dziesięciu lat wlicza się wykształcenie — studia wyższe dodają osiem lat do wyliczenia — więc absolwent w pierwszej pracy może już mieć prawo do wyższego wymiaru. W pierwszym roku pracy urlop przysługuje proporcjonalnie.

Jak długo trzeba przechowywać akta osobowe?

Dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, dla stosunków nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. Przy zatrudnieniu rozpoczętym wcześniej obowiązek może sięgać pięćdziesięciu lat, zależnie od tego, czy złożono odpowiednie raporty. Akta muszą też mieć określoną strukturę — przechowywanie to tylko połowa wymogu.

Czy przy zatrudnianiu cudzoziemca mam dodatkowe obowiązki?

Tak, po stronie pracodawcy. Musisz przechowywać w aktach kopię dokumentu potwierdzającego prawo tej osoby do pracy w Polsce przez cały okres zatrudnienia i móc ją okazać podczas kontroli, a warunki zatrudnienia powinny zostać przekazane w języku, który pracownik faktycznie rozumie. Poza tym płace, ZUS, czas pracy i akta osobowe wyglądają tak samo jak przy każdym innym pracowniku.

Jakie obowiązki BHP ma mały pracodawca?

Te same podstawowe co duży, od pierwszego pracownika: szkolenie wstępne przed dopuszczeniem do pracy, potem szkolenia okresowe, ocena ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska oraz badania wstępne. Mała skala zmniejsza część wymogów organizacyjnych, ale nie te. W praktyce kontrola sprawdza dokumentację, a nie samo miejsce pracy, więc to dokumenty są obowiązkiem.

Powiązane usługi

Inne sposoby, w jakie pomagamy firmom w Polsce.

Bezpłatna konsultacja

Opowiedz nam o swojej firmie. Zaplanujemy kolejne kroki.

Zostaw kontakt, a wrócimy w ciągu jednego dnia roboczego — z konkretnymi odpowiedziami, nie ofertą handlową.

  • Bezpłatna 30-minutowa rozmowa wstępna
  • Obsługa po polsku, angielsku, turecku, rosyjsku, ukraińsku, arabsku i rumuńsku
  • Bez zobowiązań — jasne kolejne kroki
Napisz na WhatsAppie lub zadzwoń +48 692 413 475

Odpowiadamy po polsku, angielsku, turecku, rosyjsku, ukraińsku, arabsku lub rumuńsku — zwykle w ciągu jednego dnia roboczego.

Zgłoszenie przyjęte

Dziękujemy — otrzymaliśmy Twoje dane, a nasz zespół już analizuje Twoje zgłoszenie. Odezwiemy się w ciągu jednego dnia roboczego.