Zmiana biura rachunkowego w Polsce: jak naprawdę wygląda przekazanie
Większość ludzi zostaje u księgowego, do którego straciła zaufanie, znacznie dłużej, niż powinna, a powód jest niemal zawsze ten sam: zakładają, że przekazanie dokumentów będzie bolesne, i nie wiedzą, czego mają prawo zażądać.
Przekazanie nie jest bolesne. To określony zestaw plików i określony moment w roku podatkowym. Poniżej jedno i drugie.
Twoje księgi należą do Ciebie
To punkt, który wszyscy rozumieją źle. Biuro rachunkowe prowadzi Twoje księgi w Twoim imieniu; nie jest ich właścicielem. Po rozwiązaniu umowy masz prawo je odzyskać. Firma, która traktuje Twoją księgę jako kartę przetargową w sporze o honorarium, nie korzysta z żadnego prawa — a niezapłacona faktura to sprawa odrębna od Twojego prawa do własnych dokumentów.
Poproś o pisemne ustalenie formatu przekazania, zanim będziesz miał powód, by go potrzebować.
O co poprosić ustępujące biuro
Nie zgadzaj się na karton papieru i PDF. Poproś o:
- Pełen eksport księgi w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, który nowe biuro zaimportuje, obejmujący co najmniej bieżący i poprzedni rok obrotowy.
- Plan kont, z objaśnieniem kont niestandardowych.
- Ewidencję środków trwałych, z datami nabycia, wartościami i dotychczasową amortyzacją. Odtwarzanie tego z faktur to najbardziej żmudna część źle przeprowadzonego przekazania.
- Pozycje otwarte — nierozliczone należności i zobowiązania, z wiekowaniem.
- Złożone deklaracje: pliki JPK_V7, zeznania CIT lub PIT, deklaracje ZUS oraz potwierdzenia ich przyjęcia.
- Dokumentację kadrowo-płacową — akta osobowe, umowy, salda urlopowe, wystawione PIT-11.
- Korespondencję z urzędem skarbowym, łącznie ze sprawami w toku.
- Dane dostępowe do wszystkich systemów zarejestrowanych na firmę.
Moment w roku, który decyduje o tym, czy będzie łatwo
Najczystsze cięcie to koniec roku obrotowego. Zamknięcie i otwarcie ksiąg następuje na tych samych liczbach, jedno biuro kończy, drugie zaczyna i żaden okres nie jest dzielony.
Kolejny w kolejności to koniec miesiąca, po złożeniu pliku VAT. Proste, o ile jest na piśmie, kto składa deklarację za ostatni miesiąc.
Unikać należy zmiany w środku kwartału z niezłożoną deklaracją, bo pominięte złożenie w luce między biurami obciąża Ciebie, a nie ich. Jeśli termin wypada w trakcie przejścia, ustal na piśmie, które biuro go realizuje. Każdy możliwy do uniknięcia problem, jaki widzieliśmy przy przekazaniu, brał się z braku tego jednego zdania.
Dwie rzeczy, które zmieniły rachunek
Ustrukturyzowane e-fakturowanie. W miarę jak fakturowanie przenosi się do systemu krajowego, dane Twoich faktur żyją w systemie państwowym, a nie wyłącznie w oprogramowaniu księgowego. To sprawia, że zmiana biura jest mniej uciążliwa niż kiedyś — ale oznacza też, że oba biura muszą być poprawnie skonfigurowane na czas przejścia, a uprawnienia muszą zostać przeniesione.
Ustrukturyzowana sprawozdawczość podatkowa. Ponieważ organy coraz częściej otrzymują dane na poziomie księgi, a nie zestawienia, plan kont i jego mapowanie mają większe znaczenie. Nowe biuro będzie chciało przejrzeć Twój wcześnie. Jeśli o to nie zapyta, to też jest informacja.
Co nowe biuro powinno zrobić w pierwszym miesiącu
Kompetentna firma przejmująca, zanim dotknie choć jednej transakcji: uzgodni bilans otwarcia z ostatnim złożonym sprawozdaniem; sprawdzi, czy rozliczenia VAT zgadzają się z księgą; przejrzy ewidencję środków trwałych pod kątem składników, które powinny były zostać zlikwidowane albo nie powinny były zostać ujęte; i powie Ci wprost, co znalazła.
Ta ostatnia część ma znaczenie. Nie szukasz firmy, która mówi, że wszystko jest w porządku. Szukasz takiej, która powie Ci, co robiło poprzednie biuro i dlaczego to ma znaczenie — a to zarazem najszybszy sposób, by sprawdzić, czy Twoja intuicja, żeby odejść, była trafna.
Kiedy zmiana się opłaca, a kiedy nie
Opłaca się: nie możesz uzyskać odpowiedzi w języku, który rozumiesz; terminy są dotrzymywane, ale ledwo i dopiero po Twoim ponaglaniu; słyszysz, co zrobiono, ale nigdy, co to znaczy; ta sama pozycja uzgodnieniowa przechodzi z okresu na okres od roku.
Nie opłaca się: jeden słaby miesiąc; podwyżka honorarium faktycznie uzasadniona wzrostem liczby dokumentów; spór, w którym mieli rację, a Tobie nie spodobała się odpowiedź.
Dobrym testem nie jest to, czy popełniają błędy. To, czy mówią Ci o nich, zanim sam je odkryjesz.
Jeśli rozważasz zmianę, przejrzymy Twoje ostatnie złożone sprawozdanie i powiemy, co widzimy, zanim się do czegokolwiek zobowiążesz.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy księgowy może odmówić wydania ksiąg, jeśli mam wobec niego zaległość?
- Twoje księgi rachunkowe są Twoje; biuro prowadzi je w Twoim imieniu i po rozwiązaniu umowy masz prawo je odzyskać. Nieopłacona faktura to odrębna sprawa handlowa, którą dochodzi się na własnych zasadach. Ustal format przekazania na piśmie na początku współpracy, a nie na jej końcu, a pytanie prawie nigdy się nie pojawi.
- O co poprosić poprzedniego księgowego przy przekazaniu?
- O eksport księgi w formacie maszynowo odczytywalnym obejmujący co najmniej bieżący i poprzedni rok obrotowy, plan kont z objaśnieniem kont niestandardowych, ewidencję środków trwałych z wartościami nabycia i dotychczasową amortyzacją, otwarte należności i zobowiązania, wszystkie złożone deklaracje wraz z potwierdzeniami, dokumentację kadrowo-płacową, korespondencję z urzędem skarbowym w sprawach w toku oraz dostępy do systemów zarejestrowanych na firmę.
- Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe w Polsce?
- Najczystszy jest koniec roku obrotowego — jedno biuro zamyka księgi, drugie otwiera je na tych samych liczbach. Kolejny w kolejności jest koniec miesiąca po złożeniu pliku VAT. Unikaj zmiany w środku okresu z zaległą deklaracją i niezależnie od terminu przejścia ustal na piśmie, które biuro składa deklarację za ostatni okres. To jedno zdanie zapobiega niemal wszystkim problemom przy przekazaniu.
- Czy zmiana biura rachunkowego wywoła kontrolę skarbową?
- Nie. Zmiana biura to zwykła decyzja handlowa i sama w sobie nie jest przesłanką kontroli. Uwagę może przyciągnąć to, co zmiana czasem ujawnia — spóźnione deklaracje, korekty lub niezgodności przenoszone z okresu na okres — co jest argumentem za wczesnym przeglądem przez nowe biuro, a nie za pozostaniem u starego.
- Ile trwa przekazanie dokumentacji?
- Przy małej firmie z uporządkowaną dokumentacją — kilka dni. Wydłuża je brakująca lub niewiarygodna ewidencja środków trwałych, bilans otwarcia, który nie uzgadnia się z ostatnim złożonym sprawozdaniem, albo księga przekazana jako pliki PDF zamiast jako dane. To właśnie ustalenie formatu eksportu z góry utrzymuje całość w granicach kilku dni.