Când se depun situațiile financiare anuale în Polonia?

Pe scurt:

• Întocmire în 3 luni de la data bilanțului. Pentru un an financiar încheiat la 31 decembrie 2025, aceasta este 31 martie 2026.
• Aprobare în 6 luni de la data bilanțului — 30 iunie 2026 — prin hotărâre a adunării asociaților.
• Depunere la KRS în 15 zile de la aprobare — 15 iulie 2026, dacă aprobarea a avut loc în ultima zi posibilă.
• Depunerea este gratuită prin depozitul RDF — dar numai dacă o face o persoană împuternicită să reprezinte firma, al cărei număr PESEL este divulgat la KRS. Un consiliu format exclusiv din străini fără PESEL trebuie să folosească traseul cu taxă.
• Întârzierea nu este o chestiune de hârtii. Îi expune pe administratori la amenzi și răspundere penală, declanșează procedura de constrângere, iar în cazuri extreme se termină cu dizolvarea firmei.

Când trebuie să întocmească o firmă poloneză situațiile financiare anuale?

În trei luni de la data bilanțului. Pentru marea majoritate a firmelor, al căror an financiar coincide cu anul calendaristic, data bilanțului este 31 decembrie, iar termenul este 31 martie.

„Întocmire” înseamnă că situațiile există în formă finală și au fost semnate — nu că au fost aprobate sau depuse. Acestea sunt etape distincte, cu date proprii, iar confundarea lor este cel mai frecvent mod în care fondatorii întârzie fără să realizeze.

Aceeași perioadă guvernează și declarația anuală de impozit: CIT-8 se depune până la finalul celei de-a treia luni după încheierea anului fiscal, adică 31 martie 2026 pentru o firmă cu an calendaristic. Cele două termene coincid intenționat.

Când trebuie aprobate situațiile?

În șase luni de la data bilanțului — 30 iunie 2026 pentru un an financiar calendaristic.

La o sp. z o.o., aprobarea se face prin hotărâre a adunării generale ordinare a asociaților, care decide și asupra profitului sau pierderii și asupra descărcării de gestiune a administratorilor. Adunarea este un act corporativ real, nu o formalitate pe care o îndeplinește contabilul în locul tău: asociații votează și se întocmește proces-verbal.

Când trebuie depuse la KRS?

În 15 zile de la aprobare. Dacă situațiile sunt aprobate pe 30 iunie, termenul de depunere este 15 iulie.

Cele 15 zile curg de la aprobarea efectivă, nu de la termenul-limită pentru aprobare. Aprobarea în aprilie înseamnă depunerea în aprilie — o aprobare mai devreme aduce cu ea și data depunerii, iar așteptarea nu aduce niciun beneficiu.

Etapa	Regula	Data pentru anul calendaristic (2025)
Data bilanțului	Sfârșitul anului financiar	31 decembrie 2025
Întocmirea și semnarea situațiilor	În 3 luni	31 martie 2026
Depunerea CIT-8	Finalul lunii a 3-a după încheierea anului	31 martie 2026
Aprobarea prin hotărârea asociaților	În 6 luni	30 iunie 2026
Depunerea la KRS	În 15 zile de la aprobare	15 iulie 2026

Din ce se compun situațiile financiare?

Pentru o entitate care ține partidă dublă, situațiile financiare anuale cuprind un bilanț, un cont de profit și pierdere și informații suplimentare — introducerea și notele explicative.

Entitățile mai mari adaugă o situație a fluxurilor de trezorerie și o situație a modificărilor capitalurilor proprii. Firmele depun de asemenea hotărârea asociaților de aprobare, hotărârea privind repartizarea profitului sau acoperirea pierderii și — acolo unde auditul a fost obligatoriu — raportul auditorului.

Se depun ca fișier electronic structurat, nu ca PDF sau scan. Formatul este stabilit de Ministerul de Finanțe, iar situațiile produse în afara lui nu vor fi acceptate.

Cine semnează și cum?

Semnează persoana căreia i s-a încredințat ținerea registrelor și fiecare membru al consiliului de administrație. Dacă un membru refuză să semneze, refuzul trebuie documentat cu o justificare scrisă anexată situațiilor.

Semnăturile trebuie să fie electronice — semnătură electronică calificată, profil de încredere (profil zaufany) sau semnătură personală de pe cartea de identitate electronică poloneză. Din 2022 se aplică o simplificare: un membru poate semna, iar ceilalți depun declarații că situațiile îndeplinesc cerințele Legii contabilității, ceea ce evită colectarea de semnături electronice de la fiecare director din străinătate.

Pentru consiliile străine acesta este de obicei primul obstacol real și merită rezolvat în februarie, nu în ultima săptămână din iunie. Profil zaufany necesită un număr PESEL; o semnătură calificată poate fi obținută și de un nerezident, dar durează și cere verificarea identității.

Cum se depun — și de ce este gratuit pentru unele firme și cu taxă pentru altele?

Depunerea se face la RDF (Repozytorium Dokumentów Finansowych, depozitul de documente financiare) administrat de Ministerul Justiției.

Este gratuită — cu condiția ca persoana care depune să fie împuternicită să reprezinte firma, iar numărul ei PESEL să fie divulgat la KRS. Această unică condiție decide care dintre două experiențe foarte diferite îți revine.

Dacă administratorii tăi sunt exclusiv cetățeni străini fără PESEL divulgat în registru, traseul gratuit îți este închis. Depunerea trebuie să meargă atunci pe traseul cu taxă din registru și trebuie găsit cineva care să o poată efectua realmente.

	Traseul gratuit (RDF)	Traseul cu taxă
Cine îl poate folosi	Un reprezentant cu PESEL divulgat la KRS	Firmele fără reprezentant cu PESEL
Cost	Niciunul	Se percepe o taxă judiciară
Caz tipic	Cel puțin un administrator rezident în Polonia	Consiliu format exclusiv din străini
Soluția permanentă	—	Obținerea unui PESEL și divulgarea lui la KRS

Două observații despre taxă. În primul rând, cifrele găsite online sunt frecvent anterioare anului 2026: taxa de 100 zł pentru anunțul în Monitor Sądowy i Gospodarczy, inclusă anterior în taxele KRS, a fost eliminată la 29 noiembrie 2025, iar traseul cu taxă pentru documentele financiare a trecut în 2026 între sistemele de registru — așa că verifică suma actuală înainte de a o bugeta. În al doilea rând, taxa poate fi evitată. Obținerea unui PESEL pentru un singur administrator și divulgarea lui la KRS o elimină definitiv și face gratuită orice depunere viitoare.

Are firma ta nevoie de audit?

Majoritatea firmelor mici cu capital străin nu au. Auditul devine obligatoriu când entitatea a depășit în anul financiar precedent două din trei criterii:

• un număr mediu anual de salariați de 50 în echivalent normă întreagă;
• active totale la data bilanțului de 3.125.000 euro;
• venituri nete din vânzarea de mărfuri, produse și din operațiuni financiare de 6.250.000 euro.

Sumele în euro se convertesc la cursul mediu NBP de la data bilanțului anului măsurat. Ambele praguri, de active și de venituri, au fost majorate — de la 2.500.000 euro, respectiv 5.000.000 euro — iar valorile mai mari se aplică anilor financiari care încep după 31 decembrie 2024, ceea ce a scos complet din obligația de audit un grup de firme mijlocii.

Acolo unde auditul este obligatoriu, îl poate efectua doar un biegły rewident (auditor financiar), iar el trebuie finalizat înainte de aprobarea situațiilor — ceea ce îți împinge termenul intern real cu luni mai devreme.

Ce se întâmplă dacă depui cu întârziere?

Consecințele escaladează și se atașează persoanelor, nu doar firmei:

• Amendă și restrângerea libertății. Neîntocmirea situațiilor financiare sau nedepunerea lor este o faptă prevăzută de Legea contabilității, iar cei acuzați sunt administratorii.
• Procedura de constrângere (postępowanie przymuszające). Instanța de registru somează firma să depună în șapte zile și poate aplica amenzi repetate până la conformare.
• Dizolvarea. Când o firmă nu depune în mod persistent, instanța o poate dizolva și radia din registru — un deznodământ real pentru firmele inactive ai căror proprietari au încetat să fie atenți, nu unul teoretic.
• Consecințe practice. O firmă cu lipsuri în depozitul public nu trece verificările partenerilor, ale băncilor și due diligence-ul, pentru că golul îl vede oricine se uită.

Merită insistat asupra caracterului public al registrului: istoricul depunerilor tale este vizibil pentru orice client, furnizor și bancă ce îl consultă.

Care este calendarul complet pentru 2026?

Singura variantă care funcționează în practică se numără invers, de la data depunerii:

• Ianuarie–februarie — închide registrele; confirmă că fiecare administrator poate semna electronic.
• Până pe 31 martie — situațiile întocmite și semnate; CIT-8 depus.
• Aprilie–iunie — auditul, dacă este necesar; convocarea adunării generale ordinare.
• Până pe 30 iunie — situațiile aprobate prin hotărâre, împreună cu hotărârea privind profitul sau pierderea.
• În 15 zile de la aprobare, cel târziu 15 iulie — depunerea la KRS.

Dacă administratorii tăi sunt exclusiv străini, adaugă un pas înaintea tuturor acestora: rezolvă chestiunea semnăturii și a numărului PESEL în ianuarie. Este partea cu cel mai lung termen de realizare și singura care nu poate fi reparată în ultima săptămână.

---

Meyis este un birou contabil din Varșovia care lucrează în limba turcă pentru firme cu capital străin — întocmim, semnăm și depunem situațiile financiare anuale.

Discută cu noi despre situațiile tale anuale sau scrie-ne pe WhatsApp: +48 692 413 475. Dacă administratorii sunt exclusiv străini, întreabă în ianuarie, nu în iunie — chestiunea semnăturii și a numărului PESEL este cea care nu se rezolvă în ultima săptămână.

Surse oficiale: portalul antreprenorilor biznes.gov.pl, depozitul de documente financiare ekrs.ms.gov.pl și portalul registrelor judiciare prs.ms.gov.pl. Taxele de registru s-au schimbat la 29 noiembrie 2025, odată cu eliminarea taxei pentru anunțul în Monitor Sądowy i Gospodarczy — confirmă suma actuală înainte de a bugeta o depunere cu taxă. Vezi și partidă dublă sau simplificată și calendarul fiscal al primului an.