Do kiedy trzeba złożyć sprawozdanie finansowe?

W skrócie:

• Sporządzenie w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Dla roku obrotowego kończącego się 31 grudnia 2025 r. jest to 31 marca 2026 r.
• Zatwierdzenie w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego — 30 czerwca 2026 r. — uchwałą zgromadzenia wspólników.
• Złożenie do KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia — 15 lipca 2026 r., jeśli zatwierdzenie nastąpiło w ostatnim możliwym dniu.
• Zgłoszenie jest bezpłatne przez repozytorium RDF — ale tylko wtedy, gdy dokona go osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Zarząd złożony wyłącznie z cudzoziemców bez numeru PESEL musi skorzystać z drogi odpłatnej.
• Spóźnienie to nie kwestia papierologii. Naraża członków zarządu na grzywnę i odpowiedzialność karną, uruchamia postępowanie przymuszające, a w skrajnych przypadkach kończy się rozwiązaniem spółki.

Kiedy trzeba sporządzić roczne sprawozdanie finansowe?

W ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Dla zdecydowanej większości spółek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, dniem bilansowym jest 31 grudnia, a termin przypada na 31 marca.

„Sporządzenie” oznacza, że sprawozdanie istnieje w ostatecznej postaci i zostało podpisane — nie że zostało zatwierdzone albo złożone. To odrębne kroki z własnymi datami, a ich mylenie jest najczęstszym sposobem, w jaki przedsiębiorcy spóźniają się, nie zdając sobie z tego sprawy.

Ten sam okres dotyczy zeznania rocznego: CIT-8 składa się do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, czyli do 31 marca 2026 r. przy roku kalendarzowym. Oba terminy zbiegają się celowo.

Do kiedy sprawozdanie musi zostać zatwierdzone?

W ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego — 30 czerwca 2026 r. przy roku kalendarzowym.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) zatwierdzenie następuje uchwałą zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które rozstrzyga także o podziale zysku lub pokryciu straty oraz o absolutorium dla członków zarządu. Zgromadzenie jest realną czynnością korporacyjną, a nie formalnością wykonywaną przez księgową: wspólnicy głosują, a z posiedzenia sporządza się protokół.

Do kiedy złożyć sprawozdanie do KRS?

W ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Jeżeli sprawozdanie zatwierdzono 30 czerwca, termin złożenia mija 15 lipca.

Bieg 15 dni liczy się od faktycznego zatwierdzenia, a nie od terminu na zatwierdzenie. Zatwierdzenie w kwietniu oznacza złożenie w kwietniu — wcześniejsze zatwierdzenie przesuwa termin złożenia do przodu i nie ma żadnej korzyści z czekania.

Krok	Zasada	Data przy roku kalendarzowym (2025)
Dzień bilansowy	Koniec roku obrotowego	31 grudnia 2025 r.
Sporządzenie i podpisanie sprawozdania	W ciągu 3 miesięcy	31 marca 2026 r.
Złożenie CIT-8	Koniec 3. miesiąca po zakończeniu roku	31 marca 2026 r.
Zatwierdzenie uchwałą wspólników	W ciągu 6 miesięcy	30 czerwca 2026 r.
Złożenie do KRS	W ciągu 15 dni od zatwierdzenia	15 lipca 2026 r.

Z czego składa się sprawozdanie finansowe?

Dla jednostki prowadzącej pełne księgi roczne sprawozdanie finansowe obejmuje bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową — wprowadzenie i dodatkowe informacje i objaśnienia.

Większe jednostki dodają rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym. Wraz ze sprawozdaniem składa się uchwałę zatwierdzającą, uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty oraz — gdy badanie było wymagane — sprawozdanie biegłego rewidenta.

Składa się je jako ustrukturyzowany plik elektroniczny, a nie PDF czy skan. Format określa Ministerstwo Finansów, a sprawozdanie sporządzone poza nim nie zostanie przyjęte.

Kto i jak podpisuje sprawozdanie?

Podpisuje je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz każdy członek zarządu. Odmowa podpisu przez członka zarządu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączanego do sprawozdania.

Podpisy muszą być elektroniczne — kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany albo podpis osobisty z polskiego e-dowodu. Od 2022 roku obowiązuje uproszczenie: sprawozdanie może podpisać jeden członek zarządu, a pozostali składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości — co pozwala uniknąć zbierania podpisów elektronicznych od wszystkich członków zarządu przebywających za granicą.

Dla zarządów zagranicznych to zwykle pierwsza realna przeszkoda i warto rozwiązać ją w lutym, a nie w ostatnim tygodniu czerwca. Profil zaufany wymaga numeru PESEL; podpis kwalifikowany może uzyskać nierezydent, ale zajmuje to czas i wymaga weryfikacji tożsamości.

Jak złożyć sprawozdanie — i dlaczego jedni płacą, a inni nie?

Sprawozdanie trafia do RDF (Repozytorium Dokumentów Finansowych) prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Zgłoszenie jest bezpłatne — pod warunkiem że dokona go osoba uprawniona do reprezentacji spółki, której numer PESEL jest ujawniony w KRS. Ten jeden warunek decyduje o tym, które z dwóch bardzo różnych doświadczeń Cię czeka.

Jeżeli zarząd tworzą wyłącznie cudzoziemcy bez numeru PESEL ujawnionego w rejestrze, droga bezpłatna jest zamknięta. Zgłoszenie musi wtedy pójść odpłatną ścieżką rejestrową i trzeba znaleźć osobę, która faktycznie może je złożyć.

	Droga bezpłatna (RDF)	Droga odpłatna
Kto może skorzystać	Reprezentant z numerem PESEL ujawnionym w KRS	Spółki bez reprezentanta z numerem PESEL
Koszt	Brak	Opłata sądowa
Typowy przypadek	Co najmniej jeden członek zarządu mieszkający w Polsce	Zarząd wyłącznie zagraniczny
Trwałe rozwiązanie	—	Uzyskać PESEL i ujawnić go w KRS

Dwie uwagi o opłacie. Po pierwsze, kwoty znajdowane w internecie są często sprzed 2026 roku: opłata 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, doliczana wcześniej do opłat KRS, została zniesiona 29 listopada 2025 r., a odpłatna ścieżka dla dokumentów finansowych zmieniła w 2026 roku system rejestrowy — potwierdź więc aktualną kwotę przed zaplanowaniem wydatku. Po drugie, opłaty da się uniknąć. Uzyskanie numeru PESEL dla jednego członka zarządu i ujawnienie go w KRS znosi ją na stałe i sprawia, że każde kolejne zgłoszenie jest bezpłatne.

Czy Twoja spółka podlega badaniu?

Większość małych spółek z zagranicznym kapitałem — nie. Badanie staje się obowiązkowe, gdy jednostka w poprzednim roku obrotowym przekroczyła dwa z trzech kryteriów:

• średnioroczne zatrudnienie 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty;
• suma aktywów bilansu na koniec roku 3 125 000 euro;
• przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych 6 250 000 euro.

Kwoty w euro przelicza się po średnim kursie NBP z dnia bilansowego badanego roku. Progi aktywów i przychodów zostały podniesione — odpowiednio z 2 500 000 euro i 5 000 000 euro — a wyższe wartości stosuje się do lat obrotowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2024 r., co całkowicie wyprowadziło z obowiązku badania grupę średnich spółek.

Gdy badanie jest wymagane, może je przeprowadzić wyłącznie biegły rewident, a musi zakończyć się przed zatwierdzeniem sprawozdania — co przesuwa Twój realny termin wewnętrzny o wiele miesięcy wcześniej.

Co grozi za spóźnione złożenie?

Konsekwencje narastają i dotyczą osób, a nie wyłącznie spółki:

• Grzywna i kara ograniczenia wolności. Niesporządzenie sprawozdania finansowego albo jego niezłożenie jest czynem z ustawy o rachunkowości, a odpowiadają członkowie zarządu.
• Postępowanie przymuszające. Sąd rejestrowy wzywa spółkę do złożenia dokumentów w terminie siedmiu dni i może nakładać kolejne grzywny do skutku.
• Rozwiązanie spółki. Przy uporczywym niezłożeniu sąd może rozwiązać spółkę i wykreślić ją z rejestru — dla nieaktywnych spółek, których właściciele przestali pilnować spraw, to realny scenariusz, a nie teoria.
• Skutki praktyczne. Spółka z brakami w repozytorium nie przechodzi weryfikacji kontrahentów, banków i due diligence, bo lukę widzi każdy, kto spojrzy.

Warto zatrzymać się przy jawności rejestru: historia Twoich zgłoszeń jest widoczna dla każdego klienta, dostawcy i banku, który ją sprawdzi.

Jak wygląda pełny harmonogram na 2026 rok?

Jedyna wersja działająca w praktyce liczy się wstecz od daty złożenia:

• Styczeń–luty — zamknięcie ksiąg; potwierdzenie, że każdy członek zarządu może podpisać elektronicznie.
• Do 31 marca — sprawozdanie sporządzone i podpisane; CIT-8 złożony.
• Kwiecień–czerwiec — badanie, jeśli wymagane; zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
• Do 30 czerwca — sprawozdanie zatwierdzone uchwałą wraz z uchwałą o podziale zysku lub pokryciu straty.
• W ciągu 15 dni od zatwierdzenia, najpóźniej do 15 lipca — złożenie do KRS.

Jeżeli zarząd jest w całości zagraniczny, przed tym wszystkim dochodzi jeden krok: rozstrzygnięcie kwestii podpisu i numeru PESEL w styczniu. To element o najdłuższym czasie realizacji i jedyny, którego nie da się naprawić w ostatnim tygodniu.

---

Meyis to biuro rachunkowe w Warszawie obsługujące w języku tureckim spółki z zagranicznym kapitałem — sporządzamy, podpisujemy i składamy roczne sprawozdania finansowe.

Porozmawiajmy o Twoim sprawozdaniu lub napisz na WhatsApp: +48 692 413 475. Jeśli zarząd jest w całości zagraniczny, zapytaj w styczniu, a nie w czerwcu — kwestii podpisu i numeru PESEL nie da się załatwić w ostatnim tygodniu.

Źródła urzędowe: portal przedsiębiorcy biznes.gov.pl, repozytorium dokumentów finansowych ekrs.ms.gov.pl oraz portal rejestrów sądowych prs.ms.gov.pl. Opłaty rejestrowe zmieniły się 29 listopada 2025 r. wraz ze zniesieniem opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym — potwierdź aktualną kwotę przed zaplanowaniem odpłatnego zgłoszenia. Zobacz też pełna księgowość czy uproszczona i kalendarz podatkowy pierwszego roku.