CIT-8 i sprawozdanie roczne: sekwencja od marca do czerwca
Złożenie rocznego sprawozdania w Polsce to nie jeden termin. To łańcuch czterech kroków, z których każdy zaczyna się dopiero wtedy, gdy poprzedni się skończył, a dwa ostatnie liczone są w dniach, nie w miesiącach.
Firmy przegapiają go nie dlatego, że daty są nieoczywiste, tylko dlatego, że traktują całość jako jedno wydarzenie w kalendarzu księgowego. Dwa z czterech kroków w ogóle nie należą do księgowego.
Łańcuch
Krok 1 — sporządzenie, w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Dla spółki z rokiem kalendarzowym do 31 marca. Sporządzenie jest obowiązkiem zarządu, a sprawozdanie podpisują członkowie zarządu elektronicznie.
Krok 2 — zatwierdzenie, w ciągu sześciu miesięcy. Do 30 czerwca. To uchwała wspólników, protokołowana. Księgowy nie może tego zrobić za Was.
Krok 3 — złożenie do repozytorium KRS, w ciągu piętnastu dni od zatwierdzenia. Nie piętnastu dni od czerwca — piętnastu dni od zatwierdzenia. Zatwierdzenie 12 maja oznacza złożenie jeszcze w maju.
Krok 4 — CIT-8, zgodnie z rokiem podatkowym, składany odrębnie od sprawozdania finansowego.
Gdzie się rwie — a rwie się zawsze w tych samych dwóch miejscach
Między krokiem 1 a 2: nikt nie umówił zgromadzenia. Sprawozdanie jest gotowe w marcu. Wspólnikiem jest spółka matka za granicą, dla której zatwierdzanie sprawozdań spółek zależnych to formalność administracyjna dziejąca się gdzieś w tle. W Polsce jest to datowana czynność, która musi istnieć jako dokument, zanim cokolwiek dalej się wydarzy. Gotowe sprawozdanie leży tygodniami, a zegar kroku 3 jeszcze nawet nie ruszył.
Rozwiązanie: wpisać datę do kalendarza jesienią, na maj albo czerwiec. To całe rozwiązanie.
Między krokiem 2 a 3: nie było kto podpisać. Złożenie jest elektroniczne i wymaga podpisu uznawanego w Polsce — kwalifikowanego certyfikatu zgodnego z eIDAS albo Profilu Zaufanego. Zarząd nierezydentów, który nie ma żadnego z nich, nie złoży dokumentów, a odkrycie tego następuje zwykle wewnątrz piętnastodniowego okna, a nie przed nim.
Rozwiązanie: dwóch członków zarządu z ważnymi certyfikatami, wyrobionymi w spokojnym miesiącu. Dwóch, nie jeden, żeby urlop albo nieosiągalny członek zarządu nie zatrzymywał spółki.
Co się składa i z czego to się składa
Zestaw składany do repozytorium KRS to bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. W zależności od spółki dochodzą do tego rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym i sprawozdanie zarządu z działalności.
Razem z nimi idzie uchwała zatwierdzająca oraz uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty — a to decyzja sama w sobie, nie formalność. Spółka, w której strata naruszyła kapitał zakładowy, ma dodatkowy obowiązek: zarząd musi zwołać wspólników, by zdecydowali o dalszym istnieniu spółki. Łatwo to przeoczyć akurat w roku, w którym ma to największe znaczenie.
Jeśli jesteście spóźnieni
Spóźnione złożenie nie jest katastrofą, ale nie jest też darmowe. Sąd rejestrowy może przymusić do złożenia i nałożyć grzywnę, a uporczywe uchylanie się niesie poważniejsze konsekwencje dla spółki i osobiście dla zarządu. Spóźnienie jest też publiczne — repozytorium KRS pokazuje, co i kiedy złożono, i każdy, kto ocenia Waszą spółkę, widzi lukę.
Jeśli już jesteście spóźnieni, składajcie, zamiast czekać na komplet. Spóźnione sprawozdanie to mniejszy problem niż brak sprawozdania.
Wersja na jedną stronę
- 31 marca — sprawozdanie sporządzone i podpisane przez zarząd
- 30 czerwca — wspólnicy zatwierdzają uchwałą
- +15 dni od zatwierdzenia — złożenie do repozytorium KRS
- CIT-8 — zgodnie z rokiem podatkowym
Dwa z tych czterech należą do Was, a nie do księgowego: umówienie zatwierdzenia i posiadanie kogoś, kto może podpisać. Reszta wynika z porządnie prowadzonych ksiąg miesięcznych.
Nasz kalendarz terminów wygeneruje dwanaście najbliższych miesięcy Waszych własnych dat, już przesuniętych z weekendów i polskich dni ustawowo wolnych, do pobrania wprost do kalendarza.
Najczęściej zadawane pytania
- Jaki jest termin złożenia rocznego sprawozdania finansowego w Polsce?
- To łańcuch czterech kroków, a nie jedna data. Sprawozdanie trzeba sporządzić w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego — do 31 marca przy roku kalendarzowym — zatwierdzić przez wspólników w ciągu sześciu miesięcy, czyli do 30 czerwca, i złożyć do repozytorium KRS w ciągu piętnastu dni od tego zatwierdzenia. CIT-8 składa się odrębnie, zgodnie z rokiem podatkowym.
- Czy piętnastodniowy termin liczy się od 30 czerwca?
- Nie, od daty zatwierdzenia. Jeśli wspólnicy zatwierdzą sprawozdanie 12 maja, złożenie przypada piętnaście dni później, jeszcze w maju, a nie w lipcu. Łapie to spółki, które traktują 30 czerwca jako datę operacyjną, a nie jako ostatni dopuszczalny termin zatwierdzenia.
- Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe polskiej spółki?
- Wspólnicy, w formie uchwały, i nie jest to czynność, którą księgowy może wykonać za spółkę. Dla zagranicznej spółki matki to krok pomijany najczęściej, bo u niej zatwierdzanie sprawozdań spółek zależnych jest formalnością administracyjną, a w Polsce datowaną, udokumentowaną czynnością. Wcześniejsze umówienie zgromadzenia na maj lub czerwiec usuwa ten problem.
- Co grozi za spóźnione złożenie sprawozdania w Polsce?
- Sąd rejestrowy może przymusić do złożenia i nałożyć grzywnę, a uporczywe uchylanie się niesie poważniejsze konsekwencje dla spółki i osobiście dla członków zarządu. Rejestr złożeń jest też publiczny, więc luka jest widoczna dla każdego, kto ocenia spółkę. Jeśli jesteście już spóźnieni, złóżcie to, co macie, zamiast czekać na komplet.
- Jakie dokumenty składa się do repozytorium KRS?
- Bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, a w zależności od spółki także rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym i sprawozdanie zarządu z działalności. Razem z nimi składa się uchwałę zatwierdzającą oraz uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty.