Jak założyć firmę transportową w Polsce — pełna ścieżka

Zagraniczni przewoźnicy wybierają Polskę z prostych powodów: dostęp do rynku UE, przewidywalne koszty działalności i położenie na korytarzu wschód–zachód.

Założenie firmy transportowej nie jest jednak zwykłą rejestracją spółki. Transport drogowy to działalność regulowana — rejestracja spółki nie wystarcza, potrzebna jest licencja.

Ramy: cztery warunki

Rozporządzenie 1071/2009 stawia cztery warunki wykonywania zawodu przewoźnika drogowego:

• Rzeczywista i stała siedziba — wraz z bazą eksploatacyjną
• Dobra reputacja — spółki i zarządzającego transportem
• Zdolność finansowa — minimalny kapitał na pojazd
• Kompetencje zawodowe — zarządzający z certyfikatem

Bez wszystkich czterech nie ma licencji.

Krok 1 — Rejestracja spółki

Najczęstsza forma to sp. z o.o., kapitał zakładowy minimum 5 000 zł. Rejestracja online przez S24 kosztuje 250 zł opłat urzędowych plus ok. 23 zł podatku PCC od kapitału. S24 trwa kilka dni; forma notarialna daje elastyczniejszą umowę spółki, ale zajmuje więcej czasu.

Wspólnicy nie muszą mieszkać w Polsce.

Krok 2 — Baza eksploatacyjna

Tu najczęściej zatrzymują się przewoźnicy zagraniczni. Adres wirtualnego biura wystarczy do rejestracji spółki, ale nie wystarczy do licencji. Potrzebne jest fizyczne miejsce przystosowane do działalności transportowej, z miejscami postojowymi dla co najmniej jednej trzeciej zgłoszonych pojazdów.

Szczegóły: Dlaczego wirtualne biuro nie wystarczy

Krok 3 — Zdolność finansowa

Dla pojazdów ciężarowych: 9 000 € na pierwszy pojazd i 5 000 € na każdy kolejny. Dla przewozów międzynarodowych pojazdami 2,5–3,5 t kwoty są niższe: 1 800 € i 900 €.

Środków nie trzeba blokować. Zdolność można wykazać rocznym sprawozdaniem finansowym albo ubezpieczeniem odpowiedzialności zawodowej przewoźnika lub gwarancją bankową. Weryfikacja odbywa się co roku.

Krok 4 — Zarządzający transportem

W spółce musi być osoba z certyfikatem kompetencji zawodowych. Może to być wspólnik albo osoba powołana z zewnątrz — wymaga to zdania egzaminu lub przedstawienia równoważnego dokumentu uznawanego w UE.

Krok 5 — Wniosek o licencję

W grze są dwa dokumenty: zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego oraz — dla przewozów międzynarodowych — licencja wspólnotowa. Opłata za licencję wspólnotową to 4 000 zł do 5 lat i 8 000 zł do 10 lat. Wniosek składa się do GITD.

Krok 6 — Pojazdy i tachografy

W transporcie międzynarodowym dopuszczalne są wyłącznie inteligentne tachografy drugiej generacji (G2V2). Od 1 lipca 2026 r. obowiązek obejmuje także pojazdy lekkie powyżej 2,5 t. Warto sprawdzić to przed zakupem floty.

Krok 7 — Kierowcy

To najwęższe gardło branży. Zatrudnienie kierowcy spoza UE jest możliwe, ale wymaga całego łańcucha: zezwolenia na pracę lub zezwolenia jednolitego, świadectwa kierowcy w transporcie międzynarodowym, prawa jazdy z kodem 95 lub karty kwalifikacji kierowcy oraz karty kierowcy.

Krok 8 — Księgowość i ZUS

Księgowość transportowa różni się od zwykłej: VAT od paliwa i opłat drogowych, delegacje kierowców, ewidencja czasu pracy, składki ZUS. To jednocześnie koszt i przedmiot kontroli.

Ile to trwa?

Spółka — kilka dni. Tempo wyznacza kompletowanie bazy, zdolności finansowej i kompetencji zawodowych. Wniosek licencyjny to kwestia tygodni, gdy dokumentacja jest kompletna. Realnie planuje się to w miesiącach, nie tygodniach.

Co robi Meyis

Prowadzimy całą ścieżkę: założenie sp. z o.o. i rejestrację w KRS, adres siedziby, zorganizowanie zgodnej z przepisami bazy eksploatacyjnej poprzez nasze lokalizacje partnerskie (umowa na Państwa spółkę), udokumentowanie zdolności finansowej, rozwiązanie kwestii zarządzającego transportem, wnioski licencyjne, zatrudnianie kierowców i bieżącą księgowość.