JPK_CIT w Polsce: czego potrzebuje od ciebie księgowy i kiedy

Większość artykułów o JPK_CIT wyjaśnia, co oznacza ten skrót, i na tym kończy. To, co kosztuje, to nie sama definicja — chodzi o to, że obowiązek ten sięga wstecz do tego, jak zbudowano twój plan kont, a tej pracy nie da się wykonać w miesiącu, w którym trzeba złożyć pierwszy plik.

Co się faktycznie zmienia

Do tej pory urząd skarbowy otrzymywał zestawienia: zeznanie z sumami, a księgi pozostawały u ciebie, chyba że ktoś o nie poprosił. Strukturalna sprawozdawczość CIT odwraca tę sytuację. Urząd otrzymuje same zapisy księgowe w określonym formacie, oznaczone w taki sposób, że poszczególne wpisy można porównać z obliczeniami podatkowymi.

Wynikają z tego dwie konsekwencje, a żadna z nich nie dotyczy oprogramowania.

Twoja księga staje się czytelna dla maszyny już na poziomie pojedynczych wpisów. Wszystko, co wcześniej było tolerowane, bo nikt tego nie sprawdzał – konto zbiorcze, niespójna klasyfikacja, ręczna korekta bez opisu – staje się widoczne i porównywalne między okresami.

Twoje księgi muszą zawierać informacje podatkowe, których obecnie mogą nie zawierać. Wymagane struktury zakładają, że zapisy będą oznaczone w sposób, w jaki zwykły plan kont handlowych tego domyślnie nie robi: rozróżniając, co podlega odliczeniu, a co nie, oraz identyfikując środki trwałe i ich ujęcie podatkowe oddzielnie od ujęcia księgowego.

Praca dotyczy planu kont, a nie eksportu

Sam mechaniczny proces tworzenia pliku to funkcja oprogramowania. Twój system księgowy to załatwi. To, czego system nie potrafi, to zdecydować, jak Twoje konta mają się do kategorii wymaganych przez strukturę – i właśnie w tym dopasowaniu tkwi cała praca.

W przypadku firmy, która odziedziczyła plan kont po spółce dominującej z grupy lub takiej, która rozwijała się organicznie przez kilka lat, spodziewaj się, że znajdziesz:

• Konta, na których mieszają się kategorie, które struktura wymaga rozdzielić. Pojedyncze konto „inne koszty operacyjne”, zawierające zarówno pozycje podlegające odliczeniu, jak i niepodlegające odliczeniu, trzeba podzielić – i to również w odniesieniu do okresu porównawczego.
• Środki trwałe, których ujęcie podatkowe i księgowe się rozeszło – różne stawki amortyzacji, różne daty rozpoczęcia, jednorazowe odpisy dokonane dla celów podatkowych, ale nie dla celów księgowych. Jeśli ta różnica była śledzona w arkuszu kalkulacyjnym, a nie w księdze głównej, teraz musi znaleźć się w księdze głównej.
• Ręczne zapisy księgowe bez wyjaśnienia. Uporządkowany plik sprawia, że niewyjaśniona korekta rzuca się w oczy w sposób, w jaki nigdy nie robiła tego wydrukowana bilans próbny.

Żadna z tych czynności nie jest trudna. Wszystkie są po prostu czasochłonne i trzeba je zakończyć przed pierwszym okresem, którego dotyczą – a nie przed terminem złożenia zeznania, który jest późniejszy i wprowadza ludzi w błąd, sprawiając, że zaczynają zbyt późno.

Co robić, w jakiej kolejności

1. Ustal datę. Obowiązek jest wprowadzany stopniowo w zależności od kategorii podatnika, a harmonogram uległ zmianie w trakcie procesu legislacyjnego. Sprawdź u swojego księgowego, do której grupy należy Twoja firma i od którego roku obrotowego obowiązują nowe zasady, kierując się aktualnymi przepisami, a nie samym artykułem. Jeśli jakakolwiek data ma znaczenie dla decyzji, którą podejmujesz, zweryfikuj ją u źródła.

2. Sprawdź plan kont pod kątem wymaganej struktury. To główne zadanie. Efektem jest mapowanie oraz lista kont, które trzeba podzielić.

3. Popraw ewidencję środków trwałych. Upewnij się, że dane podatkowe są w systemie, a nie w osobnym arkuszu kalkulacyjnym.

4. Przeprowadź symulację dla zamkniętego okresu. Stwórz strukturę dla miesiąca, który już rozliczyłeś, i sprawdź, czego system nie potrafi wypełnić. Wszystko, czego nie potrafi wypełnić, to luka w twoich danych, a wykrycie jej podczas symulacji jest właśnie celem tego ćwiczenia.

5. Napraw źródło, a nie eksport. Kiedy test próbny się nie powiedzie, pojawia się pokusa, żeby po prostu załatać plik. Nie rób tego. Jeśli plik wymaga ręcznej korekty w każdym okresie, problem leży u źródła i będzie się powtarzał co miesiąc.

Co to oznacza, jeśli twoja księgowość jest prowadzona za granicą

Polska firma, której księgowość jest prowadzona w systemie grupowym poza Polską, ma trudniejszą wersję tego problemu, bo struktura musi być tworzona na podstawie polskich dokumentów ustawowych, a księga grupowa może nie zawierać tego, czego potrzeba.

Typowe rozwiązanie to i tak to, które było słuszne: traktuj polski księgę główną jako jedyne wiarygodne źródło danych i mapuj je w górę do grupy, zamiast prowadzić księgę główną grupy i odtwarzać z niej polskie zapisy. Grupy, które dla wygody wybrały to drugie rozwiązanie, często dopiero teraz odkrywają, ile to kosztuje.

Szczere podsumowanie

To nie jest zmiana w zakresie składania zeznań. To zmiana jakości księgowości z wyznaczonym terminem złożenia, a firmy, dla których będzie to łatwe, to te, których plan kont został już stworzony z myślą o czytelności, a nie tylko o zbilansowaniu.

Jeśli chcesz wiedzieć, na czym stoisz, najtańszym pierwszym krokiem jest symulacja: wybierz zamknięty okres i spróbuj wygenerować plik. Jedyne, czego nie możesz wypełnić, to plan projektu.

Przygotowujemy polskie księgi ustawowe dla firm z kapitałem zagranicznym i na podstawie jednego zamkniętego miesiąca możemy Ci powiedzieć, ile pracy wymaga Twój plan kont.