Obsługa korporacyjna spółki w Polsce: czego naprawdę wymaga prawo

Polska nie zna urzędu „company secretary”, który istnieje w systemach common law. Nie ma ustawowej funkcji, nie ma rejestru sekretarzy i nie ma nikogo, czyje stanowisko czyniłoby korporacyjną obsługę spółki jego odpowiedzialnością.

Obowiązki i tak istnieją. Spadają po prostu na zarząd, a w spółce z kapitałem zagranicznym zwykle jako pierwsze wypadają z pamięci — bo nikt nie został wyznaczony do ich pamiętania.

Kalendarz, którego nikt nie prowadzi

Co roku, bez wyjątku. Wspólnicy muszą zatwierdzić sprawozdanie finansowe w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Dla spółki z rokiem kalendarzowym to 30 czerwca. Zatwierdzenie ma formę uchwały, jest protokołowane i musi istnieć, zanim sprawozdanie trafi do repozytorium KRS — co z kolei musi nastąpić w ciągu piętnastu dni.

Ta sekwencja nieustannie zaskakuje zagraniczne spółki matki. Sprawozdanie jest gotowe w terminie, a potem czeka na uchwałę wspólników, której nikt nie zaplanował, bo w jurysdykcji spółki matki odpowiednik tego kroku jest formalnością dziejącą się sama z siebie.

Za każdym razem, gdy coś się zmienia. Nowy członek zarządu, zmiana adresu, zmiana kapitału zakładowego, nowy wspólnik, zmiana przedmiotu działalności — każde z tych zdarzeń to zgłoszenie do KRS, w większości w ciągu siedmiu dni od zdarzenia, i każde wiąże się z opłatą sądową.

Za każdym razem, gdy zmienia się beneficjent rzeczywisty. Wpis w CRBR trzeba zaktualizować w ciągu czternastu dni od zmiany. Wymaga podpisu elektronicznego, a spóźnienie jest zagrożone karą pieniężną. To najczęściej pomijany obowiązek, jaki widujemy w spółkach z kapitałem zagranicznym — zwykle dlatego, że zmiana wysoko w strukturze grupy w ogóle nie została rozpoznana jako zdarzenie zgłoszeniowe w Polsce.

Na czym ta praca właściwie polega

Uchwały i protokoły. Prawo spółek wymaga, by pewne decyzje zapadały w formie uchwał — jedne na piśmie, inne przed notariuszem. Zatwierdzenie sprawozdania, podział zysku, powołanie i odwołanie członków zarządu, zmiana umowy spółki oraz decyzja o dalszym istnieniu spółki, gdy straty naruszyły kapitał — każda ma swoją formę, a użycie niewłaściwej może uczynić decyzję bezskuteczną, a nie tylko niechlujną.

Księga udziałów. Spółka prowadzi księgę udziałów. To nie jest wpis w KRS; KRS ją odzwierciedla. Utrzymywanie zgodności obu jest czyimś zadaniem.

Zgłaszanie zmian do KRS. Elektronicznie, podpisane, w terminie, z załączoną uchwałą.

Przechowywanie dokumentów. Dokumenty korporacyjne mają okresy przechowywania, a „miał je poprzedni księgowy” nie jest linią obrony.

Gdzie łapie to spółki z kapitałem zagranicznym

Problem podpisu. Zgłoszenia są elektroniczne i wymagają podpisu uznawanego w Polsce — kwalifikowanego certyfikatu zgodnego z eIDAS albo Profilu Zaufanego. Zarząd złożony z nierezydentów, który nie ma żadnego z nich, nie złoży niczego, w tym rocznego sprawozdania. Co roku część spółek odkrywa to w ostatnim tygodniu czerwca.

Problem zmian w grupie. Restrukturyzacja dwa poziomy nad polską spółką może zmienić jej beneficjentów rzeczywistych i uruchomić czternastodniowy zegar w Warszawie. Nikt na poziomie grupy nie myśli o tym jak o zdarzeniu polskim.

Założenie o uśpieniu. Spółka, która nie prowadzi działalności, nadal musi zatwierdzić i złożyć sprawozdanie. Uśpienie nie zwalnia, a najszybszy sposób na narastanie kar to założyć inaczej.

Adres, którego nikt nie czyta. Korespondencja z urzędu skarbowego i z sądu idzie na adres rejestrowy i jest traktowana jako doręczona niezależnie od tego, czy ktoś ją otworzył. Adres rejestrowy, który niczego nie przekazuje, jest gorszy niż brak adresu, bo tworzy pozór skutecznego doręczenia.

Jak wygląda dobrze poprowadzona spółka

Krótki kalendarz, prowadzony przez konkretną osobę, z czterema pozycjami: sekwencja zatwierdzenia i złożenia między marcem a czerwcem; stały przegląd, czy wpis w KRS nadal odpowiada rzeczywistości; zasada, że każda zmiana w łańcuchu właścicielskim grupy jest zgłaszana temu, kto prowadzi wpis w CRBR; oraz co najmniej dwóch członków zarządu z podpisem elektronicznym, żeby spółka mogła składać dokumenty, gdy jeden z nich jest nieosiągalny.

To naprawdę wszystko. Zawodzi nie dlatego, że jest skomplikowane, tylko dlatego, że w jurysdykcji bez sekretarza spółki domyślnie nie należy do nikogo.

Prowadzimy ten kalendarz dla polskich spółek z kapitałem zagranicznym razem z księgowością, w siedmiu językach. Jeśli nie macie pewności, czy wpis w KRS wciąż odpowiada Waszej rzeczywistości, to jest miejsce, od którego warto zacząć.