Zagraniczny przewoźnik w Polsce: sama spółka nie przenosi działalności
Przewoźnicy z Niemiec, Belgii i Holandii patrzą na Polskę z jednego powodu: ten sam rynek unijny, bardziej przewidywalne koszty działalności i baza w środku korytarza wschód–zachód.
I dokładnie tutaj zaczyna się najczęstszy błąd. Zarejestrowanie polskiej sp. z o.o. nie przenosi działalności do Polski. Licencja transportowa idzie za tym, gdzie działalność jest faktycznie wykonywana, a nie za tym, gdzie spółka jest zarejestrowana.
Zasada: licencja idzie za rzeczywistością, nie za papierem
Od 21 lutego 2022 r. rozporządzenie 1071/2009 definiuje wymóg rzeczywistej i stałej siedziby znacznie konkretniej. Żeby uzyskać polskie zezwolenie, w Polsce musi realnie znajdować się:
- Baza eksploatacyjna — fizyczne miejsce z miejscami postojowymi. Wymagane są miejsca dla 1/3 zgłoszonych pojazdów (do 2 pojazdów wystarczy jedno miejsce).
- Pojazdy — pozostające w dyspozycji przedsiębiorcy, zarejestrowane i dopuszczone do ruchu zgodnie z przepisami tego państwa.
- Kierowcy — umiejscowieni zazwyczaj w tej bazie, proporcjonalnie do skali przewozów.
- Działalność administracyjna i handlowa — prowadzona przy użyciu rzeczywistego sprzętu, w lokalach będących w dyspozycji przewoźnika.
- Dokumenty źródłowe — umowy przewozu, dokumenty pojazdów, księgi i akta pracownicze dostępne w siedzibie.
Ta lista nie jest przypadkowa. Pakiet mobilności napisano właśnie po to, żeby zamknąć firmy skrzynki pocztowe.
Nie musisz zamykać spółki w Niemczech
To najczęstsze nieporozumienie. Obie struktury mogą działać równolegle: niemiecka GmbH prowadzi działalność na własnej licencji i własnej flocie, a polska sp. z o.o. na swojej licencji, swojej bazie i swoich pojazdach. Właściciel może być ten sam — ale licencje są odrębne i każda musi samodzielnie spełniać warunki swojego kraju.
Pytanie nie brzmi więc „która”, tylko „co realnie zbuduję po stronie polskiej”.
Sp. z o.o. czy oddział?
Zagraniczna spółka może otworzyć w Polsce oddział. Oddział nie jest jednak odrębną osobą prawną i nie ułatwia uzyskania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika — wymogi bazy, pojazdów i kierowców obowiązują tak samo.
W praktyce przewoźnicy zakładają sp. z o.o.: odpowiedzialność jest oddzielona, wyliczenie zdolności finansowej pozostaje czyste, a leasing i weryfikacja na giełdach przebiegają bez komplikacji. Oddział bywa uzasadniony w innych celach, ale nie łagodzi wymogu licencyjnego.
Czego szuka kontrola
ITD szuka struktur skrzynkowych, a przesłanki są typowe: brak pojazdów w bazie, wszyscy kierowcy w innym kraju, dokumenty niedostępne w siedzibie, adres okazujący się wirtualnym biurem.
Konsekwencją nie jest wyłącznie kara pieniężna. Poważne naruszenia trafiają do KREPTD i kumulują się; utrata dobrej reputacji prowadzi do cofnięcia licencji. Zapłacenie kary nie usuwa wpisu.
Co się zmieniło do 2026 roku
- Obowiązek powrotu pojazdu do bazy co 8 tygodni został uchylony. TSUE stwierdził jego nieważność 4 października 2024 r. — z przyczyn proceduralnych (brak wystarczającej oceny skutków), nie merytorycznych. Dziś nie obowiązuje.
- Powrót kierowcy do bazy lub miejsca zamieszkania co trzy–cztery tygodnie nadal obowiązuje.
- Przepisy o delegowaniu obowiązują przy kabotażu i cross-trade. Przewozy dwustronne pozostają wyłączone.
- Kabotaż: 3 operacje w ciągu 7 dni, następnie 4 dni karencji w danym państwie.
Realna kolejność
- Rejestracja sp. z o.o. — opłata 250 PLN w trybie S24, kilka dni
- Baza eksploatacyjna — z miejscami postojowymi; umowa najmu lub użyczenia na spółkę
- Zdolność finansowa — 9 000 € na pierwszy pojazd, 5 000 € na każdy kolejny
- Powołanie zarządzającego transportem z certyfikatem kompetencji zawodowych
- Zezwolenie na wykonywanie zawodu (1 000 PLN) + licencja wspólnotowa (do 10 lat — 8 000 PLN) + wypis na każdy pojazd (880 PLN)
- Rejestracja pojazdów w Polsce, konto e-TOLL, ubezpieczenia
Czas pochłaniają kroki 2 i 4, a nie rejestracja spółki. Planowanie całości „na kilka tygodni” jest nierealne.
Rola Meyis
Rejestracja, organizacja bazy eksploatacyjnej, wniosek licencyjny, księgowość i kadry prowadzone są z jednego miejsca. Bazę organizujemy przez place partnerskie — nie prowadzimy własnego placu; umowa jest zawierana bezpośrednio na Państwa spółkę, ponieważ we wniosku licencyjnym tytuł prawny musi przysługiwać przewoźnikowi.
Regularnie pracujemy z przewoźnikami z Niemiec, Belgii i Holandii. Strukturę da się zbudować bez zatrzymywania bieżącej działalności.
Powiązane artykuły
Najczęściej zadawane pytania
- Czy muszę zamknąć spółkę transportową w Niemczech?
- Nie. Obie spółki mogą działać równolegle — każda z własną licencją, własną bazą eksploatacyjną i własnymi pojazdami w swoim kraju. Właściciel może być wspólny, ale każda licencja musi samodzielnie spełniać swoje warunki.
- Czy pojazdy mogą pozostać na niemieckich tablicach?
- Przy polskiej licencji oczekuje się, że pojazdy pozostają w dyspozycji spółki i są zarejestrowane zgodnie z polskimi przepisami. Utrzymywanie całej floty za granicą jest podczas kontroli traktowane jako klasyczna przesłanka firmy skrzynkowej.
- Czy muszę mieszkać w Polsce albo mieć kartę pobytu?
- Nie. Wspólnicy nie muszą mieszkać w Polsce. Działalność spółki — baza, pojazdy, kierowcy i dokumenty — musi jednak faktycznie znajdować się w Polsce.
- Czy dostanę licencję transportową na adres wirtualnego biura?
- Nie. Wirtualne biuro może służyć do rejestracji spółki w KRS, ale nie spełnia wymogu bazy eksploatacyjnej. Do licencji potrzebne jest fizyczne miejsce z miejscami postojowymi.
- Czy pojazdy nadal muszą wracać do Polski co 8 tygodni?
- Nie. TSUE stwierdził nieważność tego obowiązku wyrokiem z 4 października 2024 r. i przepis nie obowiązuje. Odrębny obowiązek powrotu kierowcy do bazy lub miejsca zamieszkania co trzy–cztery tygodnie nadal obowiązuje.
- Ile trwa cały proces?
- Sama spółka powstaje w kilka dni w trybie S24. Terminy wydłużają baza eksploatacyjna, zdolność finansowa i zarządzający transportem. Realnie należy planować miesiące, nie tygodnie.