Księgowość firmy transportowej: zmiana z 2022 roku, którą wiele firm wciąż liczy po staremu

Księgowość transportowa różni się od zwykłej, a najostrzej różni się przy płacach kierowców. Zmiana z 2022 roku wciąż powoduje, że wiele firm liczy je po staremu.

Luty 2022: kierowca międzynarodowy nie jest już „w podróży służbowej”

Od tej daty kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe nie są traktowani jako będący w podróży służbowej. Skutek: diet i ryczałtów nie można już wypłacać w ten sposób, a ciężar wynagrodzenia musiał przesunąć się do płacy zasadniczej.

Wyglądało to na wzrost kosztu. Przy prawidłowym ustawieniu jest do opanowania. Problem mają firmy, które zostały przy starej logice.

Co weszło w miejsce diet: „wirtualna dieta”

Zamiast diety działa mechanizm obniżający podstawę składek i podatku:

• Dla składek ZUS: od podstawy można odliczyć równowartość 60 € za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą — niezależnie od stawki diety obowiązującej w danym kraju.
• Dla podatku dochodowego (PIT): stosuje się równowartość 20 € dziennie.

Mechanizm działa tylko wtedy, gdy miesięczny przychód przekracza przeciętne wynagrodzenie, a w 2026 r. podstawa składek kierowcy nie może być niższa niż 9 420 zł.

Prawidłowe zastosowanie tych dwóch liczb realnie zmienia kwotę na rękę przy tym samym koszcie brutto. Nieprawidłowe oznacza płacenie składek, których nie trzeba było płacić.

ZUS kontroluje ten obszar

Listy płac firm transportowych są przedmiotem szczególnej uwagi ZUS. Źle ustawiona lista oznacza zaległości i odsetki wstecz. To nie jest pozycja do poprawienia później.

Pozostałe kwestie specyficzne dla transportu

• VAT od paliwa i opłat drogowych — zwrot VAT zapłaconego za granicą to odrębny proces, a jego pominięcie to wprost utracona marża.
• Ewidencja czasu pracy — jednocześnie temat kontroli i dane wejściowe do płac.
• Amortyzacja i finansowanie pojazdów — struktura leasingu zmienia wynik podatkowy.

Powiązane

Łańcuch dokumentów kierowcy: Zatrudnianie kierowców spoza UE

Cała ścieżka: Jak założyć firmę transportową w Polsce

Co robi Meyis

Prowadzimy księgowość transportową: płace kierowców ustawione według przepisów po 2022 r., prawidłowo zastosowane odliczenia ZUS i PIT, zwroty zagranicznego VAT oraz spójność płac z ewidencją czasu pracy.