Zwrot zagranicznego VAT od paliwa i myta — termin mija 30 września
Twoje ciężarówki tankują w Niemczech, płacą myto we Francji i trafiają do serwisu we Włoszech. Zagraniczny VAT ukryty w tych fakturach nie przepada — można go odzyskać.
Jest tylko jedna data: wniosek o VAT zapłacony za granicą w 2025 roku składa się do 30 września 2026 roku. Ten termin nie podlega przywróceniu.
Jakie pieniądze wracają?
VAT, który Twoja polska spółka zapłaciła w innym państwie członkowskim UE. W transporcie drogowym zwykle chodzi o:
- paliwo
- opłaty drogowe (myto)
- serwis, naprawy, opony
- parkingi
- noclegi i gastronomię — tu ograniczenia bywają różne w każdym kraju
Najczęstsze nieporozumienie brzmi tak: tego VAT-u nie odlicza się w polskiej deklaracji. Zagraniczny VAT nigdy nie trafia do JPK_V7. Występuje się o niego do kraju, w którym został zapłacony, odrębnym wnioskiem o nazwie VAT-REF.
30 września — termin bez przywrócenia
Wniosek dotyczący zagranicznego VAT-u zapłaconego w 2025 roku składa się do 30 września 2026 roku. Termin jest nieprzekraczalny: po jego upływie prawo do zwrotu wygasa, nie przechodzi na kolejny rok i nie da się go przywrócić.
Licząc od dziś zostało nieco ponad miesiąc.
Kto może złożyć wniosek?
- trzeba być czynnym podatnikiem VAT w Polsce
- nie można mieć siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności ani miejsca zamieszkania w kraju, w którym zapłacono VAT
- nie można wykonywać wyłącznie czynności zwolnionych z VAT
Dla zagranicznego przewoźnika, który otworzył spółkę w Polsce, rozstrzygający jest jeden szczegół: wniosek składa polska spółka, a faktury muszą być wystawione na nią i na jej polski NIP. Faktura wystawiona na niemiecki podmiot nie wejdzie do polskiego wniosku.
Progi: 400 EUR i 50 EUR
Okres zwrotu nie może być krótszy niż trzy miesiące kalendarzowe ani dłuższy niż rok kalendarzowy. Minimalna kwota zależy od tego, który okres wybierzesz:
| Okres wniosku | Minimalna kwota VAT |
|---|---|
| Cały rok kalendarzowy (lub jego pozostała część) | 50 EUR |
| Od trzech miesięcy do mniej niż roku | 400 EUR |
Ponieważ próg roczny to tylko 50 EUR, pojedyncza ciężarówka regularnie wyjeżdżająca za granicę przekracza go bez trudu.
Nie każda faktura zawiera VAT — sprawdź to najpierw
Dwie pułapki psują większość wniosków.
1. Niemiecki Maut nie zawiera VAT. Niemiecka opłata drogowa dla pojazdów ciężarowych pozostaje poza zakresem VAT, więc nie ma tam czego odzyskiwać. Myto we Francji, Włoszech, Austrii czy Hiszpanii zawiera natomiast lokalny VAT. Z kolei paliwo kupione w Niemczech jest opodatkowane i wchodzi do wniosku — dziel więc według pozycji, a nie według kraju.
2. Karty paliwowe. Operatorzy tacy jak DKV, UTA czy E100 wystawiają fakturę albo netto — czyli zagraniczny VAT odzyskali już sami — albo brutto. Przy fakturze netto nie zostaje nic do odzyskania, a zgłoszenie tego samego kosztu dwa razy naraża cały wniosek.
Pierwszym krokiem nie jest więc wypełnianie formularza, tylko otwarcie segregatora i oddzielenie faktur, które rzeczywiście zawierają zagraniczny VAT.
Jak złożyć wniosek
Wyłącznie elektronicznie: formularz VAT-REF przez portal e-Deklaracje, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Polska administracja skarbowa przekazuje wniosek do właściwego państwa członkowskiego.
Osobny wniosek dla każdego kraju — jeden dla VAT-u zapłaconego w Niemczech, drugi dla Francji. Koszty klasyfikuje się według kraju i kodu wydatku, a powyżej określonych kwot dołącza się skany faktur.
Kiedy wpłyną pieniądze?
Zagraniczny organ zawiadamia o decyzji w ciągu 4 miesięcy. Jeśli poprosi o dodatkowe informacje, termin wydłuża się do 6 miesięcy, a przy drugim wezwaniu do 8 miesięcy. Wypłata następuje w ciągu 10 dni roboczych od decyzji.
W praktyce wniosek złożony we wrześniu bywa zapłacony dopiero w pierwszym kwartale kolejnego roku. Uwzględnij to w planie przepływów pieniężnych — te pieniądze nie sfinansują tegorocznego paliwa.
Błędy, które kosztują najwięcej
- Faktura wystawiona na kierowcę albo bez NIP-u firmy. Takiej pozycji nie odzyskasz, a poprawienie jej po fakcie zwykle nie jest możliwe.
- Próba odliczenia zagranicznego VAT-u w polskiej deklaracji.
- Zejście poniżej progu i odrzucenie całego wniosku.
- Zgłoszenie tego samego kosztu przez operatora karty i bezpośrednio.
- Zostawienie wszystkiego na ostatni tydzień. Uzyskanie podpisu kwalifikowanego i skompletowanie faktur to nie jest kwestia dwóch dni.
Co dalej
Cały proces zakładania firmy transportowej opisuje przewodnik od A do Z, a obciążenia po stronie pojazdu — tekst o rejestracji ciężarówki i podatku od środków transportowych.
Jeśli faktury z 2025 roku wciąż leżą w segregatorze, otwórz go przed wrześniem. Napisz do nas albo na WhatsApp: +48 692 413 475 — sprawdzimy razem, które z nich faktycznie da się odzyskać.
Najczęściej zadawane pytania
- Czy mogę odliczyć zagraniczny VAT w polskiej deklaracji?
- Nie. Zagraniczny VAT nigdy nie trafia do JPK_V7. Odzyskuje się go wyłącznie odrębnym wnioskiem VAT-REF skierowanym do kraju, w którym został zapłacony.
- Co się stanie, jeśli przegapię termin?
- Prawo do zwrotu wygasa. 30 września to termin nieprzekraczalny — nie ma przywrócenia ani przeniesienia na kolejny rok. VAT z tego roku staje się trwałym kosztem.
- Czy odzyskam VAT od niemieckiego myta?
- Nie — niemiecka opłata drogowa (Maut) pozostaje poza zakresem VAT, więc nie ma tam podatku do odzyskania. Paliwo kupione w Niemczech zawiera VAT i podlega zwrotowi.
- Korzystam z karty paliwowej. Czy i tak składać wniosek?
- Sprawdź, czy operator wystawia fakturę netto czy brutto. Jeżeli DKV, UTA lub E100 fakturuje netto, zagraniczny VAT odzyskali już oni i nie zostaje nic do zgłoszenia.
- Jakie są kwoty minimalne?
- 50 EUR, jeśli wniosek obejmuje cały rok kalendarzowy lub jego pozostałą część, oraz 400 EUR przy okresie od trzech miesięcy do mniej niż roku. Okres nigdy nie może być krótszy niż trzy miesiące.
- Ile trwa zwrot?
- Zagraniczny organ zawiadamia o decyzji w ciągu 4 miesięcy, przy wezwaniu do uzupełnienia informacji do 6 miesięcy, a przy drugim wezwaniu do 8 miesięcy. Wypłata następuje w ciągu 10 dni roboczych.